档案制度中档案处理

PAGE档案制度中档案处理一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，规范档案处理流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，数据准确无误，不得伪造、篡改档案信息。3.完整安全原则保证档案的齐全完整，维护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用价值。二、档案处理流程（一）档案形成1.文件起草与制发各部门在开展业务活动过程中，应按照公司/组织的公文格式和要求起草各类文件。文件起草完成后，经部门负责人审核签字，送分管领导审批，最后由公司/组织主要领导签发。文件签发后，由起草部门负责将文件打印、盖章，并按照规定的份数进行分发。2.业务记录与资料收集各部门在业务活动中形成的各类记录、报表、合同、协议、会议纪要、技术资料、财务凭证等资料，应及时收集整理，确保资料的完整性和准确性。业务人员应按照规定的时间和要求，将业务资料移交本部门的档案管理人员。（二）档案收集1.定期收集档案管理人员应定期对各部门的档案进行收集，一般每月或每季度进行一次。收集时，档案管理人员应填写档案收集清单，明确收集的档案名称、数量、来源等信息，并与各部门档案管理人员进行核对签字。2.随时收集对于一些重要的、紧急的档案资料，档案管理人员应随时进行收集。如公司/组织召开重要会议后，档案管理人员应及时收集会议文件、记录等资料；业务部门完成重大项目后，应立即将项目相关档案资料移交档案管理部门。（三）档案整理1.分类档案管理人员应按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类。一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。每个类别下还可根据具体情况进一步细分，如文书档案可分为上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等。2.编号对整理好的档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，一般采用分类编号法。如文书档案可按照年度保管期限流水号的方式进行编号，科技档案可按照项目代号分类号流水号的方式进行编号。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子目录，方便档案管理人员和利用者查询。（四）档案保管1.库房建设与管理公司/组织应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。档案管理人员应定期对库房进行检查和维护，确保库房环境符合档案保管要求。2.档案上架与存放按照档案的分类和编号顺序，将档案上架存放。档案应排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架号、层号、格号等信息。3.档案保管期限划分根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。对于一些重要的、具有历史价值和查考利用价值的档案，应列为永久保管；对于一般性的业务档案和文件，可根据实际情况确定保管期限。（五）档案利用1.借阅申请公司/组织内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。档案管理部门应根据借阅申请的内容和档案的保密级别进行审核，对于符合借阅条件的申请予以批准，并在申请表上签字盖章。2.借阅登记档案管理人员应对借阅档案的人员进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。借阅人员应在借阅登记册上签字确认。3.借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，借阅人员应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅归还借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。借阅人员归还档案后，档案管理人员应在借阅登记册上注明归还日期，并将档案归还原位。5.档案查阅因工作需要查阅档案的人员，可在档案管理部门指定的地点进行查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。（六）档案鉴定1.鉴定组织公司/组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员、审计人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定标准根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应包括档案的内容价值、历史意义、现实利用价值、保管状况等因素。3.鉴定程序档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地进行审查鉴定。对于失去保存价值的档案，鉴定小组应填写档案鉴定意见书，提出销毁意见，并报公司/组织领导审批。（七）档案销毁1.销毁审批经公司/组织领导批准同意销毁的档案，档案管理部门应编制档案销毁清册，注明销毁档案的名称编号、数量、来源、销毁原因等信息。销毁清册应经档案鉴定小组组长和公司/组织领导签字确认。2.销毁实施档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，监销人员应在档案销毁清册上签字确认销毁情况。3.销毁记录档案管理部门应将档案销毁清册、销毁记录等资料进行整理归档，保存[X]年，以备查考。三、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案管理部门的日常管理工作，包括人员配备、培训、考核等。3.组织档案鉴定小组对到期档案进行鉴定，审核档案销毁清册，报公司/组织领导审批。4.负责与公司/组织内部各部门及外部相关单位的档案业务联系与协调。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、上架、保管等日常管理工作。2.负责档案的借阅登记、查阅监督、归还检查等利用服务工作。3.负责档案鉴定小组的日常工作，协助鉴定小组对到期档案进行鉴定。4.负责档案销毁清册的编制、销毁实施的监督等销毁工作。5.负责档案管理系统的维护和数据更新，确保档案信息的安全和准确。6.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进措施。（三）各部门档案兼职管理人员职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和移交工作。2.按照公司/组织档案管理制度的要求，对本部门档案进行分类整理，编制本部门档案目录。四、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.公司/组织内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，重点审查档案管理制度的执行情况、档案的真实性和完整性、档案利用的合规性等方面。对于审计中发现的问题，应及时下达审计意见书，要求相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部单位的监督