档案管理工作保密制度

PAGE档案管理工作保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作中的保密措施，确保公司各类档案信息的安全与机密性，防止档案信息泄露给公司造成损失，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及因工作需要接触公司档案的外部人员（如合作单位人员、供应商等）。（三）基本原则1.严格保密原则：对公司档案信息实行严格的保密措施，确保档案内容不被非法获取、使用、披露或篡改。2.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，对档案进行分级管理，采取相应的保密措施。3.预防为主原则：强调预防意识，从档案的形成、收集、整理、存储、利用到销毁等各个环节，都要采取有效的保密措施，防止泄密事件的发生。4.依法合规原则：本制度的制定和实施严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保公司档案管理工作在合法合规的框架内进行。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司的各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政文件等。2.人事档案：员工的个人基本信息、入职离职记录、薪资福利档案、绩效考核档案等。3.财务档案：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.业务档案：与公司业务相关的合同协议、项目文档、市场调研报告、客户资料等。5.技术档案：研发资料、技术图纸、工艺文件、专利信息等。6.其他档案：不属于以上分类的其他档案资料。（二）档案分级1.绝密级档案：涉及公司核心商业机密、重大决策信息、未公开的技术诀窍、关键财务数据等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级档案：包含重要业务信息、客户关键信息、内部管理敏感信息等，泄露后可能对公司的业务运营、市场竞争地位等产生较大影响。3.秘密级档案：一般性的业务资料、内部工作文件等，虽不涉及核心机密，但仍需妥善保管，防止不当扩散。三、档案管理各环节保密措施（一）档案形成与收集阶段1.各部门在工作过程中形成的档案资料，应按照公司档案管理要求及时整理、分类，并确保档案内容准确、完整。2.对于涉及保密信息的档案，形成部门应明确标注保密级别，并采取相应的保密措施，如在文件上加盖“保密”印章等。3.在收集档案时，档案管理人员要严格审核档案的完整性和准确性，对于不符合要求的档案，应及时与形成部门沟通，要求其补充完善。同时，要注意对收集过程中接触到的保密信息进行保密。（二）档案整理与归档阶段1.档案管理人员对收集到的档案进行整理时，要严格按照分类标准进行分类，确保档案存放有序。2.在整理过程中，要对档案进行编号、编目，建立清晰的档案索引，便于查找和管理。同时，要对档案的电子版本进行规范命名和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。3.对于涉及保密信息的档案，在归档时要单独存放，并在档案管理系统中设置相应的保密标识，限制访问权限。（三）档案存储阶段1.纸质档案存储公司设立专门的档案库房，配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案存放环境安全可靠。档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入。库房管理人员要定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。对于不同级别的档案，应分区存放，绝密级档案要单独存放于专门的保险柜或保密柜中，并采取双人双锁管理。2.电子档案存储电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据要异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。对电子档案的存储系统要设置严格的访问权限，根据档案的保密级别，只有经过授权人员才能访问相应的电子档案。同时，要对电子档案的访问进行记录，以便进行审计和追踪。加强对电子档案存储设备的安全管理，设置强密码，并定期更换密码。对存储设备要进行加密处理，防止数据被非法窃取。（四）档案利用阶段1.借阅审批公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还时间等信息，并按照档案的保密级别，由相应的审批人员进行审批。绝密级档案的借阅申请须经公司高层领导批准；机密级档案的借阅申请由部门负责人审批；秘密级档案的借阅申请由档案管理人员审批。档案管理人员在收到借阅申请并审批通过后，要对借阅人员进行必要的保密提醒，告知其应遵守的保密规定。2.借阅登记借阅人员在借阅档案时，档案管理人员要进行详细的登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人员应按照约定的时间及时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.查阅限制借阅人员只能在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定地点。对于涉及保密信息的档案，借阅人员不得擅自复印、拍照、扫描或传播档案内容。如需复制部分档案内容，必须经过档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.利用监督档案管理人员要对档案的利用情况进行定期检查和监督，确保借阅人员遵守保密规定，未发生档案信息泄露事件。如发现借阅人员有违反保密规定的行为，档案管理人员应立即停止其借阅权限，并及时向上级报告，采取相应的措施进行处理。（五）档案销毁阶段1.销毁审批对于已失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、所属年度、销毁原因等信息。销毁申请按照档案的保密级别，由相应的审批人员进行审批。绝密级档案的销毁申请须经公司高层领导批准；机密级档案的销毁申请由部门负责人审批；秘密级档案的销毁申请由档案管理人员审批。2.销毁方式纸质档案的销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案内容无法恢复。销毁过程要有专人监督，并对销毁情况进行记录。电子档案的销毁应采用专业的数据擦除软件对存储设备进行多次擦除，确保数据无法恢复。擦除过程同样要有专人监督，并记录相关信息。3.销毁记录档案管理部门要对档案销毁的全过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息。销毁记录应保存一定期限，以备查阅。四、人员管理与培训（一）人员保密责任1.公司全体员工都有保守公司档案秘密的义务，应严格遵守本保密制度的各项规定。2.各部门负责人要对本部门员工的档案保密工作负责，加强对员工的保密教育和管理，确保本部门员工不发生档案泄密事件。3.涉及档案管理工作的人员（如档案管理人员、借阅审批人员等）要严格履行岗位职责，对档案信息的安全保密负责。如因工作失误导致档案泄密，将依法依规追究相关人员的责任。（二）保密培训1.公司定期组织员工参加档案保密培训，培训内容包括国家保密法律法规、公司档案保密制度、保密意识与技能等。2.新员工入职时，要进行专门的档案保密培训，使其了解公司档案保密工作的重要性和相关规定，掌握基本的保密知识和技能。3.根据公司业务发展和档案管理工作的需要，适时开展针对性的保密培训，如针对特定项目的档案保密培训、新技术在档案保密管理中的应用培训等，不断提高员工的保密意识和业务水平。五、监督与检查（一）内部监督1.公司设立档案保密监督小组，由公司高层领导、档案管理部门负责人以及相关部门代表组成，负责对公司档案管理工作中的保密制度执行情况进行监督检查。2.档案保密监督小组定期对档案管理各环节进行检查，包括档案库房的安全状况、档案借阅登记情况、电子档案存储与访问记录等，及时发现和纠正存在的问题。3.鼓励公司员工对违反档案保密制度的行为进行举报，对举报属实的人员给予奖励。同时，要保护举报人的合法权益，对举报人进行保密。（二）外部审计1.公司定期聘请专业的审计机构对公司档案管理工作进行审计，检查档案保密制度的执行情况是否符合国家法律法规和行业标准的要求。2.根据审计机构提出的意见和建议，及时对公司档案保密制度进行完善和改进，确保公司档案管理工作的规范和安全。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权擅自查阅、复制、传播公司档案信息。2.违反档案借阅审批规定，擅自借阅档案或超期不归还档案。3.在档案管理工作中，因疏忽大意导致档案信息泄露。4.故意破坏档案存储设备或档案资料，影响档案的完整性和安全性。5.其他违反公司档案保密制度的行为。（二）处理措施1.对于违反档案保密制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职、开除等。2.如因员工违反档案保密制度给公司造成经济损失的，公司将依法要求其赔偿相应的损失。3.对于违反档案保密制度的行为涉嫌违法犯罪的，公司将依法移送司法机关处理。七、附则（一）