学校档案管理规章制度

PAGE学校档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本校实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生。（三）档案定义学校档案是指学校在招生、教学、科研、管理、社会服务、文化传承与创新等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室归口管理全校档案，各部门、各单位指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整准确原则各部门、各单位应按照档案形成规律和特点，及时、全面、准确地收集本部门在各项活动中形成的档案，保证档案的完整性和准确性。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体安全和信息安全。严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案信息化水平，便于档案的查阅、利用和开发，为学校各项工作提供高效服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校档案的集中统一管理，接收、整理、保管全校各部门移交的档案，维护档案的完整与安全。3.开展档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。4.组织档案编研工作，开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等提供档案资料服务。5.对全校各部门档案工作进行业务指导、监督和检查，组织档案工作人员的业务培训。（二）各部门、各单位档案工作小组1.在学校综合档案室的指导下，负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。2.明确一名负责人分管档案工作，指定专人作为兼职档案员，负责具体档案管理工作。3.按照学校档案管理规章制度，结合本部门实际，制定本部门档案管理实施细则，并组织实施。4.对本部门形成的各类文件材料进行定期清理，确保应归档的文件材料齐全完整，并及时移交学校综合档案室。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括学校党委、纪委、工会、团委等组织在工作中形成的文件材料，如会议记录、工作计划、总结、报告、决议、通知等。2.行政管理类学校行政部门在行政管理活动中形成的文件材料，如学校发展规划、年度工作计划、总结、规章制度、会议纪要、请示报告、统计报表等。3.教学管理类教学管理部门及各教学单位在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、实习报告、毕业论文（设计）等。4.学生管理类学生工作部门及各学院在学生招生、学籍管理、思想政治教育、奖惩等方面形成的文件材料，如招生计划、录取名单、学生登记表、学籍变动材料、学生奖惩文件等。5.科学研究类学校科研管理部门及各科研项目组在科研项目申报、研究、结题等过程中形成的文件材料，如科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文发表、成果鉴定材料等。6.基本建设类学校基本建设项目在项目规划、设计、施工、竣工验收等环节形成的文件材料，如项目可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等。7.仪器设备类学校购置、使用、管理仪器设备过程中形成的文件材料，如仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.外事工作类学校外事活动中形成的文件材料，如外事协议、邀请函、出访报告、接待安排等。9.财会工作类学校财务部门在财务管理活动中形成的文件材料，如财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。（二）收集要求1.各部门、各单位应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案形成规律和特点，字迹清晰，载体完好。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，符合档案管理的技术要求。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。将文件材料按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期，然后按机构（问题）进行排列，编制卷内目录、卷内备考表，装订成卷，并填写案卷封面。2.教学档案按照教学管理工作的不同环节和类别进行整理，如教学计划类、教学运行类、教学研究与改革类、实践教学类、学生学业成绩类等，分别建立档案盒，将相关文件材料分类装入盒内，并编制目录。3.科研档案按照科研项目类别进行整理，一个科研项目形成的文件材料集中整理成一卷（盒），包括项目申报、研究过程、成果鉴定等各个阶段的文件，编制卷内目录和备考表。4.学生档案以学生个人为单位进行整理，包括学生登记表、成绩单、学籍变动材料、奖惩材料等，装入学生档案袋，并填写档案袋封面。5.电子档案按照电子文件的类别和年度进行分类存储，建立电子文件目录数据库，对电子文件进行元数据著录，确保电子档案的规范管理和有效利用。四、档案的保管（一）保管场所1.学校综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具存放档案，确保档案的安全保管。2.对不同载体的档案应采用相应的装具进行存放，如纸质档案用档案盒、档案柜存放，电子档案用存储设备存储，并做好标识。（三）档案保管期限1.学校档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。2.各部门、各单位应根据档案的实际情况，准确划分档案保管期限，并在整理档案时注明。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放有序。2.对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理。检查内容包括档案实体的完整性、装具的完好性、库房环境的安全性等。3.建立档案清点和检查记录，对发现的问题及处理情况进行详细记载。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理规章制度，确保档案利用合法合规。2.服务学校中心工作原则档案利用工作要紧密围绕学校教学、科研、管理等中心工作，为学校各项事业发展提供有力支持。3.方便快捷原则优化档案利用流程，提高服务效率，为利用者提供方便快捷的档案查阅、借阅服务。（二）利用方式1.查阅利用者可到学校综合档案室查阅档案。查阅时，利用者应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。综合档案室工作人员应根据利用者需求，提供相应档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经综合档案室负责人审批后，由工作人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖学校综合档案室印章，与原件具有同等效力。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，按照国家有关保密规定进行管理，严格限制利用范围。2.对未到开放期限的档案，一般不予提供利用。特殊情况需利用的，应经学校相关领导批准。3.档案原件一般不借出档案室，如有特殊需要，须经学校主管领导批准，并办理相关手续，限期归还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室、相关业务部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对已满保管期限的档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否仍具有查考利用价值，是否涉及重要事项、机密信息等。3.考虑档案的完整性、准确性和系统性，对重复、无效或已失去保存意义的档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.各部门、各单位对本部门已满保管期限的档案进行初步鉴定，提出存毁意见，填写档案鉴定申请表，连同档案一并移交学校综合档案室。2.学校综合档案室对各部门移交的档案进行汇总整理，组织档案鉴定工作领导小组成员及相关业务人员进行集中鉴定。3.档案鉴定工作领导小组根据鉴定标准，对档案进行逐卷（件）审查，提出鉴定意见，形成档案鉴定报告。4.档案鉴定报告经学校主管领导审批后，作为档案销毁或继续保管的依据。（四）销毁程序1.对经鉴定确需销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者等信息。2.档案销毁清册经学校主管领导批准后，由学校综合档案室会同相关部门共同实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中要有两人以上监销，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的学校档案管理信息系统，实现档案信息的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案数字化加工按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，确保数字化档案的质量。2.元数据著录对数字化档案进行元数据著录，准确记录档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、日期等信息，建立元数据库。3.数据存储将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）系统功能1.档案管理模块实现档案的分类管理、著录标引、整理编目、保管期限划分等功能，对档案实体和电子档案进行一体化管理。2.检索利用模块提供多种检索方式，如题名检索、关键词检索、分类检索等，方便利用者快速查找所需档案信息。同时，支持在线查阅、借阅申请、复制申请等功能，实现档案的远程利用。3.统计分析模块对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为学校档案管理决策提供数据支持。4.安全管理模块设置用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，保障档案信息系统的安全