业委会工作档案管理制度

PAGE业委会工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强业主委员会（以下简称“业委会”）工作档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高业委会工作效率和服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本小区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本小区业主委员会的各类档案管理工作，包括但不限于会议记录、决议文件、业主信息资料、物业合同及相关文件、财务收支记录、维修基金使用记录、投诉处理档案等。（三）管理原则1.集中统一原则：业委会档案由专人负责集中管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映业委会工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案资料泄露、损毁和丢失。4.便于利用原则：档案管理应便于查阅、检索和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）业委会主任职责1.全面负责业委会档案管理工作，监督制度的执行情况。2.审批重要档案的保管、销毁等处理意见。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等具体工作。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。3.按照规定对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。4.严格遵守档案安全保密制度，防止档案丢失、损坏和泄露。（三）其他委员职责1.积极配合档案管理人员做好档案资料的收集工作，及时将工作中形成的各类文件、资料移交档案管理人员。2.在查阅、借阅档案时，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业委会会议记录、决议、纪要等文件。2.业主大会相关文件，包括会议通知、议程、决议、投票结果等。3.与物业公司签订的各类合同、协议及其补充文件。4.业主信息资料，如业主登记表、联系方式、房屋面积等。5.物业维修基金使用申请、审批文件及相关记录。6.小区公共收益收支记录，包括收入来源、支出明细等。7.业主投诉、建议及处理情况记录。8.小区公共设施设备档案，如设备清单、维修保养记录、更新改造资料等。9.与政府部门、社区等相关单位往来文件。10.其他与业委会工作相关的重要文件、资料。（二）收集要求1.各委员及相关工作人员应及时将工作中形成的文件、资料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅。4.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类1.会议档案：包括业委会会议、业主大会等各类会议的相关文件。2.合同档案：与物业公司及其他相关单位签订的合同、协议。3.业主档案：业主基本信息、联系方式、房屋信息等资料。4.财务档案：物业维修基金使用记录、公共收益收支记录等。5.设施设备档案：小区公共设施设备的相关资料。6.投诉处理档案：业主投诉、建议及处理情况记录。7.其他档案：不属于以上分类的其他重要文件、资料。（二）编号1.采用数字编号方式，每个类别从01开始依次编号。2.例如，会议档案编号为HY01，合同档案编号为HT01，以此类推。3.每份具体档案在所属类别编号后加上顺序号，如HY01001表示会议档案中的第一份文件。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及小区重大权益、重要决策、长期具有查考利用价值的档案，如业委会成立及换届选举文件、小区规划变更文件、重大维修改造项目资料等。2.定期保管：30年保管期限：一般的会议记录、决议文件、业主大会相关文件等，保存期限为30年。10年保管期限：物业合同执行期内的相关文件、公共收益收支记录等，保存期限为10年。5年保管期限：业主投诉处理档案、短期的设施设备维修记录等，保存期限为5年。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜，按照档案类别和编号顺序存放。档案柜应标识清晰，便于查找。2.电子档案：采用光盘或移动硬盘等存储介质进行备份，存储在专门的电子档案存储设备中，并建立电子档案目录索引，便于检索。同时，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，如灭火器消防器材、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.业委会成员、业主代表及相关工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。2.档案管理人员根据申请表进行审核，经业委会主任批准后，方可提供查阅服务。3.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案。4.查阅完毕后，档案管理人员应及时将档案归还原位，并做好查阅记录。（二）借阅1.外单位人员因特殊原因需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等。2.经业委会主任批准后，档案管理人员与借阅人办理借阅手续，明确双方责任。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复印或拍照。5.借阅期满，借阅人应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及业主个人隐私、商业秘密等敏感信息档案，应采取特殊的保密措施。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应对查阅、借阅人员进行保密提醒，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.定期对档案进行安全检查，发现隐患及时整改。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理人员提出销毁意见，填写《档案鉴定销毁申请表》。2.业委会组织相关人员组成鉴定小组，对申请销毁的档案进行审核鉴定。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合评估档案是否仍需保存。3.鉴定小组出具鉴定意见，经业委会主任批准后，确定是否予以销毁。（二）销毁1.对于批准销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案名称、