长训队员档案管理制度

PAGE长训队员档案管理制度一、总则（一）目的为加强长训队员档案管理，确保队员档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有参与长训的队员档案管理工作。（三）管理原则1.真实性原则：队员档案内容必须真实反映队员的基本情况、训练表现、竞赛成绩等信息。2.完整性原则：全面收集队员在长训期间的各类相关资料，确保档案内容完整。3.保密性原则：严格保护队员档案信息安全，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据队员的发展情况及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、联系方式（家庭电话、手机号码）。3.家庭住址、家庭成员信息（父母姓名、职业、联系方式等）。（二）训练相关资料1.入队申请表、入队协议。2.训练计划、训练日志，详细记录每次训练的时间、内容、教练评价等。3.体能测试成绩，包括力量、速度、耐力等各项指标的测试数据及时间。4.专项技能训练记录，如技术动作的掌握情况、进步幅度等。5.训练期间的伤病情况记录，包括受伤时间、部位、诊断结果、治疗过程等。（三）竞赛资料1.参赛报名表、竞赛规程。2.每次竞赛的成绩记录，包括名次、得分、破纪录情况等。3.竞赛总结，对竞赛表现的分析、经验教训等。4.获奖证书、荣誉称号等相关证明材料。（四）考核评价1.定期的队内考核成绩，包括理论知识考核、实践操作考核等。2.教练对队员的日常评价，包括训练态度、团队协作能力、进步情况等方面的评语。（五）奖惩记录1.获得的奖励，如优秀学员奖、进步奖等，详细记录奖励名称、颁奖单位、颁奖时间。2.受到的处罚，如违反纪律处分、违规行为记录等，包括处罚原因、处罚措施、处罚时间。（六）其他资料1.个人特长、兴趣爱好等信息。2.参加的校外活动、社会实践等相关证明材料。3.队员的自我评价、成长感悟等文字材料。三、档案建立与收集（一）建立流程1.队员入队时，由专人负责收集其个人基本信息资料，填写入队申请表，并要求队员签字确认。2.训练部门根据队员训练安排，及时记录训练计划、训练日志等资料。3.竞赛组织部门在每次竞赛结束后，负责收集竞赛相关资料。4.考核评价部门定期组织考核，并将考核成绩及教练评价等信息整理归档。5.行政部门负责收集队员的奖惩记录及其他相关资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料的及时、准确收集。2.收集的资料应真实、完整，如有复印件需注明原件出处，并由提供人签字确认。3.对于重要资料，如获奖证书等，应收集原件并妥善保管。四、档案整理与分类（一）整理原则1.按照档案内容的性质和类别进行分类整理。2.保持档案资料的原始顺序，便于查阅和核对。3.去除重复、无效的资料。（二）分类方法1.个人基本信息类：将队员的基本情况资料集中整理。2.训练类：按照训练阶段、训练项目等进行细分整理。3.竞赛类：以竞赛名称、时间为序整理。4.考核评价类：按考核时间、考核类型分类。5.奖惩类：分别列出奖励和处罚记录。6.其他类：将不属于以上类别的资料归为此类。（三）编号规则为便于档案的管理和查找，为每份档案编制唯一的编号。编号采用[年份][部门代码][流水号]的形式，例如：202301001，其中“2023”表示年份，“01”表示部门代码，“001”表示流水号。五、档案保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案应分类存放在档案柜中，每个档案柜应标明存放档案的类别。（二）保管期限1.队员在队期间的档案应长期保管。2.队员离队后，其档案应根据相关规定和实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。（三）安全管理1.严格限制档案库房的访问权限，只有经过授权的人员才能进入。2.定期对档案进行检查，确保档案的安全，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。3.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案保存环境适宜。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.队员本人有权查阅自己的档案，但需提前提交查阅申请，经档案管理部门同意后，在指定地点查阅。2.教练、领队等相关管理人员因工作需要，可查阅队员档案，但需填写查阅申请表，注明查阅原因和查阅范围，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。3.其他部门因特殊工作需要查阅队员档案的，需经公司/组织分管领导批准，并办理相关查阅手续。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。2.查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。3.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并由档案管理人员检查档案是否完好。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅队员档案，如有特殊情况需要借阅的，需经公司/组织主要领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需提前办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息。2.借阅人员需妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。3.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。七、档案更新与维护（一）定期更新1.档案管理部门应定期对档案进行检查和更新，确保档案内容的时效性和准确性。2.每年至少对队员档案进行一次全面梳理，及时补充新产生的资料，删除过期或无效的信息。（二）动态维护1.根据队员的训练、竞赛、考核等情况变化，及时更新档案中的相关内容。2.对于队员的奖惩情况，应在发生后及时记录并归档。（三）数据备份1.定期对队员档案数据进行备份，备份方式可采用纸质备份和电子备份相结合。2.电子备份数据应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对队员档案信息予以保密。2.未经授权，不得向任何单位或个人泄露队员档案内容。3.在档案查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全保障1.加强档案库房的安全管理，防止档案被盗、被篡改等情况发生。2.对电子档案数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取。3.制定档案安全应急预案，如发生档案安全事故，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且根据相关规定无需继续保存的。2.档案内容已失去保存价值，如重复、无效或已被新的资料替代的。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.经公司/组织分管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等