工程各过程档案制度

PAGE工程各过程档案制度一、总则（一）目的为加强工程各过程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承担的各类工程项目从项目策划、设计、施工、调试到竣工验收等全过程所形成的档案管理。（三）档案定义工程各过程档案是指在工程项目活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它反映了工程项目建设的全过程和实际情况。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则公司设立统一的档案管理机构，负责对工程各过程档案进行统筹管理；各工程项目部负责本项目档案的收集、整理、归档等具体工作，并接受公司档案管理机构的监督指导。2.完整准确原则确保工程档案能够全面、真实地反映工程项目建设的各个环节和实际情况，做到内容完整、数据准确、手续完备。3.同步管理原则工程档案管理与工程项目建设同步进行，在工程建设的各个阶段及时收集、整理、归档相关文件资料，确保档案与工程进度相匹配。4.有效利用原则建立健全档案利用机制，充分发挥工程档案在工程建设、维护、改造以及企业管理等方面的作用，提高档案的利用价值。二、档案管理职责（一）公司档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司工程档案管理制度和实施细则。2.负责对公司各类工程项目档案管理工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理公司重要工程项目档案，接收、整理、保管并提供利用相关档案资料。4.组织开展工程档案业务培训，提高公司档案管理人员的业务水平。5.参与重大工程项目档案验收工作，对不符合档案管理要求的项目提出整改意见。（二）工程项目部职责1.负责本工程项目档案管理工作的具体实施，建立健全项目档案管理工作机制，明确档案管理责任人。2.按照档案管理要求，组织项目各部门和人员及时收集、整理本项目在工程建设过程中形成的各类文件资料，并进行分类、组卷、编目等工作。3.定期对项目档案进行自查，确保档案的完整、准确和规范，对发现的问题及时进行整改。4.在项目竣工验收前，完成项目档案的预验收工作，并向公司档案管理机构提交完整的项目档案资料。5.配合公司档案管理机构做好项目档案的移交、归档等工作，积极提供档案利用服务。（三）档案管理人员职责1.熟悉国家档案法律法规和行业标准，掌握档案管理专业知识和技能。2.负责所在部门或项目档案的日常收集、整理、保管、统计等工作，确保档案资料的安全和完整。3.按照档案整理规范，对收集到的文件资料进行分类、编号、编目等处理，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.根据档案利用需求，及时提供档案资料，并做好档案借阅登记和归还工作。5.参与档案鉴定、销毁等工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，按照规定程序进行销毁处理。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目策划阶段包括项目立项批复、可行性研究报告、项目策划书、项目前期调研资料等。2.设计阶段设计任务书、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知、设计交底记录等。3.施工阶段施工组织设计、施工方案、技术交底记录、工程变更文件、施工日志、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程验收记录等。4.调试阶段调试方案、调试记录、调试报告、设备运行参数记录等。5.竣工验收阶段竣工验收报告、工程质量评估报告、竣工图、工程结算资料、工程总结等。6.其他与工程建设相关的文件资料，如会议纪要、来往函件、工程照片、录像等。（二）收集要求1.各部门和人员应按照档案收集范围，及时将各自工作中形成的文件资料移交项目档案管理人员，确保档案收集的完整性和及时性。2.收集的文件资料应真实、有效，签字盖章手续齐全，字迹清晰，载体完好。3.对于外来文件，如上级部门文件、设计文件、监理文件等，应进行签收登记，并及时分发到相关部门和人员手中。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，便于查找和统计。（四）整理方法1.分类按照工程项目的阶段、专业、载体等进行分类，一般可分为工程前期文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等大类，每大类下再根据具体内容细分若干小类。2.组卷将同一类或同一问题的文件资料组成一卷或数卷，卷内文件应保持相对独立和完整，并按重要程度或时间顺序排列。3.编目编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等项目；编制案卷目录，包括案卷编号、案卷题名、编制日期、保管期限、密级等项目。4.装订对纸质文件资料进行装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。四、档案归档与保管（一）归档要求1.工程项目部应在项目竣工验收后[X]个月内，将整理好的项目档案向公司档案管理机构移交归档。2.移交的档案应符合档案整理规范要求，档案目录清晰，装订整齐，手续完备。3.公司档案管理机构对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回工程项目部进行整改，直至符合要求为止。（二）保管期限根据工程档案的重要性和保存价值，确定不同档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映公司重大工程项目建设全貌、具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告、竣工图等。2.长期保管的档案对工程建设、维护、改造等有较长时间参考价值的档案，如工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、施工组织设计等，保管期限一般为[X]年。3.短期保管的档案在一定时期内有利用价值，但保管期限较短的档案，如一般性的会议纪要、来往函件等，保管期限一般为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放，并做好防潮、防虫、防火、防盗等工作。2.电子档案采用磁盘、光盘等存储介质对电子档案进行备份存储，建立电子档案数据库，按照档案分类体系进行分类管理，并定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。同时，对电子档案的元数据进行收集、整理和保存，以便于电子档案的检索和利用。3.声像档案对工程建设过程中的照片、录像等声像档案进行整理编目，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并采用光盘等存储介质进行保存。同时，建立声像档案目录数据库，方便查询和利用。（四）档案保管环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，并定期进行检查和维护，确保档案保管环境安全可靠。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则严格按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定，提供档案利用服务。2.服务为本原则以满足公司工程建设、维护、管理等工作需求为出发点，积极主动地为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）利用范围1.公司内部各部门因工程建设、维护、改造、管理等工作需要查阅档案资料。2.公司外部相关单位因工作需要，经公司批准后查阅与本公司工程项目相关的档案资料。3.司法机关、行政机关等因办案、执法等需要查阅公司工程项目档案资料，应按照相关法律法规的规定办理查阅手续。（三）借阅程序1.内部借阅利用者填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交公司档案管理机构。档案管理机构对申请表进行审核，批准后办理借阅手续，向利用者提供档案资料，并做好借阅登记。2.外部借阅外部单位因工作需要借阅公司档案资料，应提前向公司提交书面申请，说明借阅目的、范围、时间等内容。公司档案管理机构对申请进行审核，报公司领导批准后，与外部单位签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。外部单位按照协议要求办理借阅手续，档案管理机构向其提供档案资料，并做好借阅登记。（四）借阅期限1.一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理续借手续。2.重要档案和密级档案的借阅期限根据实际情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（五）归还要求利用者应在规定的借阅期限内归还所借档案资料，档案管理机构对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则公司档案管理机构定期对已到保管期限的档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.科学严谨原则依据国家有关档案鉴定的标准和方法，结合公司实际情况，对档案的保存价值进行科学、严谨的鉴定。3.确保安全原则在档案鉴定和销毁过程中，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理机构负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案的保存价值进行评估和鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，判断其保存价值。2.综合分析法结合公司的发展规划、业务需求、档案利用情况等因素，对档案的整体价值进行综合分析，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.档案销毁后形成的《档案销毁记录》，由监销人员和档案管理人员签字确认后存档。七、监督与考核（一）监督检查机制1.定期检查公司档案管理机构定期对各工程项目部档案管理工作进行检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管环境等方面。2.不定期抽查根据工作需要，公司档案管理机构不定期对工程项目部档案管理工作进行抽查，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。3.专项检查针对重点工程项目或档案管理工作中的突出问题，开展专项检查，确保档案管理工作规范有序。（二）考核评价标准制定档案管理工作考核评价标准，从档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案利用效果、档案安全保管等方面对各工程项目部档案管理工作进行量化考核。考核结果分为优秀（[X]分及以上）、良好（[X][X]分）、合格（[X][X]分）、不合格（[X]分以下）四个等级。（三）奖