财务档案保管考核制度

PAGE财务档案保管考核制度一、总则（一）目的为加强公司财务档案管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，特制定本考核制度。通过科学合理的考核机制，规范财务档案保管工作流程，提高财务档案管理水平，为公司财务管理和决策提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及财务档案保管的相关工作及人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保财务档案保管工作合法合规。2.真实性原则：财务档案应如实反映公司经济业务活动，保证档案内容真实可靠。3.完整性原则：涵盖公司财务活动全过程形成的各类档案资料，保证档案的全面、系统。4.安全性原则：采取有效措施确保财务档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.及时性原则：财务档案应及时整理、归档，保证档案资料的时效性。二、财务档案保管职责分工（一）财务部门职责1.负责财务档案的收集、整理、装订、保管等具体工作。2.制定财务档案保管的具体操作流程和规范。3.对财务档案保管情况进行定期自查，及时发现并整改存在的问题。4.配合公司内部审计、外部审计及其他相关部门对财务档案的查阅工作。（二）档案管理部门职责1.指导财务部门做好财务档案的整理、归档工作，提供档案管理方面的专业支持。2.对财务档案的保管条件进行监督检查，确保档案存放环境符合要求。3.负责财务档案的存储设施建设和维护，保障档案存储安全。4.按照规定的期限和程序，对到期财务档案进行鉴定和销毁审批。（三）其他部门职责1.各部门应及时将涉及财务的文件、资料等移交财务部门，确保财务档案的完整性。2.在涉及财务档案查阅等工作时，配合财务部门和档案管理部门提供必要的协助。三、财务档案的范围及分类（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证，是记录公司经济业务发生和完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。（二）会计账簿如总账、明细账、日记账、固定资产卡片等，全面、系统、连续地记录公司财务状况和经营成果。（三）财务报告月度、季度、年度财务报表及附注，反映公司一定时期内财务状况、经营成果和现金流量等信息。（四）税务资料纳税申报表、税务审计报告、发票存根等，与公司税务事项相关的各类资料。（五）财务预算资料年度、季度财务预算编制表、预算执行情况分析报告等，是公司财务管理的重要依据。（六）财务审批文件各类费用报销审批单、资金支付审批文件等，体现公司财务决策和审批过程。（七）其他财务资料如银行对账单、余额调节表、财务合同协议、财务分析报告等，与公司财务活动相关的其他资料。四、财务档案的整理与归档（一）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起装订成册，加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等内容。2.会计账簿应按账页顺序编号，加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、月份等信息。3.财务报告应按规定格式和内容编制，装订成册，加盖单位公章。4.其他财务资料应分类整理，按时间顺序或重要程度排列，编制目录清单，并注明资料名称、日期、编号等。（二）归档流程1.财务部门经办人员在每月末或每季度末，对本期间形成的财务档案进行初步整理。2.整理完成后，填写档案移交清单，将财务档案移交至档案管理部门。3.档案管理部门接收后，对档案进行再次核对和整理，按照档案分类标准进行归档存放，并在档案管理系统中录入相关信息。五、财务档案的保管期限与销毁（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿中总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.税务资料保管期限按照国家税收法律法规规定执行，一般为10年。5.财务预算资料、财务审批文件等保管期限为10年。6.其他财务资料根据其重要性和实际需要确定保管期限，一般不少于5年。（二）销毁程序1.财务档案保管期满，由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.公司分管领导对销毁清册进行审核，签署意见。3.经批准后，由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人员在销毁档案前，应当按照销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。4.对于涉及未结清债权债务的原始凭证，在保管期满不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。六、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅财务档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经本部门负责人签字后，报财务部门负责人审批。审批通过后，由财务部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.外部审计、税务机关等部门查阅财务档案时，应出具相关单位的介绍信或工作证明，经公司分管领导批准后，由财务部门负责提供档案，并安排专人协助查阅。查阅过程中，查阅人员不得擅自涂改、拆封、抽换档案资料。3.查阅财务档案应在指定地点进行，查阅人员不得将档案带出公司。如需复印或摘录档案内容，应经财务部门负责人同意，并注明用途。（二）借阅规定1.公司内部人员因特殊原因需要借阅财务档案时，应填写借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经本部门负责人和财务部门负责人签字后，报公司分管领导审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽换、撕毁。借阅期满后，应及时归还档案。4.财务档案管理人员应对借阅情况进行跟踪记录，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员责任。七、财务档案保管考核标准（一）档案整理情况（30分）1.整理及时率（10分）：考核财务档案是否按照规定时间及时进行整理。每逾期一次扣2分，逾期超过[X]次该项不得分。2.整理准确率（10分）：检查档案整理内容是否准确，如凭证编号、账簿页码、资料目录等。出现一处错误扣1分，累计扣分不超过10分。3.分类规范性（10分）：依据财务档案分类标准，查看档案分类是否正确合理。分类错误一处扣2分，累计扣分不超过10分。（二）档案归档情况（25分）1.归档及时率（10分）：考核档案是否按时移交至档案管理部门归档。每逾期一次扣2分，逾期超过[X]次该项不得分。2.归档完整率（10分）：检查移交的档案是否齐全，有无遗漏。发现一处遗漏扣2分，累计扣分不超过10分。3.归档手续完备性（5分）：查看档案移交清单、签收记录等手续是否齐全。手续不全一处扣1分，累计扣分不超过5分。（三）档案保管情况（30分）1.保管环境达标率（10分）：检查档案存放场所的温度、湿度、防火、防潮、防虫等条件是否符合要求。不达标的每处扣2分，累计扣分不超过10分。2.档案安全事故发生率（10分）：考核期间内是否发生财务档案损坏、丢失、泄密等安全事故。发生一次事故该项不得分。3.定期盘点执行情况（10分）：查看是否按照规定定期对财务档案进行盘点。未按要求盘点一次扣2分，累计扣分不超过10分。（四）档案查阅与借阅管理（15分）1.查阅借阅手续合规率（10分）：检查查阅借阅申请表、审批流程是否符合规定。出现一次手续不合规扣2分，累计扣分不超过10分。2.查阅借阅记录完整性（5分）：查看查阅借阅登记台账是否记录完整。记录不完整一处扣1分，累计扣分不超过5分。八、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查：由财务部门和档案管理部门定期对财务档案保管情况进行检查，记录检查结果。2.定期抽查：公司档案管理领导小组定期对财务档案保管工作进行抽查，发现问题及时记录并反馈。3.专项检查：根据公司管理需要或外部监管要求，对财务档案保管进行专项检查，形成专项检查报告。（二）考核周期考核周期为每年度一次，每年[具体时间]对全年财务档案保管工作进行全面考核。九、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.考核得分在90分及以上的，财务档案保管人员绩效奖金全额发放，并给予适当奖励。2.考核得分在8089分之间的，绩效奖金按照[X]%发放。3.考核得分在6079分之间的，绩效奖金按照[X]%发放，并对相关责任人进行诫勉谈话，要求限期整改。4.考核得分在60分以下的，绩效奖金按照[X]%发放，对