农机合作社议事制度规范

PAGE农机合作社议事制度规范一、总则（一）制定目的为规范农机合作社的议事行为，保障合作社决策的科学性、民主性和公正性，提高合作社的运营效率和管理水平，促进合作社健康发展，根据国家相关法律法规以及合作社实际情况，特制定本议事制度规范。（二）适用范围本制度适用于本农机合作社的所有成员大会、理事会、监事会以及其他涉及合作社重大事项决策的会议。（三）基本原则1.合法性原则：议事活动必须遵守国家法律法规，确保合作社的各项决策合法合规。2.民主性原则：充分尊重成员的民主权利，保障成员广泛参与合作社事务的决策、管理和监督。3.科学性原则：运用科学的方法和程序进行决策，提高决策的质量和可行性。4.公开性原则：除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私外，议事过程和结果应向成员公开，接受成员监督。二、会议组织（一）成员大会1.会议性质：成员大会是农机合作社的最高权力机构，由全体成员组成。2.召开条件每年至少召开一次定期会议，会议时间、地点和议题提前[X]天通知成员。有下列情形之一的，应当在[X]日内召开临时成员大会：百分之[X]以上成员提议；理事会认为必要；监事会提议；章程规定的其他情形。3.会议筹备理事会负责会议筹备工作，包括确定会议议程、起草会议文件、通知成员等。会议文件应包括会议通知、议程、工作报告、财务报告、议案及相关说明等，提前[X]天送达成员。4.参会资格：具有本合作社成员资格的个人或代表有权参加成员大会。成员可以亲自出席会议，也可以书面委托其他成员代为出席，但需在会议召开前提交授权委托书，明确委托事项和权限。（二）理事会1.会议性质：理事会是成员大会的执行机构，负责合作社日常经营管理决策。2.召开条件定期会议每[X]月召开一次，会议时间、地点和议题提前[X]天通知理事。有下列情形之一的，应当召开临时理事会会议：三分之一以上理事提议；理事长认为必要；监事会提议；章程规定的其他情形。3.会议筹备理事长负责会议筹备工作，确定会议议程、起草会议文件、通知理事等。会议文件应包括会议通知、议程、工作报告、财务报告、议案及相关说明等，提前[X]天送达理事。4.参会资格：理事会成员由成员大会选举产生，理事应按时出席理事会会议，如有特殊情况不能出席，应提前向理事长请假，并委托其他理事代为出席。（三）监事会1.会议性质：监事会是合作社的监督机构，对合作社的财务、经营活动和理事会工作进行监督。2.召开条件定期会议每[X]月召开一次，会议时间、地点和议题提前[X]天通知监事。有下列情形之一的，应当召开临时监事会会议：三分之一以上监事提议；监事会主席认为必要；章程规定的其他情形。3.会议筹备监事会主席负责会议筹备工作，确定会议议程、起草会议文件、通知监事等。会议文件应包括会议通知、议程、工作报告、财务报告、议案及相关说明等，提前[X]天送达监事。4.参会资格：监事会成员由成员大会选举产生，监事应按时出席监事会会议，如有特殊情况不能出席，应提前向监事会主席请假，并委托其他监事代为出席。三、议事程序（一）议题提出1.成员大会成员可在规定时间内以书面形式向理事会提出议题，理事会应在收到议题后[X]日内进行审查，并决定是否将议题列入成员大会议程。理事会也可根据合作社发展需要，提出议题提交成员大会审议。2.理事会理事可在理事会会议召开前提出议题，经理事长审核后列入会议议程。理事长也可根据工作需要，直接提出议题列入会议议程。3.监事会监事可在监事会会议召开前提出议题，经监事会主席审核后列入会议议程。监事会主席也可根据监督工作需要，直接提出议题列入会议议程。（二）议题审议1.会议主持人介绍议题背景、目的和主要内容：主持人应简要介绍议题的相关情况，使参会人员对议题有初步了解。2.相关负责人或部门进行汇报：针对议题涉及的事项，由相关负责人或部门进行详细汇报，包括现状分析、存在问题、解决方案等。3.参会人员发表意见：参会人员应充分发表自己的意见和建议，对议题进行深入讨论。发言应围绕议题主题，客观、公正、理性地表达观点。4.主持人归纳总结：主持人对参会人员的意见进行归纳总结，引导会议讨论方向，确保讨论不偏离议题核心。（三）议案表决1.表决方式成员大会的表决方式包括投票表决、举手表决等，具体表决方式由会议主持人根据议题性质和实际情况确定。理事会和监事会的表决方式一般为举手表决，如有特殊情况，可采用投票表决。2.表决程序主持人宣布表决开始，并说明表决事项和表决规则。参会人员按照主持人的要求进行表决，表决结果由会议记录人员当场记录。表决结果应经参会人员签字确认，并存档备案。（四）决议形成1.决议原则：决议应符合法律法规和合作社章程规定，充分体现多数成员的意愿，有利于合作社的发展。2.决议通过条件成员大会的决议须经本社成员表决权总数的百分之[X]以上通过。理事会和监事会的决议须经全体理事或监事的三分之二以上通过。3.决议记录与存档：会议记录人员应将决议内容详细记录在会议纪要中，决议形成后，应及时整理存档，作为合作社执行决策和监督检查的依据。四、会议记录与档案管理（一）会议记录1.记录人员：每次会议应指定专人负责会议记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和责任心。2.记录内容：会议记录应包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言内容、表决情况、决议结果等详细信息。3.记录要求：记录人员应如实记录会议内容，不得遗漏重要信息，记录应清晰、准确、完整。会议记录应在会议结束后[X]日内整理完成，并经主持人审核签字。（二）档案管理1.档案范围：农机合作社的议事档案包括会议通知、议程文件、会议记录、决议文件、授权委托书、财务报告等与议事活动相关的各类文件资料。2.档案整理：档案管理人员应定期对议事档案进行整理，按照时间顺序、类别等进行分类归档，确保档案存放有序，便于查阅。3.档案保管：档案应妥善保管，存放于安全、干燥、通风的场所，防止档案损坏、丢失或泄密。档案保管期限按照国家相关规定执行，重要档案应长期保存。4.档案查阅：成员查阅议事档案应按照规定程序进行申请，经合作社负责人批准后，在指定地点查阅。查阅档案应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。五、监督与执行（一）监督机制1.内部监督：监事会负责对合作社的议事活动进行监督，检查会议程序是否合规、决议是否得到有效执行等。监事会应定期向成员大会报告监督情况，接受成员监督。2.成员监督：成员有权对合作社的议事活动进行监督，对发现的问题可向理事会、监事会提出意见和建议，也可直接向成员大会反映。成员大会应及时处理成员反映的问题，并将处理结果向成员反馈。（二）决议执行1.责任明确：理事会负责组织实施成员大会和理事会的决议，明确各项决议的执行部门和责任人，确保决议得到有效执行。2.执行跟踪：理事会应建立决议执行跟踪机制，定期检查决议执行情况，及时发现和解决执行过程中出现的问题。对执行不力的部门和责任人，应进行督促和问责。3.反馈报告：执行部门应定期向理事