二级学院档案归档制度

PAGE二级学院档案归档制度一、总则（一）目的为加强二级学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为学院的教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于二级学院各部门、各教研室、各班级以及全体教职工和学生在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是指二级学院在各项工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：二级学院档案工作实行集中统一管理，由学院综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映学院各项工作实际情况的原始材料，不得伪造、篡改。3.完整性原则：应保证档案的齐全完整，涵盖学院工作的各个方面和各个环节。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案分类与编号（一）分类1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的档案。2.行政管理类：涵盖学院行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤管理等方面的档案。3.教学管理类：涉及教学计划、教学大纲、课程建设、教材管理、实践教学、教学质量监控、学生学籍管理等方面的档案。4.科学研究类：包括科研项目申报、立项、研究过程、成果鉴定、奖励等方面的档案。5.学生工作类：包含学生招生、就业、奖助学金、学生活动、学生奖惩等方面的档案。6.师资队伍建设类：有关教师引进、培养、考核、职称评定等方面的档案。7.对外交流与合作类：涉及学院与国内外高校、机构的交流合作协议、活动记录等方面的档案。8.其他类：上述各类未涵盖的其他具有保存价值的档案。（二）编号1.采用年度类别流水号的编号方法。例如：2023DJ001，表示2023年党群工作类的第1份档案。2.年度以公元纪年全称表示，如“2023”。3.类别用大写字母表示，如“DJ”代表党群工作类。4.流水号为阿拉伯数字，从“001”开始依次编号。三、档案收集（一）收集范围1.上级部门下发的与学院工作相关的文件、通知、指示等。2.学院制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.教学过程中产生的教案、讲稿、试卷及答案、实习报告、毕业论文（设计）等。4.科研项目研究过程中形成的开题报告、研究方案、实验数据、研究成果等。5.学生的学籍档案、成绩单、奖惩材料、就业推荐表等。6.教师的教学工作量统计、教学成果奖申报材料、科研成果发表及获奖证书等。7.学院组织的各类会议记录、纪要、决议等。8.学院与外单位签订的合同、协议、合作意向书等。9.学院举办或参加的各类活动的方案、总结、照片、录像等资料。10.其他具有保存价值的文件、资料、实物等。（二）收集要求1.各部门、各岗位工作人员应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，定期移交至学院综合档案室。2.归档材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行整理和保存，并与纸质文件同步归档。（三）收集时间1.当年形成的档案材料，一般应在次年上半年完成收集归档工作。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。四、档案整理（一）整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类方案，将收集到的档案材料进行分类。2.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数、备注等项目。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。（三）整理流程1.预整理：对收集到的档案材料进行初步分类、排序，剔除重复、无效的材料。2.详细整理：按照分类要求，对每份档案进行编号、编目，填写卷内文件目录。3.装订与装盒：将整理好的档案进行装订，装入档案盒，并在盒脊上标注档号、年度、保管期限等信息。4.复查：对整理好的档案进行复查，确保整理质量。五、档案保管（一）保管场所1.学院综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.按照档案分类和编号顺序，将档案整齐排列在档案密集架上，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。每年对档案的数量、保管状况等进行一次全面清查，填写档案清查登记表。对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。对霉变、虫蛀的档案采取相应的防治措施。3.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（三）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，可以委托专业的档案数字化公司进行操作。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。3.建立档案数字化副本的存储和管理系统，实现档案信息的快速检索和利用。六、档案鉴定（一）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，准确判定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学院分管领导、综合档案室负责人及相关部门代表组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定保管期限。2.参考档案保管期限表：结合档案的形成领域、性质、特点等，参考国家和行业规定的档案保管期限表进行鉴定。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：30年保管：在较长时间内对学院工作有查考利用价值的档案，列为30年保管。10年保管：在较短时间内对学院工作有查考利用价值的档案，列为10年保管。（五）鉴定程序1.初步鉴定：由档案管理人员对档案进行初步审查，提出保管期限的初步意见。2.小组审定：档案鉴定工作小组对初步鉴定意见进行审定，形成最终的鉴定结论。3.结果公示：将鉴定结果在学院内部进行公示，接受教职工的监督。4.调整归档：根据鉴定结果，对档案的保管期限进行调整，重新整理归档。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进数量、整理数量、移出数量、销毁数量等。2.档案的保管期限分布情况。3.档案的利用情况，包括利用人次、利用卷次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录。2.利用档案管理软件，对档案数据进行实时统计和分析。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.定期对档案统计数据进行汇总和分析，为档案管理决策提供依据。八、档案利用（一）利用范围1.学院内部各部门、教职工和学生因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.校外单位因工作需要，经学院批准后查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：根据利用者的需求，办理借阅手续，将档案借出使用。3.出具证明：为利用者出具档案内容的证明材料。（三）利用程序1.校内利用：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，提交至学院综合档案室。综合档案室工作人员根据申请表，对档案进行查找和提供，利用者在指定地点查阅。查阅完毕后，利用者应及时归还档案，工作人员对档案进行检查和整理。2.校外利用：利用者向学院提交查阅档案的申请函，说明查阅目的、内容、范围等，并加盖单位公章。学院综合档案室对申请函进行审核，报学院分管领导批准。批准后，利用者按照校内利用程序进行查阅。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。2.重要档案的查阅和利用，应经学院主要领导批准。3.档案原件一般不得外借，特殊情况需外借的，应严格办理借阅手续，并限期归还。九、档案销毁（一）销毁范围1.已到保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确无保存价值的档案。（二）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理人员根据鉴定结果，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、档号、数量等信息。2.审批：销毁清册经档案鉴定工作小组审核，报学院分管领导批准。3.销毁实施：由两人以上共同在指定地点对档案进行销毁，