项目资料档案存档制度

PAGE项目资料档案存档制度一、总则（一）目的为加强公司项目资料档案的管理，确保项目资料的完整性、准确性和安全性，便于项目资料的查阅、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目资料档案的管理，包括但不限于项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、合同协议、会议纪要、往来函件、验收报告等各类与项目相关的资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对项目资料档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则项目资料档案应如实反映项目的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则涵盖项目从策划、实施到结束全过程的各类资料，保证档案资料的全面性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的项目资料档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于项目资料的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善项目资料档案存档制度，并监督制度的执行情况。2.集中接收、整理、分类、编号、存储和保管公司项目资料档案。3.建立项目资料档案目录索引，方便查阅和检索。4.定期对档案进行检查、清点和核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁和处置。6.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和记录。7.组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）项目部门职责1.负责本部门项目资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性和完整性。2.在项目实施过程中，及时将产生的各类资料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好项目资料档案的整理、分类、编号等工作，提供必要的协助和支持。4.根据工作需要，按照规定的程序向档案管理部门查阅、借阅项目资料档案。5.对本部门保管的项目资料档案进行定期清理和核对，发现问题及时报告档案管理部门。（三）其他部门职责1.涉及项目的其他部门应按照各自的职责范围，做好与项目资料档案相关工作，如提供资料、协助审核等。2.配合档案管理部门和项目部门，做好项目资料档案的管理和利用工作。三、项目资料档案的收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复文件等。2.项目设计阶段：设计图纸、设计变更通知、技术规范等。3.项目采购阶段：采购合同、招投标文件、供应商资料等。4.项目施工阶段：施工组织设计、施工日志、工程进度报表、质量检验报告、安全检查记录等。5.项目验收阶段：验收申请报告、验收报告、竣工图等。6.项目运营阶段：运行维护记录、设备更新资料、用户反馈等。7.项目过程中产生的各类会议纪要、往来函件、通知、报告等。（二）收集要求1.项目部门应指定专人负责项目资料的收集工作，确保资料的及时、准确收集。2.收集的项目资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。4.项目资料收集过程中，如发现资料缺失或不符合要求，应及时补充或纠正。（三）整理原则1.按照项目的不同阶段和类别，对收集到的项目资料进行分类整理。2.同一类别的资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。4.编制资料目录，目录应包含资料名称、编号、日期、来源等信息，方便查阅和检索。（四）整理方法1.纸质资料：去除资料中的金属物，如订书钉、回形针等，按照分类顺序进行装订或装盒，并在封面和脊背处标注资料名称、编号等信息。2.电子资料：按照分类建立文件夹，文件夹名称应简洁明了，反映资料的类别和内容。电子文件应按照规范的命名规则进行命名，如“项目名称资料类别日期编号”。同时，建立电子资料索引表，记录电子文件的名称、存储路径、日期等信息。四、项目资料档案的分类与编号（一）分类标准1.项目类别：根据公司业务范围，将项目分为工程建设项目、科研项目、软件开发项目等不同类别。2.阶段分类：按照项目的生命周期，分为立项阶段、设计阶段、采购阶段、施工阶段、验收阶段、运营阶段等。3.资料类型分类：将项目资料分为文件类、图纸类、合同类、报告类、记录类等。（二）编号规则1.项目资料档案编号采用“项目编号阶段编号资料类型编号顺序号”的格式。2.项目编号：由公司统一制定，采用一定的编码规则，确保项目编号的唯一性。3.阶段编号：用一位数字表示项目的不同阶段，如立项阶段为“1”，设计阶段为“2”等。4.资料类型编号：用两位数字表示资料类型类别，如文件类为“01”，图纸类为“02”等。5.顺序号：按照资料整理的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，某工程建设项目立项阶段的一份可行性研究报告，其编号为“GC101001”，其中“GC”为工程建设项目编号，“1”为立项阶段编号，“01”为文件类编号，“001”为顺序号。五、项目资料档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，并配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，建立电子档案存储目录，便于查找和管理。（二）保管期限1.项目资料档案的保管期限根据其重要性和性质分为永久、长期和短期。2.永久保管：涉及公司核心业务、重大决策、知识产权等重要资料档案，如项目立项批复文件、重要合同协议、专利证书等。3.长期保管：对公司经营管理有重要参考价值，保存期限在10年以上的资料档案，如项目可行性研究报告、设计图纸、工程验收报告等。4.短期保管：保存期限在10年以下的资料档案，如一般性的会议纪要、往来函件等。（三）保管要求1.档案管理部门应建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、借阅、归还等情况。2.定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，不得擅自处置。4.严格遵守档案保密制度，对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、限制查阅等措施，防止信息泄露。六、项目资料档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅项目资料档案，应填写《项目资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据申请表，为查阅人员提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。（二）借阅规定1.因工作需要借阅项目资料档案的，应填写《项目资料档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。七、项目资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期的项目资料档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估。2.对于已失去保存价值的档案，如保管期限已满且无继续利用必要的档案，可考虑销毁。3.对于涉及公司机密但已过保密期限的档案，经鉴定小组审核批准后，可进行解密销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单，并填写《项目资料档案销毁申请表》。2.《项目资料档案销毁申请表》经公司主管领导签字批准后，档案管理部门按照销毁清单进行销毁操作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。同时，应安排专人负