文件档案管理制度与奖惩

PAGE文件档案管理制度与奖惩一、总则（一）目的为加强公司文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在文件档案管理方面的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保文件档案的系统性和完整性。2.真实性原则：文件档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的文件档案进行保密管理。4.便捷高效原则：建立科学合理的文件档案管理流程，提高文件档案的利用效率，为公司各项工作提供及时有效的支持。二、文件档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司文件档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类文件档案，包括纸质档案和电子档案。3.对文件档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保文件档案的规范化管理。4.建立文件档案检索系统，方便文件档案的查询和利用。5.定期对文件档案进行鉴定和销毁，确保文件档案的时效性和安全性。6.负责公司档案库房的管理，确保档案存放环境符合要求。7.对公司各部门文件档案管理工作进行指导和监督，定期组织检查和考核。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，并按规定时间移交公司档案管理部门。2.明确本部门兼职档案管理人员，负责本部门文件档案管理的日常工作。3.严格执行公司文件档案管理制度，确保本部门文件档案的安全和完整。4.积极配合公司档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。（三）员工职责1.严格遵守公司文件档案管理制度，妥善保管和使用本人在工作中形成的文件材料。2.及时将工作中形成的应归档文件材料移交本部门兼职档案管理人员。3.不得擅自销毁、涂改、伪造公司文件档案。三、文件管理（一）文件的起草与审核1.文件起草部门应根据工作需要，认真撰写文件内容，确保文件表述准确、逻辑清晰、格式规范。2.文件起草完成后，应按照公司内部审批流程进行审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性等。3.涉及重要事项、重大决策或与公司利益密切相关的文件，须经公司领导班子集体审议通过。（二）文件的编号与印发1.经审核通过的文件，由档案管理部门进行编号登记。编号应遵循唯一性原则，便于文件的识别和管理。2.文件编号格式为：[公司简称][年份][序号]，例如：[XX公司][20XX][001]。3.根据文件印发范围，由档案管理部门负责文件的印制和发放工作。文件印制应确保质量清晰、格式统一。4.文件发放时，应填写《文件发放登记表》，详细记录文件名称、文号、发放部门、发放时间、签收人等信息。（三）文件的传阅与办理1.对于需要传阅的文件，档案管理部门应按照规定的传阅范围进行传递，并填写《文件传阅登记表》。传阅人应在规定时间内完成传阅，并签署姓名和日期。2.文件传阅过程中，如有批示、意见或办理要求，应及时反馈给文件起草部门或相关领导。3.文件承办部门或承办人应按照文件要求及时办理，并在规定时间内将办理结果反馈给档案管理部门。办理结果应附在原文件后一并归档。（四）文件的借阅与归还1.因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、文号、借阅时间、借阅用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对于涉及公司机密的文件，须经公司保密管理部门批准后方可借阅。3.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自转借、复印、涂改或损坏。如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。4.文件借阅期满后，借阅人应及时归还所借文件。档案管理部门应对归还的文件进行检查，如发现文件有损坏或丢失情况，应追究借阅人的责任。四、档案管理（一）档案的分类与归档1.公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案及其他专门档案等类别。2.文书档案主要包括公司在各项工作中形成的各类文件、报告、通知、决议等；科技档案包括公司科研项目、工程建设、设备仪器等方面的技术文件和资料；会计档案包括会计凭证、账簿、报表等；人事档案包括员工个人基本信息、工作经历、考核评价等资料。3.各部门应在每年年底前，将本部门当年形成的文件材料进行整理、分类，编制档案目录，移交公司档案管理部门归档。4.档案管理部门应对接收的档案进行进一步整理、编目，确保档案的系统性和完整性。档案应按照分类方案进行存放，便于查找和利用。（二）档案的整理与编目1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理包括对文件材料的装订、分类、编号、编目等工作。装订应整齐牢固，去除金属物；分类应准确合理，符合档案分类方案；编号应连续、清晰；编目应包括档号、题名、日期、保管期限等内容。3.档案编目应编制《档案目录》，详细记录档案的基本信息，包括档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等。《档案目录》应一式两份，一份随档案存放，一份单独成册，便于查阅。（三）档案的存储与保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全、整洁、有序。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列存放，便于查找和管理。对于重要档案和电子档案，应采取备份措施，确保档案的安全性。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施进行补救。（四）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.档案鉴定工作应成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导审批后，予以销毁。档案销毁应指定专人负责，在销毁前应对档案进行登记造册，销毁过程中应有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、奖惩（一）奖励1.在文件档案管理工作中，有下列表现之一的部门或个人，公司将给予表彰和奖励：严格遵守文件档案管理制度，积极维护文件档案的完整性、准确性和安全性，成绩显著的。在文件档案收集、整理、归档、利用等工作中，创新工作方法，提高工作效率，为公司做出突出贡献的。及时发现并纠正文件档案管理中的错误或问题，避免公司遭受重大损失的。对公司文件档案管理工作提出合理化建议，被公司采纳并取得良好效果的。2.奖励方式包括：通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。（二）惩罚1.违反本制度规定，有下列行为之一的部门或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处罚：未按规定及时收集、整理、归档文件材料，导致文件档案丢失或损坏的。擅自销毁、涂改、伪造公司文件档案的。违反文件档案保密规定，泄露公司机密信息