信息化电子档案管理制度

PAGE信息化电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息化电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高公司档案管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的信息化电子档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况。2.完整性原则：确保电子档案的内容、结构和背景信息完整无缺。3.可用性原则：电子档案应便于检索、利用和传递。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。二、电子档案的定义与分类（一）定义信息化电子档案是指公司在各项业务活动中形成的，以数字形式存储于计算机系统或其他电子存储设备中的具有保存价值的文件、数据、图表、图像等信息。（二）分类1.行政文件类：包括公司发布的各类通知、决定、报告、请示、批复等。2.业务合同类：涵盖公司签订的各类业务合同、协议等。3.财务档案类：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案类：员工个人基本信息、劳动合同、绩效考核记录等。5.项目文档类：项目策划书、可行性研究报告、项目进度记录、验收报告等。6.技术资料类：产品设计图纸、技术研发文档、工艺文件等。7.其他档案类：不属于上述分类的其他具有保存价值的电子文件。三、电子档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门及员工应按照公司业务流程和工作规范，及时、准确地生成电子文件。电子文件应采用规范的格式和命名规则，确保文件的可读性和可识别性。2.在电子文件形成过程中，应明确文件的责任者，确保文件内容的真实性和完整性。（二）收集流程1.各部门指定专人负责本部门电子文件的收集工作。收集人员应定期对本部门产生的电子文件进行整理、筛选，确保应归档的文件无遗漏。2.对于跨部门形成的电子文件，由主办部门负责收集，并及时移交相关部门进行归档。3.电子文件收集后，收集人员应填写《电子档案收集登记表》，详细记录文件的名称、类别、形成时间与部门、责任者等信息。四、电子档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。（二）整理方法1.按照电子档案的分类方案，对收集到的电子文件进行分类。2.对同一类别的电子文件，按照时间顺序、重要程度等进行排序。3.对于电子文件中的图像、图表等，应确保其清晰、完整，并与文字说明相互匹配。（三）归档要求1.各部门应定期将整理好的电子档案移交公司档案管理部门进行集中归档。2.档案管理部门在接收电子档案时，应认真核对《电子档案收集登记表》，对不符合要求的档案予以退回，要求相关部门补充完善。3.归档的电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并建立相应的存储目录结构，便于查找和管理。五、电子档案的存储与保管（一）存储设备选择1.应选用质量可靠、性能稳定的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等。2.存储设备应具备冗余备份功能，以防止数据丢失。（二）存储环境要求1.存储场所应保持适宜的温度、湿度，避免电子档案因环境因素受损。2.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（三）保管期限划分1.电子档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的电子档案主要包括公司重要决策文件、长期有效的业务合同、财务审计报告等。长期保管的电子档案保管期限一般为10年以上，如公司年度工作总结、中期发展规划等。短期保管的电子档案保管期限为110年，如一般性的业务文件、临时性的项目文档等。2.各部门应根据电子档案的实际价值，准确确定其保管期限，并在归档时注明。（四）定期备份与维护1.档案管理部门应定期对电子档案进行备份，备份周期根据档案的重要程度和使用频率确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每周进行一次增量备份。2.备份数据应存储在与原存储设备不同的物理位置，并定期进行异地存储。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备运行正常，数据可读取。如发现存储设备出现故障或数据损坏，应及时采取措施进行修复和恢复。六、电子档案的检索与利用（一）检索工具建设1.建立电子档案检索系统，采用先进的检索技术，如全文检索、分类检索等，提高检索效率。2.在检索系统中，应录入电子档案的题名、关键词、摘要、责任者、形成时间等详细信息，以便快速准确地查找所需档案。（二）利用流程1.公司内部员工因工作需要查阅电子档案时，应填写《电子档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和类别等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，为查阅人员提供相应的电子档案，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人员、档案名称等信息。3.如需借阅电子档案，借阅人员应填写《电子档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的电子档案妥善保管，不得擅自复制、传播、涂改或转借他人。归还时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和可用性。（三）权限管理1.根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的电子档案查阅和利用权限。2.对于涉及公司机密的电子档案，应严格限制查阅和利用范围，只有经过授权的人员才能访问。七、电子档案的安全管理（一）安全防护措施1.建立电子档案安全防护体系，安装防火墙、防病毒软件、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对电子档案存储设备和服务器进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。（二）用户认证与授权1.采用身份认证技术，如用户名和密码、数字证书等，对访问电子档案的用户进行身份验证。2.根据用户的角色和权限，授予相应的电子档案访问权限，严禁越权操作。（三）数据保密与隐私保护1.加强对电子档案中涉及公司机密和个人隐私信息的管理。对机密信息应进行加密存储和传输，并严格限制知悉范围。2.遵守国家有关数据保密和隐私保护的法律法规，不得泄露或非法使用电子档案中的敏感信息。（四）应急处置预案1.制定电子档案安全应急处置预案，明确在发生安全事故时的应急处置流程和责任分工。2.定期对应急处置预案进行演练，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地采取措施，减少损失。八、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据电子档案的保管期限和实际价值，定期对电子档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、审慎严谨的原则。（二）鉴定流程1.档案管理部门组织成立电子档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、业务部门代表、技术专家等。2.鉴定小组对电子档案进行逐份审查，根据保管期限和现实利用价值，提出鉴定意见。3.对于失去保存价值的电子档案，填写《电子档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、鉴定日期和鉴定意见等信息，经公司分管领导审批后进行销毁。（三）销毁方式1.采用安全可靠的销毁方式，如数据擦除、物理粉碎等