重大活动档案收集制度

PAGE重大活动档案收集制度一、总则（一）目的为加强公司重大活动档案的收集、整理和管理，确保重大活动档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司举办的各类重大活动档案的收集工作，包括但不限于公司周年庆典、重要业务洽谈会、大型产品发布会、重要接待活动等。（三）基本原则1.全面性原则：对重大活动全过程中形成的各种形式和载体的文件材料进行全面收集，确保档案的完整性。2.真实性原则：收集的档案材料必须真实反映重大活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.及时性原则：在重大活动结束后，应及时开展档案收集工作，避免文件材料的散失。4.规范性原则：档案收集工作应按照国家有关法律法规和公司档案管理规定的要求，规范操作流程。二、收集范围（一）活动筹备阶段1.活动策划方案、可行性研究报告、活动预算及审批文件。2.活动筹备工作会议记录、纪要、决议等。3.与活动相关的请示、报告、批复等文件。4.活动场地租赁合同、场地布置设计方案及效果图。5.活动宣传资料，包括海报、宣传单页、邀请函、新闻通稿等。（二）活动实施阶段1.活动现场照片、录像、音频等视听资料，记录活动的全过程。2.活动签到册、嘉宾名单、讲话稿、发言稿、主持词等。3.活动期间的各类证书、奖杯、奖牌等实物资料。4.活动中形成的各类合同、协议，如合作协议、赞助协议、采购合同等。5.活动期间的工作记录，如工作人员值班表、工作安排表等。（三）活动结束后阶段1.活动总结报告，包括活动成果、经验教训、存在问题及改进措施等。2.活动效果评估报告，如媒体报道情况、社会反响、经济效益等方面的评估。3.活动相关的感谢信、表扬信、反馈意见等。4.活动中获得的荣誉证书、奖状、奖杯等的原件及相关证明材料。三、收集职责（一）活动主办部门1.负责组织本部门人员按照本制度的要求，收集重大活动相关档案材料。2.对收集到的档案材料进行初步整理，确保材料的齐全、完整。3.在活动结束后[X]个工作日内，将整理好的档案材料移交公司档案管理部门。（二）活动协办部门1.协助活动主办部门做好本部门职责范围内相关档案材料的收集工作。2.及时将收集到的档案材料移交活动主办部门。（三）档案管理部门1.负责制定重大活动档案收集工作的具体流程和标准，并对各部门的收集工作进行指导和监督。2.接收各部门移交的重大活动档案材料，进行统一整理、归档和保管。3.定期对重大活动档案进行检查和维护，确保档案的质量和安全。四、收集流程（一）活动前准备1.档案管理部门在重大活动筹备初期，向活动主办部门提供档案收集清单和相关指导意见，明确收集范围、要求和时间节点。2.活动主办部门根据档案收集清单，制定本部门的档案收集工作计划，并指定专人负责档案收集工作。（二）活动期间收集1.活动主办部门工作人员在活动过程中，应及时收集各类档案材料，并按照档案分类要求进行初步整理。2.对于活动现场形成的照片、录像、音频等视听资料，应安排专人负责拍摄和记录，并做好资料的标注和备份工作。3.活动期间，各部门之间应加强沟通与协作，确保档案材料的及时收集和传递，避免出现遗漏或丢失。（三）活动结束后移交1.活动结束后，活动主办部门应在规定时间内，对收集到的档案材料进行全面整理和核对，确保材料的齐全、完整和准确。2.整理好的档案材料应按照档案管理部门的要求，填写档案移交清单，并一式两份，双方签字确认。3.活动主办部门将档案材料连同档案移交清单一并移交公司档案管理部门。档案管理部门在收到档案材料后，应及时进行审核，如发现问题，应及时与活动主办部门沟通并要求补充完善。五、收集要求（一）文件材料的完整性1.收集的文件材料应涵盖重大活动的各个环节，包括活动筹备、实施和结束后的总结评估等阶段。2.对于重要的文件材料，应收集其原件及相关的复印件、电子文档等，确保档案的完整性。（二）文件材料的准确性1.收集的文件材料应真实反映重大活动的实际情况，内容准确无误。2.对于文件材料中的数据、事实等信息，应进行认真核对，确保其准确性。（三）文件材料的规范性1.收集的文件材料应符合国家有关法律法规和公司档案管理规定的要求，格式规范、字迹清晰。2.对于电子文件材料，应按照公司规定的电子文件格式和命名规则进行整理和存储。（四）文件材料的保密性1.对于涉及公司商业秘密、敏感信息等的文件材料，应严格按照公司保密制度的要求进行收集和管理，确保信息安全。2.在档案收集过程中，应采取必要的保密措施，防止文件材料的泄露。六、整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行科学分类，便于管理和利用。（二）整理方法1.对纸质文件材料，应进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.对电子文件材料，应进行分类存储、命名规范、建立索引等整理工作。3.对实物档案，应进行登记、造册、拍照等整理工作，并妥善保管。（三）归档要求1.整理好的档案材料应及时归档，按照公司档案管理规定的保管期限进行分类存放。2.建立健全档案检索工具，如档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。3.对归档的档案材料应进行备份，确保档案的安全性和完整性。七、保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应为重大活动档案提供专门的保管场所，确保档案的安全存放。2.定期对档案进行检查和维护，如防火、防潮、防虫、防盗等，防止档案的损坏和丢失。3.对电子档案应定期进行备份，并采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保电子档案的长期保存。（二）利用规定1.公司内部人员因工作需要查阅重大活动档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。4.涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，应严格按照公司保密制度的要求进行查阅和利用，确保信息安全。八、监督与检查（一）监督机制1.公司建立重大活动档案收集工作监督机制，由档案管理部门负责对各部门的档案收集工作进行日常监督和检查。2.定期对重大活动档案收集工作进行专项检查，及时发现和解决存在的问题。（二）检查内容1.档案收集工作是否按照本制度的要求进行，包括收集范围、流程、要求等方面。2.档案材料的完整性、准确性、规范性和保密性是否符合要求。3.档案整理与归档工作是否及时、准确，是否符合公司档案管理规定。4.档案保管与利用工作是否规范，是否存在安全隐患。（三）问题处理1.对于在监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。整改通知[部门名称]：在近期对重大活动档案收集工作的监督检查中，发现你部门存在以下问题：1.[问题1描述]2.[问题2描述]请你部门高度重视，针对以上问题进行认真整改，并在[整改期限]内将整改情况书面报告档案管理部门。如整改不力，将按照公司相关规定进行严肃处理。档案管理部门[