江汉区档案管理制度

PAGE江汉区档案管理制度一、总则（一）目的为加强江汉区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江汉区各机关、团体、企事业单位及其他组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：各单位的档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理本单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门江汉区设立专门的档案管理部门，负责全区档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和业务培训等工作。（二）各单位档案管理职责1.设立档案管理岗位：各单位应明确档案管理岗位，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.制定档案管理制度：各单位应根据本制度，结合自身实际情况，制定本单位的档案管理制度，并报江汉区档案管理部门备案。3.开展档案业务工作：各单位档案管理人员应按照档案管理的有关规定和要求，认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等基础工作，确保档案的质量。4.提供档案利用服务：各单位应积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务，严格执行档案利用审批制度，确保档案的安全。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.文书档案：包括本单位在工作活动中形成的各种文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议等。2.科技档案：包括本单位在科研、生产、建设等活动中形成的项目立项、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、实验数据、验收报告等。3.会计档案：包括本单位在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案：包括本单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、福利、培训、专业技术职务评聘以及党团组织关系等方面的文件材料。5.声像档案：包括本单位在工作活动中形成的照片、录音、录像等。6.电子档案：包括本单位在办公自动化过程中形成的电子文件、数据库、网页等。（二）收集要求1.及时收集：各单位档案管理人员应及时收集本单位在工作活动中形成的各类档案，确保档案的时效性。2.完整齐全：收集的档案应齐全完整，不得遗漏重要文件材料。3.真实准确：档案内容应真实反映本单位工作活动的实际情况，不得虚假、歪曲。（三）归档时间1.文书档案：一般应在次年上半年归档。2.科技档案：项目完成后，应在三个月内归档。3.会计档案：会计年度终了后，暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。4.人事档案：工作人员离职后，应在一个月内将其档案移交本单位档案管理部门。5.声像档案：应在活动结束后及时整理归档。6.电子档案：应定期备份，并按照规定的时间和要求进行归档。（四）归档程序1.整理分类：档案管理人员应按照档案的形成规律和特点，对收集到的数据进行整理分类，确保档案的系统性和逻辑性。2.编号编目：对整理好的档案进行编号编目，编制档案目录、索引等检索工具，便于档案的查找和利用。3.装订装盒：将档案材料按照规定的格式和要求进行装订装盒，确保档案的整齐美观和安全保管。4.移交归档：档案整理完毕后，应及时移交本单位档案管理部门进行归档，并办理移交手续。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律：按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行整理，保持文件材料之间的有机联系。2.便于保管和利用：整理档案应便于档案的保管、查阅和利用，提高档案管理的效率和质量。（二）分类方法1.文书档案：采用年度保管期限机构（问题）分类法。即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.科技档案：根据科技档案的性质和特点，采用项目分类法，即将科技档案按项目进行分类，每个项目下再按专业、阶段等进行细分。3.会计档案：按照会计档案的种类进行分类，如会计凭证类、会计账簿类、财务报表类等。4.人事档案：按照人事档案的内容和管理要求，分为履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资福利材料、任免材料等十大类。5.声像档案：根据声像档案的载体和内容，分为照片档案、录音档案、录像档案等，并按照时间顺序或内容主题进行分类。（三）分类编号1.文书档案：年度采用公元纪年，保管期限分别用“永久”、“长期”（1650年）、“短期”（15年以下）表示，机构（问题）用阿拉伯数字编号。例如：2023年永久01表示2023年形成的永久类第1个机构（问题）的档案。2.科技档案：项目编号采用项目名称的汉语拼音首字母缩写加阿拉伯数字组成，如“江汉区XX项目”可编号为“JHQXXXM”，项目下的专业、阶段等再用阿拉伯数字细分。3.会计档案：按照会计档案的分类顺序，依次编号。例如：会计凭证类编号为1，会计账簿类编号为2，财务报表类编号为3等。4.人事档案：每类材料按照顺序编号，如履历材料编号为1，自传材料编号为2等。5.声像档案：照片档案编号为ZP+拍摄时间+序号，录音档案编号为LY+录制时间+序号，录像档案编号为LX+录制时间+序号。（四）档号编制档号是档案的唯一标识，由全宗号、目录号、案卷号、件号等组成。1.全宗号：由江汉区档案管理部门统一编制，用于区分不同的立档单位。2.目录号：根据档案分类方案，对每一类档案编制目录号，用于区分不同类别的档案目录。3.案卷号：在每一类档案目录下，对整理好的案卷依次编号。4.件号：对于文书档案中的单件文件，在案卷内依次编号。档号的编制应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，确保档号的准确性和规范性。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案库房：各单位应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.温湿度控制：档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.安全防护设施：档案库房应配备消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备等安全防护设施，确保档案的安全。（二）档案装具1.档案架：应选用坚固耐用、便于通风和搬运的档案架，并按照档案分类顺序排列，便于档案的存放和查找。2.档案盒：应选用符合国家标准的档案盒，档案盒应标明全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限等信息。3.卷皮：文书档案应使用统一规格的卷皮，卷皮应标明卷内文件的题名、日期、保管期限等信息。（三）档案保管期限1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限为1650年。3.短期保管：凡是反映本单位一般工作活动，但在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，应短期保管。保管期限为15年以下。（四）档案鉴定与销毁1.鉴定工作：各单位应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.销毁程序：经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，报本单位分管领导审批后，由两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁记录：销毁档案时，应做好记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁原因等，并存档备查。（五）档案的数字化1.数字化范围：各单位应根据实际情况，逐步推进档案的数字化工作，优先对重要、利用率高的档案进行数字化处理。2.数字化标准：档案数字化应遵循国家有关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全。3.数字化存储：数字化档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，确保数据的完整性和可用性。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本制度的规定，确保档案利用的合法性。2.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。3.有偿服务原则：对于提供档案利用服务，可根据实际情况收取一定的费用，但应严格按照物价部门核定的标准执行。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。2.借阅：对于确需借出档案的利用者，应严格履行借阅手续，经本单位分管领导审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案资料，档案管理人员应根据档案的保密级别和利用者的需求，提供相应的复制服务，并做好复制登记。（三）利用登记1.查阅登记：档案管理人员应建立查阅登记制度，对利用者的查阅时间、查阅内容、查阅目的等进行详细登记。2.借阅登记：借阅档案时，档案管理人员应填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称、数量、归还时间等信息。3.复制登记：复制档案时，档案管理人员应填写《档案复制登记表》，注明复制人姓名、单位、复制时间、复制档案名称、数量、用途等信息。（四）利用反馈1.意见收集：档案管理部门应定期收集利用者对档案利用工作的意见和建议，及时改进工作。2.效果跟踪：对于重要档案的利用情况，档案管理部门应进行跟踪，了解利用效果，为档案管理工作提供参考。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门人员职责1.统筹规划：负责制定全区档案管理工作的发展规划和年度计划，并组织实施。2.组织协调：协调各单位之间的档案管理工作，解决档案管理工作中存在的问题。。3.监督指导：对各单位的档案管理工作进行监督检查，指导各单位做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。4.业务培训：组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。5.档案收集：负责收集、整理、保管全区重要档案资料，建立全区档案数据库。（二）各单位档案管理人员职责1.档案收集：负责本单位档案的收集、整理工作，确保档案的齐全完整。2.档案整理：按照档案管理的有关规定和要求。对本单位档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的规范化、标准化。3.档案保管：负责本单位档案的保管工作，确保档案的安全。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.档案利用：积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务