事务所行政档案管理制度

PAGE事务所行政档案管理制度一、总则（一）目的为加强事务所行政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为事务所各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于事务所全体员工及涉及事务所行政事务的各类活动所形成的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：事务所行政档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映事务所行政事务的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则：全面收集、整理各类行政档案，保持档案的完整性和系统性，便于全面了解事务所行政工作历程。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守国家有关保密规定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善事务所行政档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理事务所行政档案，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.负责档案库房的日常管理，确保档案存储环境的安全、整洁、适宜。6.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门行政档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时提供所需档案资料。3.对本部门形成的档案进行日常保管，确保档案的安全和完整，防止档案丢失、损坏等情况发生。4.配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和意见。（三）员工个人职责1.员工在工作中应妥善保管好自己形成的各类文件资料，按照档案管理要求及时整理并移交至部门兼职档案员。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得违规查阅、借阅档案。3.在工作中积极配合档案管理部门的工作，如实提供档案相关信息，确保档案的真实性和完整性。三、档案收集（一）收集范围1.事务所行政管理工作中形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.各类行政事务的审批文件、合同协议、报表统计等。3.事务所组织的各类活动（如会议、培训、调研、团建等）形成的资料，包括活动方案、通知、签到表、会议记录、培训教材、照片、视频等。4.事务所与外部单位往来的文件、信函、传真、电子邮件等。5.人事档案（包括员工入职、离职、晋升、调动等相关资料）、财务档案（与行政事务相关部分）等。6.其他与事务所行政事务有关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的各类行政档案，确保档案收集的及时性和完整性。2.对于重要文件和紧急文件，应在文件形成后立即收集，并优先移交档案管理部门。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、剪裁、抽取或损坏文件内容。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保文件的可读性和完整性。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，各部门兼职档案员应每月定期收集整理一次，并于次月上旬移交至档案管理部门。2.对于临时性工作或专项活动形成的档案，应在工作结束或活动完成后一周内完成收集整理并移交。3.年度终了后，各部门应在次年1月底前将上一年度形成的全部行政档案移交至档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.行政管理类：包括事务所的各项规章制度、行政事务处理文件、工作计划与总结、会议纪要等。2.人事管理类：员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事任免等相关文件。3.财务管理类：与行政事务相关的费用报销、预算管理、资产管理等文件。4.业务活动类：事务所组织的各类会议、培训、调研、团建等活动的相关资料。5.对外联络类：与外部单位往来的文件、信函、合同协议等。6.其他类：不属于以上分类的其他行政档案。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的档案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序排列。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.去除档案中的金属物、订书钉等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.编写每份档案的目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息。5.将整理好的档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保存。（三）整理要求1.整理后的档案应分类清晰、排列有序、编号规范、目录准确。2.档案整理应保持文件之间的历史联系，反映事务所行政事务的发展脉络。3.对于电子文件，应按照纸质文件的整理要求进行分类和编号，并建立相应的电子目录。五、档案编目（一）编目内容1.编制档案总目录，总目录应包括档案类别、档案名称、档案编号、保管期限、存放位置等信息。2.为每份档案编制详细的卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、文件名称、日期、页号、备注等信息。3.编写档案检索工具，如索引、指南等，方便档案的查询和利用。（二）编目要求1.编目应准确、清晰、完整，便于档案的管理和查阅。2.档案编号应遵循唯一性原则，不得重复使用。3.保管期限的划分应符合国家有关规定和事务所实际情况，确保档案的有效保存和合理利用。（三）编目时间档案编目工作应在档案整理完成后及时进行，确保档案能够及时投入使用。六、档案存储（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案应存放在档案架或档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（二）存储环境要求1.档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%RH60%RH之间。2.库房应保持清洁、通风良好，避免阳光直射档案。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案存储环境的安全和适宜。（三）存储标识1.在档案架、档案柜上应标明档案类别、编号范围等信息，便于查找档案。2.对于电子档案，应建立电子档案存储目录，并对每个存储设备进行标识，注明存储内容、存储时间等信息。七、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.事务所员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.查询档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。33.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、污损等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.事务所员工因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，并确保档案的安全和完整。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（三）特殊情况处理1.外单位人员因工作需要查阅或借阅事务所档案，应提前与事务所相关部门联系，并提交查阅或借阅申请，经事务所主管领导批准后，按照事务所相关规定办理查阅或借阅手续。2.涉及事务所机密或敏感信息的档案，查阅或借阅应严格按照保密规定进行审批，并采取必要的保密措施。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的保存价值。2.鉴定工作应组织相关人员进行，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定内容1.档案的内容是否反映事务所的主要职能活动和历史发展情况。2.档案的保存价值是否与事务所的现实需要和长远发展相适应。3.档案是否具备完整性、准确性和系统性。4.档案的载体是否安全可靠，是否存在损坏、变质等情况。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案或相关档案进行比较，分析其在内容、形式、价值等方面的异同，以确定档案的保存价值。3.效益评估法：从档案对事务所工作的实际效益出发，评估档案的利用价值和保存必要性。（四）销毁程序1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，提出拟销毁档案的清单，包括档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.组织相关人员对拟销毁档案进行审核，审核通过后报事务所主管领导批准。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等信息。4.销毁记录应保存[X]年，以备查考。九、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。3.对涉及事务所机密或敏感信息的档案，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。4.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格监督查阅、借阅人员的行为，确保档案不被泄露。（二）保密责任1.全体员工应严格遵守档案保密制度，对在工作中接触到的档案信息负有保密义务。2.如发现档案有泄密情况，应及时报告档案管理部门，并采取措施防止损失扩大。对造成泄密事故的人员，将依法追究其责任。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立事务所行政档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段提高档案管理的效率和质量，方便档案的查阅和利用，为事务所各项工作提供更加便捷的服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。2.电子档案管理系统建设：建立电子档案管理平台，实现电子档案的分类、编目、存储、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等