养护档案资料管理制度

PAGE养护档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司养护档案资料的管理，确保养护档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥养护档案资料在公司生产经营、质量管理、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及养护工作的部门、项目及相关人员所产生的档案资料管理。（三）定义1.养护档案资料：指在公司养护业务活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括养护计划、养护记录、检测报告、技术文件、设备档案、人员资质等相关资料。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，按照规定的程序和要求，整理成案卷，移交档案管理部门保存的过程。3.借阅：因工作需要，经批准后从档案管理部门查阅、借出档案资料的行为。（四）管理原则1.集中统一管理原则：养护档案资料由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映养护工作的实际情况，数据准确、内容完整。3.及时归档原则：养护工作中产生的各类档案资料应及时整理归档，不得积压。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.养护计划类：包括年度养护计划、月度养护计划、专项养护计划等。2.养护记录类：如日常养护记录、养护巡查记录、养护维修记录等。3.检测报告类：各类养护项目的检测报告，如路况检测报告、材料检测报告等。4.技术文件类：养护技术规范、操作规程、技术总结、科研成果等。5.设备档案类：养护设备的购置合同、使用说明书、维修记录、保养记录等。6.人员资质类：养护人员的资格证书、培训记录等。7.其他类：与养护工作相关的其他文件资料，如会议纪要、通知、协议等。（二）编号1.采用分类编号法，对每一类档案资料进行编号。编号应具有唯一性，便于识别和管理。2.编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如：YHJH2023001，表示养护计划类中的2023年度第1份计划。3.类别代码如下：YHJH：养护计划类YHJL：养护记录类JCBG：检测报告类JS文件：技术文件类SBDA：设备档案类RYZZ：人员资质类QT：其他类三、档案资料的形成与收集（一）形成1.各部门和项目在养护工作中应按照相关标准和规范，及时形成各类档案资料。档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。2.养护工作中的文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。（二）收集1.各部门和项目应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应包括原件及相关的复印件、电子文档等。电子文档应与纸质文档内容一致，并按照规定的格式和命名规则进行存储。3.在养护项目结束后，项目负责人应及时将项目过程中产生的档案资料进行整理，移交至公司档案管理部门。四、档案资料的整理与归档（一）整理1.档案管理人员应对收集到的档案资料进行分类整理，剔除重复、无效的文件材料。2.按照档案资料的类别和编号顺序，对文件材料进行排列，确保同一类档案资料的连续性和系统性。3.对每份文件材料进行编目，填写文件题名、日期、编号、责任者等信息，编目应准确、清晰。4.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案资料的完整性。（二）归档1.整理后的档案资料应及时归档，按照规定的保管期限和存放位置进行存放。2.档案管理人员应建立档案资料归档目录，详细记录档案资料的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查询和管理。3.归档的档案资料应编制档案盒封面和脊背标签，注明档案资料的类别、编号、起止日期等信息，便于识别和查找。五、档案资料的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放养护档案资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案资料应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案盒中，按照编号顺序排列上架。电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行备份。2.对重要的档案资料应进行加密存储，确保档案资料的安全。3.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案资料的完整和安全。（三）保管期限1.养护档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料：涉及公司核心业务、具有重要历史价值和法律依据的档案资料，如养护规划、重大养护项目资料等。长期保管的档案资料：保管期限为10年以上（含10年）的档案资料，如年度养护计划、重要检测报告等。短期保管的档案资料：保管期限为110年的档案资料，如日常养护记录、一般性检测报告等。2.根据档案资料的保管期限，定期进行鉴定和销毁，确保档案库房的存储空间合理利用。六、档案资料的借阅与利用（一）借阅1.因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的类别、编号、题名、借阅期限等信息。2.《档案资料借阅申请表》经部门负责人审批后，交档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理人员应按照申请表的要求，提供相应的档案资料，并做好借阅登记。借阅登记应包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案资料类别、编号、题名、归还日期等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、涂改、损毁档案资料。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理。5.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。6.借阅人归还档案资料时，档案管理人员应进行认真核对，检查档案资料是否完整、有无损坏等情况。如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（二）利用1.公司鼓励各部门和项目充分利用养护档案资料，为公司的生产经营、质量管理、技术创新等提供支持。2.利用档案资料时，应遵守相关法律法规和公司的保密制度，不得泄露档案资料中的机密信息。3.如需对档案资料进行数字化处理或开发利用，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理相关手续。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对保管期限已满的档案资料进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案资料的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案资料的内容、性质、历史价值等因素，确定档案资料是否仍具有保存价值。对已失去保存价值的档案资料，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案资料，应填写《档案资料销毁申请表》，注明档案资料的类别、编号、题名、数量、销毁原因等信息。2.《档案资料销毁申请表》经公司领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应作为档案资料进行保存，保存期限与被销毁档案资料的保管期限相同。八、档案资料的统计与移交（一）统计1.档案管理部门应建立档案资料统计制度，定期对档案资料的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时，数据应真实可靠。统计报表应包括档案资料的类别、数量、新增档案资料数量、借阅档案资料数量、利用档案资料情况等信息。3.档案管理部门应定期对统计数据进行分析，为公司的档案资料管理决策提供依据。（二）移交1.公司因机构调整、业务变更等原因，需要对档案资料进行移交的，应按照国家有关档案移交的规定，办理档案资料移交手续。2.档案资料移交