黄州档案管理制度

PAGE黄州档案管理制度一、总则（一）目的为加强黄州档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为黄州的各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于黄州辖区内所有机关、团体、企事业单位及其他社会组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则黄州档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集、整理和保存各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全与保密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门黄州设立专门的档案管理部门，负责统筹协调全区档案管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策。2.制定和完善黄州档案管理制度，并组织实施。3.指导、监督和检查辖区内各单位的档案管理工作。4.负责接收、整理、保管和提供利用黄州重要档案。（二）各单位档案管理机构各机关、团体、企事业单位及其他社会组织应设立档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。其职责包括：1.贯彻执行黄州档案管理制度。2.负责本单位各类档案的日常管理工作。3.定期向黄州档案管理部门报送档案管理情况。4.积极配合黄州档案管理部门的工作，提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括收文、发文、请示、报告、会议记录、工作计划、总结等。2.科技档案收集本单位在科研、生产、工程建设等活动中形成的图纸、图表、技术文件、实验报告、成果鉴定材料等。3.人事档案收集本单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、党团组织关系等方面的文件材料。4.财务档案收集本单位的会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等财务文件材料。5.声像档案收集本单位在各项工作活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。6.电子档案收集本单位以电子形式存在的各类文件材料，包括电子公文、电子报表、数据库文件等。（二）收集要求1.各单位应明确档案收集的责任部门和责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案形成部门应在工作结束后及时将应归档的文件材料整理好，移交本单位档案管理机构。3.对于重要的档案材料，应实行双套制归档，即同时保存纸质档案和电子档案。（三）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等分类方法进行整理，编制归档文件目录。2.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立档案分类编号系统。3.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，建立个人档案信息库。4.财务档案按照会计档案管理的有关规定进行整理，装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。6.电子档案按照电子文件管理的有关规定进行整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案的保管（一）保管场所1.黄州档案管理部门应设立专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.各单位档案管理机构应根据本单位实际情况，设立档案库房或档案专柜，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.严格控制档案库房的温湿度，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘等工作，确保档案的安全。4.对档案进行定期检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。（三）档案的存储介质1.纸质档案应采用符合国家标准的档案专用纸张进行打印、书写，并使用档案专用装订材料进行装订。2.电子档案应存储在符合安全要求的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份。3.声像档案应存储在符合质量要求的存储介质上，如录像带、录音带、光盘等，并做好标识和保护。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，应按照有关规定办理手续。3.司法机关、行政执法机关因办案需要查阅、借阅档案，应按照法定程序办理手续。（二）利用手续1.本单位内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本单位档案，应提前向本单位档案管理机构提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围和时间等，经本单位分管领导批准后，办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政执法机关查阅、借阅档案，应出具相关的法律文书和介绍信，经本单位分管领导批准后，办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅档案应在档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理机构。2.借阅档案应办理借阅登记手续，明确借阅期限，借阅人应按时归还档案。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理机构负责人批准，并在指定的地点进行。4.利用档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合黄州实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织黄州成立档案鉴定委员会，负责对全区档案的鉴定工作进行指导和监督。各单位应成立档案鉴定小组，负责本单位档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.定期鉴定档案管理机构应定期对保管期满的档案进行鉴定，一般每五年进行一次。2.随时鉴定对涉及重大事件、重要活动、重要人物等档案，应随时进行鉴定。（四）销毁程序1.经过鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经本单位分管领导审核批准，并报黄州档案管理部门备案。3.档案销毁应在指定的场所进行，由两人以上监销，并在档案销毁清册上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理机构应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级档案管理部门报送档案统计报表，及时反映档案管理工作的动态。（二）移交工作1.各单位应按照国