三合一制度档案分类表

PAGE三合一制度档案分类表一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本三合一制度档案分类表。（二）适用范围本分类表适用于公司各部门在日常工作中形成的各类档案，包括但不限于行政管理、业务管理、财务管理等方面的档案。（三）分类原则1.科学性原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。2.实用性原则：分类方法应符合公司实际工作需要，方便档案的整理、保管和利用。3.系统性原则：保持档案分类的系统性和连贯性，使各类档案之间具有内在联系。4.稳定性原则：分类表一经确定，应保持相对稳定，避免频繁变动。二、档案分类（一）行政管理类1.公司文件公司章程：记录公司基本组织架构、运营规则等重要文件。公司决议：董事会、股东会等会议形成的决议文件。公司制度：各项管理制度、规定、办法等。公司规划：年度工作计划、发展战略规划等。公司报告：年度工作报告、专项工作报告等。2.行政事务会议纪要：公司各类会议的纪要文件。通知公告：公司发布的各类通知、公告等。工作计划：各部门的工作计划、总结等。工作汇报：员工向上级提交的工作汇报材料。考勤记录：员工出勤情况的记录。3.人事管理员工档案：员工个人基本信息、入职离职记录、培训经历、绩效考核等档案。招聘录用：招聘计划、面试记录、录用通知等文件。培训管理：培训计划、培训教材、培训记录等。绩效考核：考核方案、考核结果、绩效反馈等文件。薪酬福利：薪酬制度、工资表、福利发放记录等。4.资质证照营业执照：公司注册登记的法定凭证。组织机构代码证：证明公司组织机构代码的文件。税务登记证：公司税务登记的证明文件。行业资质证书：公司获得的各类行业资质证书。荣誉证书：公司获得的各类荣誉称号证书。（二）业务管理类1.市场营销市场调研：市场调研报告、行业分析报告等。营销策划：营销活动策划方案、推广计划等。客户管理：客户信息档案、客户拜访记录、客户投诉处理等。销售合同：销售业务签订的各类合同文件。销售报表：销售业绩报表、销售数据分析等。2.生产管理生产计划：年度、月度生产计划，生产任务安排等。生产工艺：产品生产工艺流程、操作规程等文件。质量控制：质量标准、检验报告、质量事故处理等。设备管理：设备台账、设备维护记录、设备采购合同等。安全生产：安全生产制度、安全检查记录、事故应急预案等。3.研发管理研发项目：研发项目立项报告、项目进展报告、结题报告等。技术文档：技术方案、技术图纸、技术专利等。实验记录：研发实验过程中的各项记录。知识产权：公司拥有的知识产权相关文件，如专利申请文件、商标注册文件等。4.采购管理采购计划：采购需求计划、采购预算等。供应商管理：供应商信息档案、供应商评估报告等。采购合同：采购业务签订的各类合同文件。采购订单：采购订单记录、采购到货验收记录等。采购报表：采购成本报表、采购数据分析等。（三）财务管理类1.财务制度财务管理制度：公司财务工作的基本规范和准则。会计核算制度：规定会计核算方法、程序等的制度。财务审批制度：明确财务审批流程和权限的制度。预算管理制度：公司预算编制、执行、控制等方面的制度。2.会计凭证原始凭证：各类经济业务发生时取得或填制的原始单据。记账凭证：根据原始凭证编制的记账凭证。3.会计账簿总账：记录公司全部经济业务的总分类账簿。明细账：按照明细科目分类登记的账簿。日记账：如现金日记账、银行存款日记账等。辅助账簿：对某些明细核算项目进行补充登记的账簿。4.财务报表资产负债表：反映公司某一特定日期财务状况的报表。利润表：反映公司一定会计期间经营成果的报表。现金流量表：反映公司一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。财务报表附注：对财务报表相关项目的详细说明。5.税务管理纳税申报：公司各项税费的申报记录。税务发票：公司开具和取得的各类税务发票。税务审计：税务审计报告、税务自查报告等。税收优惠：公司享受的税收优惠政策及相关文件。三、档案编号（一）编号规则档案编号采用“分类代码+年度+流水号”的形式。分类代码按照上述档案分类进行编制，年度采用公元纪年，流水号为每类档案按顺序编制的号码。（二）示例如行政管理类中的公司文件，编号为“XZ20XX001”，其中“XZ”表示行政管理类，“20XX”表示年份，“001”表示该类档案中的第1份文件。四、档案整理（一）整理要求1.齐全完整：收集齐全各类档案资料，确保档案内容完整无缺。2.分类准确：按照本分类表的要求，对档案进行准确分类。3.编目规范：编制规范的档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订整齐：对纸张较多的档案进行装订，确保整齐牢固。（二）整理步骤1.收集：各部门定期将本部门形成的档案资料收集整理，移交至档案管理部门。2.分类：档案管理部门按照分类表对收集的档案进行分类。3.编目：为每一份档案编制目录，建立档案索引。4.装订：对需要装订的档案进行装订，并在装订处加盖骑缝章。五、档案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司核心机密、重要历史资料等档案，应永久保管。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如重要业务合同、财务报表等。3.短期保管：保管期限为110年的档案，如一般性的业务文件、行政事务文件等。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜，按照分类存放纸质档案。2.电子档案：采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，存储在专门的电子档案管理系统中，并定期进行数据备份和维护。（三）保管环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。同时，要做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。六、档案查阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因特殊原因需要外部单位或个人查阅档案的，需经公司主管领导批准，并由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记档案管理部门应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅限制1.保密档案：涉及公司商业秘密、技术秘密等保密内容的档案，未经公司授权，不得查阅、复制或传播。2.重要档案：对于重要档案，如需查阅，应严格控制查阅范围和查阅方式，确保档案安全。七、档案销毁（一）销毁条件档案保管期限届满，且已失去保存价值的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.鉴定：由档案管理部门会同相关部门对拟销毁档案进行鉴定，提出销毁意见。2.审批：销毁意见经公司主管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁：采用适当的方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。（三）监督档案销