检察院文件档案归档制度

PAGE检察院文件档案归档制度一、总则（一）目的为加强我院文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合我院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我院各部门在工作中形成的各类文件材料及档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则我院文件档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责，确保全院文件档案管理工作的规范化、标准化。2.齐全完整原则各部门应将工作中形成的具有保存价值的文件材料及时归档，保证文件档案的齐全完整，能够全面反映我院各项工作的历史面貌。3.分类科学原则按照文件档案的来源、时间、内容和形式等特征进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则加强文件档案的安全保护措施，确保文件档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止文件档案的泄露和丢失。二、文件材料的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与我院工作相关的文件、指示、通知等。2.我院向上级机关报送的请示、报告、总结等文件材料。3.我院制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等文件。4.我院召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.我院办理的各类案件的文件材料，包括案件受理登记表、立案决定书、起诉书、判决书、裁定书等。6.我院开展的各项业务活动中形成的文件材料，如调查研究报告、工作方案、业务文件等。7.我院与其他单位签订的合同、协议等文件材料。8.我院工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作笔记、学习资料、培训证书等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止文件丢失或损坏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.分类按照文件材料的性质、内容和来源等进行分类，具体分为以下几类：党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件材料。行政管理类：包括机关日常工作、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的文件材料。业务工作类：根据我院的业务职能，分为刑事检察、民事检察、行政检察、公益诉讼检察等不同业务类别，分别收集整理相关文件材料。案件管理类：包括案件受理、流转、办理、监督等各个环节的文件材料。其他类：不属于以上分类的其他文件材料。2.编号对每一份文件材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式可采用年份+部门代码+流水号的方式，例如：2023刑检001。3.编目编制文件材料目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等内容。目录应一式两份，一份随文件材料装订成册存档，一份单独保存，便于查阅。4.装订将整理好的文件材料按照一定顺序进行装订，确保文件材料的整齐、牢固。装订时应注意保持文件材料的原貌，不得随意裁剪或折叠。三、档案的归档（一）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.对于一些重大案件或重要文件材料，应及时归档，确保档案的完整性和时效性。（二）归档程序1.各部门将整理好的文件材料按照分类顺序进行排列，填写档案移交清单，清单应包括文件材料的编号、名称、日期等详细信息。2.档案管理部门对各部门移交的文件材料进行审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的文件材料，应及时退回原部门进行补充或修正。3.审核通过后，档案管理部门将文件材料按照档案保管期限进行分类存放，并在档案移交清单上签字确认。4.档案管理部门对归档的文件材料进行编目、上架，建立档案检索系统，方便查阅和利用。四、档案的保管（一）保管期限根据文件材料的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，具体分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映我院主要职能活动和基本历史面貌的，对我院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映我院一般工作活动，在较长时间内对我院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限一般为16年至50年。3.短期保管凡是在较短时间内对我院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。（二）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照保管期限和类别进行分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，确保档案管理的规范化和信息化。五、档案的利用（一）利用范围我院工作人员因工作需要，可查阅、借阅本院档案。外单位因工作需要查阅我院档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）利用程序1.查阅我院工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅我院工作人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、伪造或销毁档案。3.外单位查阅外单位查阅我院档案，应提前向我院提出查阅申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅人员等信息。经我院分管领导批准后，档案管理部门应按照规定提供相应档案，并安排专人在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容，如需摘抄、复制，应经档案管理部门同意，并注明出处。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员等组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值以及现实利用情况等，对档案进行全面审查，提出存毁意见。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报经我院分管领导批准后进行销毁。（二）销毁1.档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。2.销毁档案时，应采用适当方式进