道德讲堂档案管理制度

PAGE道德讲堂档案管理制度一、总则（一）目的为加强道德讲堂档案管理，确保道德讲堂活动相关资料的完整、准确、系统和安全，便于查询、利用和统计分析，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内道德讲堂活动所涉及的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则道德讲堂档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映道德讲堂活动的实际情况，数据准确无误，材料完整齐全。3.分类科学原则按照道德讲堂档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及个人隐私和敏感信息的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善道德讲堂档案管理制度，并组织实施。2.集中管理道德讲堂的各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、整理、编目、装订和上架，确保档案存放有序。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。6.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，对破损或褪色的档案及时进行修复和复制。7.按照规定的期限对档案进行鉴定和销毁，并做好相关记录。（二）档案形成部门职责1.负责本部门道德讲堂活动档案的收集、整理和移交工作。2.确保档案材料的真实、准确、完整，并按照档案管理部门的要求进行分类和编号。3.在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理制度。2.认真做好档案的收集、整理、编目、保管、利用等工作。3.对档案进行定期检查，发现问题及时处理，并向上级报告。4.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布档案内容。5.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平。三、档案分类与编号（一）档案分类道德讲堂档案分为以下几类：1.活动策划类包括道德讲堂年度活动计划、月度活动安排、活动策划方案、活动预算等。2.活动实施类涵盖活动通知、活动现场照片、视频资料、活动签到表、活动记录、活动总结等。3.师资资料类包含道德讲堂讲师信息表、讲师授课课件、讲师评价等。4.学员资料类有学员报名登记表、学员学习心得、学员反馈意见等。5.宣传推广类如活动海报、宣传册、新闻报道、媒体宣传资料等。6.其他类不属于以上分类的其他与道德讲堂活动相关的档案。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的编号方式，确保编号的唯一性和系统性。2.编号格式为：[类别代码][年份][流水号]类别代码：用大写字母表示档案类别，如“HD”表示活动策划类，“SS”表示活动实施类等。年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。3.例如，活动策划类档案中2023年的第一份文件编号为“HD2023001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责道德讲堂档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.档案收集范围包括活动过程中形成的各种文件、资料、记录、照片、视频等。3.对于纸质档案，应收集原件；如无法收集原件，可收集复印件，并注明原件保存处。4.电子档案应确保数据的完整性和可读性，按照规定的格式和命名规则进行存储。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的档案进行整理，按照分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息。3.对于纸质档案，应去除金属物，进行折叠、装订或装盒，确保档案整齐、牢固。4.电子档案应按照分类目录进行存储，建立相应的文件夹结构，并对文件进行命名，确保文件名与档案内容相符。五、档案编目与装订（一）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期、责任者等信息。2.档案目录应打印成册，并一式两份，一份随档案存放，一份单独保存，以便查询。3.定期对档案目录进行更新，确保目录与档案实际情况一致。（二）装订1.纸质档案应进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保存。2.装订时应注意保持档案的原貌，不得对档案内容进行裁剪或损坏。3.对于页数较多的档案，可采用三孔一线或胶装的方式进行装订。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并设置明显的标识。（二）保管期限1.道德讲堂档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：对公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如道德讲堂活动的重要决策文件、长期保存的学员资料等。长期保管的档案：保管期限为10年至50年的档案，如活动策划方案、年度活动总结等。短期保管的档案：保管期限为1年至10年的档案，如活动通知、活动现场照片等。2.档案保管期限的确定，应根据档案的重要性、历史价值和利用需求等因素进行综合考虑。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损或褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案的安全。4.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要，可查阅道德讲堂档案。2.外部单位因合作、交流等原因，经公司/组织批准，可查阅相关档案。（二）利用流程1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表的内容，提供相应的档案，并做好查阅登记。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。（三）复制与摘录1.如需复制或摘录档案内容，应填写《档案复制/摘录申请表》，注明复制/摘录的内容、用途、份数等信息。2.《档案复制/摘录申请表》经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表的内容，对档案进行复制或摘录，并做好登记。4.复制的档案应加盖档案管理部门的印章，确保复制件与原件一致。5.摘录的内容应注明出处，并由档案管理人员进行审核。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对保管期限已满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作由档案管理部门组织，相关部门人员参加，组成鉴定小组。3.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。4.鉴定结果应形成《档案鉴定意见书》，经公司/组织领导批准后生效。（二）销毁1.对鉴定后确定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司/组织领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案