初中资助档案管理制度

PAGE初中资助档案管理制度一、总则（一）目的为加强我校初中学生资助工作档案管理，确保资助档案的完整、准确、系统和安全，提高资助工作的规范化、科学化水平，依据国家有关法律法规和相关政策要求，结合我校实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校初中阶段学生资助工作中形成的各类档案资料的管理，包括资助政策宣传、学生资助申请与审核、资金发放与管理、资助工作监督与检查等方面的档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映资助工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集资助工作各个环节产生的文件、资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行整理、分类、编号和装订，确保档案管理的规范性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及学生个人隐私和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）学校资助工作领导小组职责1.负责制定和完善学校资助档案管理制度，指导和监督资助档案管理工作。2.定期审查资助档案管理情况，协调解决档案管理工作中存在的问题。（二）资助管理部门职责1.负责组织实施资助档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。2.建立健全资助档案目录索引，确保档案资料便于查找和利用。3.对资助档案进行定期检查和清理，确保档案的安全和完整。（三）班主任及相关工作人员职责1.负责本班学生资助申请材料的收集、初审和报送工作，确保申请材料真实、准确、完整。2.协助资助管理部门做好资助档案的整理和归档工作，及时提供相关资料。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改或丢失资助档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级部门下达的有关学生资助工作的文件、通知、政策法规等。2.学校制定的学生资助工作实施方案、管理制度、工作流程等。3.学生资助申请材料，包括申请表、证明材料、家庭经济情况调查表等。4.资助资格审核材料，如审核记录、公示材料等。5.资金发放凭证，如银行转账记录、现金发放签收表等。6.资助工作宣传资料，如海报、宣传单页、活动照片等。7.资助工作年度总结、报表及相关统计数据。8.其他与学生资助工作有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门和相关工作人员应及时将各自工作中产生的资助档案资料收集齐全，按时移交资助管理部门。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造或损毁。3.对于电子文件，应确保其内容完整、格式规范，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序进行排列，同一时间段内的档案按照类别进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，确保目录清晰、准确。4.对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案分类与编号（一）分类标准1.政策文件类：包括上级部门下达的学生资助政策文件、学校制定的相关政策和制度等。2.资助申请类：学生提交的资助申请表、家庭经济情况调查表及相关证明材料。3.审核审批类：资助资格审核记录、公示材料、审批文件等。4.资金管理类：资金发放凭证、账目明细、财务报表等。5.宣传教育类：资助工作宣传资料、活动照片、新闻报道等。6.其他类：不属于以上分类的其他与资助工作有关的文件、资料。（二）编号规则1.采用“年份+类别代码+流水号”的编号方式。2.年份用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码按照上述分类标准，分别用一位字母表示，如“Z”代表政策文件类，“S”代表资助申请类等。4.流水号用三位数字表示，从“001”开始依次编号。5.例如，2023年政策文件类的第一份档案编号为“2023Z001”。五、档案保管与存储（一）保管要求1.设立专门的档案保管室，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案应分类存放于档案柜中，标识清晰，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（二）存储方式1.纸质档案应妥善保管，按照档案编号顺序排列存放。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.建立电子档案目录索引，便于快速查找和调用电子档案。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学校资助工作领导小组成员、资助管理部门工作人员因工作需要可查阅资助档案。2.其他部门或人员因特殊情况需要查阅档案的，须经学校资助工作领导小组批准，并填写查阅申请表。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人签字后，报资助管理部门负责人审批。3.资助管理部门根据审批意见，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管室，严禁在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅资助档案，确因工作需要借阅的，须经学校资助工作领导小组批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，按时归还。归还时，档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密责任书。2.严格控制档案查阅和借阅范围，对涉及学生个人隐私和敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理。3.在档案整理、存储和传输过程中，采取必要的技术手段确保信息安全，防止信息泄露。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确安全责任，加强对档案保管室的安全防范措施。2.配备必要的安全设备，如消防器材、防盗报警装置等，并定期检查维护。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施，最大限度地减少损失，并及时向上级主管部门报告。八、档案销毁与处置（一）销毁条件1.已过保管期限且确无保存价值的档案。2.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.由资助管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经学校资助工作领导小组审核批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，可以采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息彻底销毁，