美丽乡村建设档案制度

PAGE美丽乡村建设档案制度一、总则（一）目的为加强美丽乡村建设档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在美丽乡村建设中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区开展美丽乡村建设工作过程中形成的各类档案的管理，包括但不限于规划设计、项目建设、产业发展、生态保护、文化传承、乡村治理等方面的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：美丽乡村建设档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映美丽乡村建设的实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容特点等进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则：加强档案安全保护，确保档案信息不泄露，同时做好保密工作。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善美丽乡村建设档案管理制度，并组织实施。对各类档案进行集中统一管理，包括收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督各部门做好档案的形成、积累和归档工作。2.各部门职责负责本部门在美丽乡村建设过程中文件材料的形成、积累和整理工作，并按照规定及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.规划设计类：包括美丽乡村建设总体规划、专项规划、村庄设计方案等。2.项目建设类：项目立项文件、可行性研究报告、招投标文件、工程合同、施工图纸、工程变更记录、竣工验收文件等。3.产业发展类：产业规划、产业扶持政策文件、农业产业项目资料、农村电商发展资料等。4.生态保护类：环境监测报告、污染防治措施文件、生态修复项目资料、自然资源保护相关文件等。5.文化传承类：乡村历史文化资料、民俗文化活动记录、传统建筑保护资料、文化遗产保护文件等。6.乡村治理类：基层党组织建设文件、村民自治相关资料、社会治安综合治理文件、乡村文明建设资料等。7.其他类：与美丽乡村建设相关的重要会议记录、领导批示、调研报告、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于重要文件材料，应同时收集电子文档，并确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容特点，将档案分为规划设计、项目建设、产业发展、生态保护、文化传承、乡村治理等类别，再根据具体情况进一步细分二级、三级类目。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专柜保管等。（三）保管期限1.美丽乡村建设档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及党和国家机密的文件、具有重大历史价值和长远利用价值的文件等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括反映美丽乡村建设重要过程和成果的文件等。4.短期保管的档案保管期限为110年，主要包括一般性的文件材料等。（四）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁情况。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限的规定，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。4.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经批准后进行销毁，并做好销毁记录。四、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.严格履行档案查阅、借阅手续，保护档案所有者的合法权益。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制件，但应注明复制出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、档案编号等信息。五、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立美丽乡村建设档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率和服务水平，为美丽乡村建设提供更加便捷的档案信息支持。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子文档，并进行图像处理和数据挂接，确保电子文档与纸质档案内容一致。2.数据录入：将档案目录信息录入信息化管理系统，建立档案数据库。3.系统维护：定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据安全。4.信息安全：采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，保障档案信息的安全，防止信息泄露。（三）信息化利用服务1.在档案管理部门设立信息化查阅终端，方便利用者查阅档案电子文档。2.建立档案信息共享平台，实现与相关部门之间的档案信息共享，提高工作协同效率。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等信息。3.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和相关部门报送。（二）移交工作1.美丽乡村建设项目结束后，项目实施部门应在规定时间内将项目档案移交档案管理部门。2.移交档案时，