档案室管理制度上墙照片

PAGE档案室管理制度上墙照片一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的科学管理，确保档案的完整与安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案室负责对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件的发生。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构与职责（一）档案室设置公司/组织设立专门的档案室，配备必要的档案管理人员和办公设备，确保档案室工作的正常开展。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本公司/组织的档案管理制度。2.负责收集、整理、保管公司/组织各类档案，建立健全档案检索体系，提高档案管理水平。3.对各部门档案工作进行监督、指导，组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.做好档案的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息服务，积极开展档案编研工作，编写各类档案资料汇编。6.负责档案室的安全管理工作，确保档案实体和信息的安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案事业，忠于职守，严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。2.认真学习档案管理业务知识，不断提高业务水平，熟练掌握档案管理的各项技能。3.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。4.做好档案的检索工具编制工作，建立档案目录数据库，提高档案检索效率，为档案利用提供便利。5.负责档案的借阅登记、归还检查等工作，严格按照规定办理档案借阅手续，确保档案的安全和完整。6.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决，做好档案的统计工作，准确填报各类档案统计报表。7.积极参与档案的开发利用工作，根据工作需要编写档案参考资料，为公司/组织决策提供依据。8.协助做好档案室的安全管理工作，维护档案室的环境卫生，做好档案保护工作。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括营业执照、公司章程、董事会决议、税务登记证等。2.公司/组织各项管理制度、规定、办法、通知等文件材料。3.公司/组织年度工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。4.公司/组织各类会议记录、纪要、决议等文件材料。5.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。6.公司/组织产品研发、生产、销售等业务活动中形成的文件材料，包括产品设计图纸、工艺文件、质量检验报告、销售合同等。7.公司/组织财务管理活动中形成的文件材料，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.公司/组织人力资源管理活动中形成的文件材料，包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利等方面的文件。9.公司/组织行政办公活动中形成的文件材料，包括公文处理、印章管理、办公用品采购、车辆管理等方面的文件。10.公司/组织开展的各类科研项目、技术改造项目、基本建设项目等形成的文件材料，包括项目申报书、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。11.公司/组织获得的荣誉证书、奖励文件、资质证书等文件材料。12.公司/组织员工个人档案，包括员工履历表、学历证书、学位证书、职称证书、培训记录、考核记录等。13.其他与公司/组织有关的具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并定期移交档案室。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案内容真实、字迹清晰、签字盖章齐全。3.对于重要文件材料，应在形成后及时收集，防止文件丢失或损坏。4.各部门在向档案室移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准，做到分类科学、编号规范、排列有序。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理，将文件材料按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后按机构（问题）进行排列，编制卷内文件目录，装订成卷，填写案卷封面、卷脊、备考表等，最后进行案卷编号、上架。2.科技档案整理：按照项目分类，将项目文件材料按其形成阶段分为项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目竣工验收文件等，分别进行整理，编制卷内文件目录，装订成卷，填写案卷封面、卷脊、备考表等，最后进行案卷编号、上架。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别进行整理，会计凭证按月装订成册，会计账簿按年度整理归档，财务报告按年度整理成册，填写封面、目录等，最后进行编号、上架。4.人事档案整理：按照员工个人档案的内容分类，将员工履历表、学历证书、学位证书、职称证书、培训记录、考核记录等材料进行整理，建立员工个人档案袋，填写档案目录，最后进行编号、上架。四、档案的归档与保管（一）档案归档要求1.各部门应在档案整理完毕后，及时向档案室移交归档。归档时间原则上为每年的上半年，各部门应在每年6月底前将上一年度形成的档案移交档案室。2.档案室对接收的档案应进行认真核对，检查档案的完整性、准确性、规范性，对不符合要求的档案应及时退回原部门进行补充或修正。3.档案归档时，应按照档案分类方案进行分类整理，编制档案目录，建立档案检索体系，确保档案便于查找和利用。（二）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）档案保管措施1.档案室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应安装必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备等，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放位置。4.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、存储、检索等管理。五、档案的利用（一）档案利用范围1.公司/组织内部各部门在开展工作过程中需要查阅档案的。2.公司/组织员工因工作需要查阅个人档案的。3.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，须经公司/组织相关领导批准。（二）档案利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.档案管理人员应根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上进行登记，注明查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在规定的查阅期限内归还档案，如需延长查阅期限，应提前办理续借手续。4.外单位查阅本公司/组织档案，须持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经公司/组织相关领导批准后，到档案室办理查阅手续。档案管理人员应按照规定为外单位查阅人员提供档案，并在档案查阅登记簿上进行详细登记。（三）档案利用限制1.涉及公司/组织机密的档案，未经公司/组织相关领导批准，不得查阅、复印、摘录。2.查阅档案时，应保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。3.档案管理人员应监督查阅人员的查阅行为，确保档案的安全和完整。查阅结束后，应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）档案鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织实际情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，应审查其是否仍具有保存价值，如涉及重要历史事件、重要业务活动、知识产权等方面的档案，应适当延长保管期限。3.对保管期限已满但仍需继续保存的档案，应重新确定保管期限，并进行标识。（三）档案销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册