建立档案工作台账制度

PAGE建立档案工作台账制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和可追溯性，提高档案利用效率，特制定本档案工作台账制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理工作中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应真实反映公司/组织各项活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖公司/组织运营过程中产生的各类重要文件、资料，确保无遗漏。3.准确性原则：档案信息准确无误，避免错误或模糊的记录。4.规范性原则：遵循国家法律法规及行业标准，规范档案管理流程。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案工作台账的建立（一）台账内容1.档案类别：按照档案的来源、内容、形式等因素进行分类，如行政档案、财务档案、业务档案等。2.档案编号：为每一份档案赋予唯一的编号，便于识别和查询。编号应遵循一定的编码规则，例如按照年份、类别、顺序号等组合。3.档案名称：准确概括档案的主要内容。4.形成日期：记录档案产生的具体时间。5.保管期限：根据档案的重要性和时效性，确定合理的保管期限，如短期、中期、长期。6.存放位置：明确档案在档案室或其他存储场所的具体存放地点。7.密级：标明档案的机密程度，如绝密、机密、秘密、普通。8.归档部门：记录档案的形成部门。9.档案摘要：简要描述档案的核心内容和重要信息。（二）台账建立流程1.收集档案：各部门指定专人负责收集本部门产生的各类档案，确保档案的及时、完整收集。2.初步整理：收集人员对档案进行初步分类、排序，检查档案的完整性和准确性。3.信息录入：将档案的相关信息准确录入档案工作台账系统，确保信息的一致性和准确性。4.审核与校对：由档案管理部门对录入的台账信息进行审核，核对档案实物与台账记录是否相符，发现问题及时纠正。5.编号与标识：按照编号规则为档案编号，并在档案上粘贴相应的标识，注明编号、名称等信息。6.存放定位：根据档案的类别和编号，将档案存放到指定的位置，并在台账中记录存放位置。三、档案的分类与编号（一）档案分类标准1.行政档案：包括公司/组织的规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、行政公文等。2.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案：根据公司/组织的业务类型进一步细分，如销售业务档案（合同、订单、客户资料等）、采购业务档案（采购合同、供应商资料等）、项目档案（项目立项文件、项目进度报告、项目验收文件等）。（二）编号规则1.行政档案编号：采用“XZ+年份+流水号”的形式，例如XZ2023001，表示2023年产生的第1份行政档案。2.财务档案编号：“CW+年份+类别代码+流水号”，类别代码可根据财务档案的具体分类设置，如CW202301001表示2023年的第1份会计凭证。3.业务档案编号：按照业务板块进行分类编号，如销售业务档案编号为“XS+年份+流水号”，采购业务档案编号为“CG+年份+流水号”，项目档案编号为“XM+项目编号+年份+流水号”。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.定期归档：各部门应按照规定的时间周期，如每月、每季度或每年，将整理好的档案移交至档案管理部门进行归档。2.归档清单：移交档案时，需填写档案移交清单，注明档案名称、数量、编号等信息，双方签字确认。3.质量审核：档案管理部门对归档的档案进行质量审核，确保档案符合归档要求。（二）保管期限1.短期保管：保管期限为15年的档案，主要包括一般性的业务文件、临时性的资料等。2.中期保管：保管期限为510年的档案，如重要的业务合同、阶段性的财务报表等。3.长期保管：保管期限在10年以上的档案，如公司/组织的核心规章制度、重大项目档案、历史沿革资料等。（三）保管条件1.档案室环境：档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.防火防潮：配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.存储设备：采用合适的存储设备，如档案柜、档案盒等，对档案进行分类存放。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司/组织内部员工因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.特定人员查阅：涉及公司/组织机密或重要信息的档案，仅限特定人员查阅，查阅前需经公司/组织高层领导批准。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.审批：申请表提交至相应的审批人，审批人根据查阅权限进行审批。3.查阅登记：档案管理部门对查阅申请进行登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。4.查阅服务：档案管理人员根据查阅申请提供档案查阅服务，并监督查阅过程，确保档案安全。5.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员进行核对确认。（三）借阅规定1.借阅申请：因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，明确借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.审批流程：申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司/组织分管领导审批。3.借阅登记：档案管理部门对借阅申请进行登记，发放借阅凭证，注明借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅期限等信息。4.借阅要求：借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.归还检查：借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现问题，及时追究借阅人的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.全面评估：综合考虑档案的历史价值、现实利用价值、法律凭证作用等因素进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及公司/组织内部审计人员等组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。（三）销毁流程1.编制销毁清单：鉴定小组根据鉴定结果，编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：销毁清单提交至公司/组织高层领导审批。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行记录，如拍照、录像等。4.监销：销毁现场应有专人监销，确保档案彻底销毁，监销人在销毁清单上签字确认。5.档案注销：销毁完成后，在档案工作台账中对已销毁的档案进行注销登记。A、B、C类档案的区分与管理（一）A类档案1.定义：A类档案为公司/组织最重要、最核心的档案，对公司/组织的运营和发展具有关键影响。2.范围：包括公司/组织的战略规划、重大决策文件、核心业务合同、财务审计报告、重要人事任免文件等。3.管理要求：A类档案实行专人专柜保管，严格限制查阅和借阅权限，查阅和借阅需经公司/组织最高管理层批准。定期对A类档案进行备份，确保档案的安全性和完整性。（二）B类档案1.定义：B类档案为重要性较高的档案，对公司/组织的业务开展和管理具有重要支持作用。2.范围：涵盖主要业务流程文件、重要项目文档、年度财务报表、重要客户资料等。3.管理要求：B类档案由档案管理部门集中保管，查阅和借阅需经部门负责人及档案管理部门负责人批准。定期对B类档案进行清查和核对，确保档案的准确性和时效性。（三）C类档案1.定义：C类档案为一般性档案，对公司/组织的日常运营有一定参考价值，但重要性相对较低。2.范围：包括一般性的行政文件、业务往来信函、普通财务凭证等。3.管理要求：C类档案可按照类别进行分类存放，查阅和借阅手续相对简化，经所在部门负责人批准即可。定期对C类档案进行整理和归档，确保档案便于查找和利用。七、档案信息化管理（一）信息化系统建设1.档案管理软件：选用适合公司/组织规模和业务需求的档案管理软件，实现档案信息的电子化录入、存储、检索和管理。2.系统功能模块：包括档案录入、档案查询、借阅管理、权限设置、鉴定销毁、统计报表等功能模块，满足档案管理的各项业务需求。（二）数据录入与维护1.及时录入：档案管理人员应及时将档案的相关信息录入档案管理软件，确保数据的及时性和准确性。2.数据更新：随着档案的动态变化，如档案的借阅、归还、鉴定销毁等，及时更新档案管理软件中的数据。（三）安全与保密1.数据安全：采取数据备份、数据加密、网络安全防护等措施，保障档案信息化系统的数据安全。2.用户权限管理：严格设置用户权限，不同人员只能访问和操作其权限范围内的档案信息，防止数据泄露。八、档案工作的监督与考核（一）监督机制1.内部监督：档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查，包括档案的收集、整理、归档、保管等环节，发现问题及时督促整改。2.审计监督：公司/组织内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况、档案信息的真实性和完整性等。（二）考核指标1.档案收集完整性：考核各部门档案收集的齐全程度，是否存在应收集而未收集的档案。2.档案整理规范性：检查档案整理是否符合分类、编号、装订等规范要求。3.档案保管质量：评估档案保管环境是否符合要求，档案是否存在损坏、丢失等情况。4.档案利用效率：统计档案查阅和借阅的次数、利用率等指标，考核档案为公司/组织业务提供支持的效果。（三）奖惩措施1.奖励：对档案管理工作表现优秀的部门和个人，