档案鉴定与销毁制度表

PAGE档案鉴定与销毁制度表一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，规范档案鉴定与销毁工作，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案的鉴定与销毁管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案管理法律法规及行业标准，确保档案鉴定与销毁工作合法合规。2.真实准确原则：对档案内容进行客观、准确的鉴定，确保销毁档案不涉及重要信息和机密。3.审慎严谨原则：鉴定过程要全面、细致，销毁决策要慎重，防止误判和不当处理。4.全程留痕原则：对档案鉴定与销毁的全过程进行记录，以备查考。二、档案鉴定组织与职责（一）鉴定小组公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各业务部门档案管理人员、法务人员、保密人员等。（二）职责分工1.档案管理部门负责制定档案鉴定计划和工作方案。组织档案鉴定小组开展鉴定工作。对鉴定结果进行汇总和整理，形成鉴定报告。负责档案销毁的具体实施和监督。2.业务部门协助档案管理部门对本部门形成的档案进行鉴定。提供档案鉴定所需的业务背景和相关信息。3.法务人员从法律角度对档案进行审查，确保销毁档案不涉及法律纠纷。对涉及法律问题的档案处理提供专业意见。4.保密人员审查档案是否涉及公司机密信息，防止机密档案被不当销毁。对保密档案的鉴定与销毁过程进行监督。三、档案鉴定标准与方法（一）鉴定标准1.文件内容已完成历史使命，无继续保存价值的文件。重复、内容相近且无特殊保存意义的文件。已被新文件替代且原文件无需留存的。2.文件时效性超过规定保存期限的文件。时效性较强且已过时效的文件，如短期业务报表、临时通知等。3.文件重要性一般性事务文件，对公司决策、业务开展无重大影响的。未涉及公司核心业务、机密信息的文件。4.文件完整性残缺不全、无法反映完整业务内容且无补充价值的文件。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审阅档案内容，根据鉴定标准判断档案的保存价值。2.综合分析法：结合档案形成时间、来源、业务背景等因素，综合分析档案的价值。3.专家咨询法：对于专业性较强或存在争议的档案，咨询相关领域专家的意见。四、档案鉴定工作流程（一）准备阶段1.档案管理部门根据公司档案管理情况和业务发展需求，制定档案鉴定计划，明确鉴定范围、时间安排、人员分工等。2.收集与档案鉴定相关的法律法规、行业标准及公司内部规定，为鉴定工作提供依据。3.通知各业务部门整理待鉴定档案，并提供相关说明材料。（二）鉴定阶段1.鉴定小组按照分工对档案进行逐卷、逐件鉴定。2.鉴定人员认真审阅档案内容，填写档案鉴定意见书，详细记录档案的基本信息、鉴定依据和鉴定结论。3.对于存在争议的档案，组织专题讨论，充分听取各方意见，必要时进行专家咨询。（三）审核阶段1.档案管理部门对鉴定小组提交的鉴定意见书进行汇总和审核。2.审核内容包括鉴定程序是否合规、鉴定依据是否充分、鉴定结论是否准确等。3.对于审核中发现的问题，及时反馈给鉴定小组进行复查和修正。（四）审批阶段1.审核通过的鉴定报告提交公司分管领导审批。2.分管领导根据公司整体情况和档案管理要求，对鉴定结果进行最终审定。3.经审批同意的鉴定报告作为档案销毁的依据。五、档案销毁程序（一）销毁准备1.根据审批通过的鉴定报告，确定拟销毁档案清单，包括档案名称、数量、保管期限等。2.选择具备资质的档案销毁机构，签订档案销毁服务合同，明确双方权利义务。3.安排专人负责与销毁机构对接，确保销毁工作顺利进行。（二）现场监销1.在档案销毁现场，公司档案管理部门、保密人员等组成监销小组，对销毁过程进行全程监督。2.销毁机构按照合同约定的方式和要求对档案进行销毁，监销人员要认真检查销毁情况，确保档案被彻底销毁。3.销毁过程中，监销人员要填写档案销毁现场记录，记录销毁时间、地点、方式、档案数量等信息，并由监销人员和销毁机构工作人员签字确认。（三）销毁记录1.档案管理部门对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁档案清单、销毁合同、销毁现场记录等。2.将销毁记录整理归档，保存期限与原档案保管期限一致。3.定期对档案销毁记录进行检查和核对，确保记录的完整性和准确性。六、特殊档案处理（一）涉及法律纠纷的档案1.在档案鉴定过程中，发现涉及法律纠纷的档案，应及时通知法务人员介入。2.法务人员对档案进行全面审查，评估其对法律纠纷处理的重要性。3.根据法务人员意见，确定是否保留或销毁档案，如需保留，应明确保管期限和保管方式。（二）机密档案1.保密人员对机密档案进行单独鉴定，严格审查其销毁必要性。2.对于确需销毁的机密档案，要采取特殊的保密措施进行销毁，如在专门的保密场所销毁、使用加密设备传输销毁指令等。3.销毁过程中，加强对销毁人员的管理和监督，防止机密信息泄露。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案鉴定与销毁工作进行审计监督，检查鉴定程序是否合规、销毁档案是否符合规定等。2.档案管理部门定期对各业务部门档案鉴定与销毁工作进行自查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合提供相关资料和情况说明。2.根据外部监督意见，及时完善档案鉴定与销毁制度和工作流程。八、责任追究（一）对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处罚1.对于在档案鉴定过程中故意隐瞒重要信息、误判档案价值的，给予警告处分；造成严重后果的，给予记过以上处分。2.对于未经审批擅自销毁档案的，责令追回已销毁档案，对责任人给予记过处分；情节严重的，给予降级、撤职处分。3.对于在档案销毁过程中玩忽职守、导致档案信息泄露的，给予记大过处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）因档案鉴定与销毁不当给公司造成经济损失的，由责任人承担相应赔偿责任1.对于因档案鉴定失误导致公司错过重要业务机会或遭受法律风险的