会议室座椅管理制度规范

PAGE会议室座椅管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司会议室座椅的管理，确保座椅的正常使用，提高会议室的使用效率，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室座椅的管理，包括但不限于各部门会议室、多功能会议室、培训室等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司会议室座椅由行政部门统一负责管理，确保资源的合理配置和有效利用。2.规范使用原则：使用人员应按照规定的程序和要求使用会议室座椅，爱护座椅，不得随意损坏或丢失。3.定期维护原则：行政部门应定期对会议室座椅进行检查、维护和保养，确保座椅的正常使用和良好状态。二、座椅采购与配置（一）采购需求1.各部门根据实际工作需要，提前向行政部门提交会议室座椅采购申请，申请内容应包括座椅数量、规格、材质等要求。2.行政部门结合公司整体规划和预算安排，对各部门的采购申请进行审核和汇总，制定年度会议室座椅采购计划。（二）采购流程1.行政部门根据采购计划，通过招标、询价等方式选择合格的供应商进行采购。在采购过程中，应严格按照相关法律法规和公司采购制度的要求，确保采购程序合法、合规。2.采购合同应明确座椅的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。（三）配置标准1.根据会议室的大小和使用功能，合理配置座椅数量和规格。一般情况下，小型会议室可配置610人座的会议桌椅，中型会议室可配置1020人座的会议桌椅，大型会议室可配置20人以上座的会议桌椅。2.座椅的材质应根据会议室的档次和使用需求进行选择，一般可选用木质、皮质、布艺等材质的座椅，确保座椅的舒适性和耐用性。三、座椅使用与管理（一）使用预约1.各部门如需使用会议室，应提前通过公司内部办公系统或电话向行政部门预约，预约内容应包括会议室名称、使用时间、参会人数等信息。2.行政部门根据各部门的预约情况，合理安排会议室的使用，并及时通知相关部门。如遇会议室冲突或其他特殊情况，行政部门应及时与预约部门沟通协调，重新安排使用时间。（二）使用登记1.使用人员在进入会议室前，应到行政部门进行登记，领取会议室钥匙，并在使用登记表上签字确认。2.使用登记表应记录会议室名称、使用时间、参会人数、使用人员姓名、部门等信息，以便于管理和查询。（三）使用规范1.使用人员应按照预约时间准时进入会议室，不得擅自更改使用时间。如因特殊情况需要提前或推迟使用时间，应提前通知行政部门。2.使用人员应爱护会议室座椅，不得随意挪动、拆卸、损坏座椅。如发现座椅有损坏或故障，应及时向行政部门报告。3.使用人员应保持会议室的整洁卫生，使用完毕后，应将座椅摆放整齐，清理会议室桌面和地面，关闭会议室门窗和电器设备。（四）借用管理1.因工作需要借用会议室座椅的部门或个人，应提前向行政部门提交借用申请，说明借用原因、借用时间、借用数量等信息。2.行政部门根据实际情况进行审核，如同意借用，应办理借用手续，并告知借用人员相关注意事项。3.借用人员应按照规定的时间归还借用的会议室座椅，如有损坏或丢失，应照价赔偿。四、座椅维护与保养（一）日常维护1.行政部门应安排专人负责会议室座椅的日常清洁和维护工作，定期对座椅进行擦拭、吸尘，保持座椅的干净整洁。2.定期检查座椅的螺丝、螺母等连接件是否松动，如有松动应及时拧紧。检查座椅的扶手、靠背、坐垫等部件是否有损坏，如有损坏应及时维修或更换。（二）定期保养1.根据座椅的材质和使用情况，定期对座椅进行保养。如木质座椅应定期打蜡，皮质座椅应定期清洁和保养，布艺座椅应定期清洗等。2.定期邀请专业的家具维修人员对会议室座椅进行全面检查和维护，及时发现和解决潜在的问题，延长座椅的使用寿命。（三）维修与更换1.当会议室座椅出现故障或损坏时，使用人员应及时向行政部门报告。行政部门应根据故障情况，安排维修人员进行维修。如维修成本过高或座椅使用年限过长无法维修，应及时申请更换新的座椅。2.更换新的会议室座椅时，行政部门应按照采购流程进行采购，并确保新座椅的规格、质量等符合要求。五、违规处理（一）违规行为1.未经行政部门同意，擅自使用会议室座椅。2.擅自更改会议室座椅的配置或布局。3.故意损坏会议室座椅或因使用不当导致座椅损坏。4.未按照规定时间归还借用的会议室座椅。5.在会议室座椅上乱涂乱画、张贴广告等。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并要求违规人员立即改正。2.对于多次违规或情节严重的行为，行政部门将视情节轻重给予相应的处罚，如罚款、限制使用会议室等。3.因违规行为导致会议室座椅损坏或丢失的，违规人员应照价赔偿。六、监督与检查（一）监督机制1.行政部门负责对会议室座椅的使用和管理情况进行日常监督检查，及时发现和纠正违规行为。2.公司设立意见箱，接受员工对会议室座椅管理的意见和建议，行政部门应定期对意见箱进行查看和回复。（二）检查内容1.检查会议室座椅的使用登记情况，是否按照规定进行预约、登记和使用。2.检查会议室座椅的使用规范情况，是否爱护座椅，保持会议室整洁卫生。3.检查会议室座椅的维护保养情况，是否定期进行清洁、检查和保养。4.检查会议室座椅的维修与更换情况，是否及时维修和更换损坏的座椅。（三）检查频率行政部门应定期对会议室座椅进行检查，每月至少进行一次全面检查，并做好检查记录。对于重点会议室或使用频率较高的会