社区义诊档案管理制度

PAGE社区义诊档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区义诊档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保社区义诊活动相关信息的完整性、准确性和可追溯性，提高社区义诊服务质量和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的所有社区义诊活动所形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映社区义诊活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理义诊活动过程中产生的各类资料，确保档案资料的齐全、完整。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、编号、整理和保管，保证档案管理工作的标准化、规范化。4.保密性原则：对涉及患者隐私等敏感信息的档案资料，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案的整理和保管应便于查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善社区义诊档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各义诊活动小组做好档案资料的收集、整理和移交工作。3.集中统一管理社区义诊档案，建立档案数据库，对档案进行分类、编号、存储和保管。4.负责档案的查阅、借阅、复印等利用服务工作，并做好登记记录。5.定期对档案进行鉴定、统计和销毁工作。（二）义诊活动小组1.负责本小组义诊活动档案资料的收集、整理和初步分类工作。2.在义诊活动结束后[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、核实等相关工作。（三）相关工作人员1.参与社区义诊活动的医护人员、志愿者等工作人员，负责在活动过程中及时形成和提供准确、完整的档案资料。2.严格遵守档案管理制度，妥善保管个人在工作中涉及的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失。三、档案收集（一）收集范围1.义诊活动计划、方案、通知等文件资料。2.参与义诊活动人员的基本信息，包括姓名、性别、年龄、专业、工作单位等。3.患者基本信息，如姓名、性别、年龄、联系方式、住址等。4.义诊服务记录，包括病史采集、体格检查、诊断结果、治疗建议、用药情况等。5.医疗设备使用记录，如检查仪器名称、型号、使用时间、检查结果等。6.药品发放记录，包括药品名称、规格、数量、发放对象等。7.宣传资料，如义诊活动海报、宣传单页、新闻报道等。8.活动现场照片、视频资料。9.患者反馈意见、满意度调查结果等。10.其他与社区义诊活动相关的资料。（二）收集要求1.各义诊活动小组应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.收集的档案资料应真实、完整、清晰，不得缺页、破损或模糊不清。3.对于电子文档资料，应确保格式规范、存储安全，并定期进行备份。4.在收集过程中，如发现档案资料存在问题或缺失，应及时与相关人员核实、补充。四、档案整理（一）分类标准1.活动文件类：包括义诊活动计划、方案、通知、总结等。2.人员信息类：参与义诊活动人员及患者的基本信息。3.医疗服务类：义诊服务记录、医疗设备使用记录、药品发放记录等。4.宣传资料类：活动海报、宣传单页、新闻报道等。5.影像资料类：活动现场照片、视频资料。6.反馈意见类：患者反馈意见、满意度调查结果等。（二）整理方法1.活动文件类：按照文件形成时间顺序进行排列，依次编号，装订成册，并编制文件目录。2.人员信息类：分别按照参与人员和患者类别进行整理，建立人员信息登记表，确保信息准确无误。3.医疗服务类：按照服务项目类别进行分类整理，每份服务记录应包含完整的诊疗过程信息，并与患者信息相对应。4.宣传资料类：按照资料类型进行分类，如海报、宣传单页等，分别整理并编号。5.影像资料类：对照片和视频资料进行分类标注，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并存储在专用的存储设备中。同时，建立影像资料目录清单。6.反馈意见类：将患者反馈意见和满意度调查结果进行分类整理，统计分析，并形成报告。（三）装订与编目1.整理好的档案资料应进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。2.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索和查找档案。五、档案保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全、适宜。2.对电子档案资料，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并实行异地存储，防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括义诊活动过程中形成的临时性文件、一般的宣传资料等。2.中期档案：保管期限为[X]年，如患者基本信息、一般的医疗服务记录等。3.长期档案：保管期限为[X]年以上，涉及患者重大疾病诊断、治疗过程及长期随访等重要医疗服务记录，以及具有重要价值的活动文件、宣传资料等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。2.严格遵守档案库房管理制度，保持库房清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、使用明火、存放易燃、易爆物品等。3.对不同保管期限的档案应进行分类存放，并设置明显的标识，便于查找和管理。4.做好档案库房的温湿度记录，根据实际情况采取相应的温湿度调节措施，确保档案保存环境符合要求。六、档案利用（一）查阅与借阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，须持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司/组织主管领导签字批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，不得将档案带离查阅场所。3.借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、数量、期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续，并在规定期限内归还。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.查阅、借阅档案时，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案资料，不得在档案上批注无关内容。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按规定进行登记。（二）档案统计与分析1.档案管理部门应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表，为档案管理决策提供依据。2.结合社区义诊活动开展情况，对档案资料进行分析研究，总结经验教训，为改进义诊服务质量、优化活动方案等提供参考。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，根据档案的保管期限、价值大小等因素，准确判断档案是否仍具有保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定，并出具鉴定意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.鉴定小组对申请销毁的档案进行逐一审核，根据档案的内容、性质、历史价值等因素，判断其是否仍具有保存价值。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，予以批准销毁。3.在鉴定过程中，应充分征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（四）销毁程序1.经鉴定小组批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。2.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确