农机推广站档案管理制度

PAGE农机推广站档案管理制度一、总则（一）目的为加强农机推广站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在农机推广工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农机推广站各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：档案由站综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映农机推广工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是农机推广站档案管理的职能部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本站档案管理制度并组织实施。2.负责全站各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计档案资料。3.对档案进行鉴定，定期销毁已失去保存价值的档案。4.编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为农机推广工作提供服务。5.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。6.对各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉农机推广业务，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。2.对档案进行登记、上架、保管，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。3.根据利用者的需求，提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。4.协助综合档案室主任做好档案的鉴定、统计和销毁等工作。（三）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，定期移交综合档案室。2.按照档案管理要求，对本部门的文件材料进行初步整理，确保文件材料的齐全、完整。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与农机推广工作有关的文件、指示、通知等。2.本站制定的规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等。3.农机推广项目的申报材料、实施方案、技术报告、验收报告等。4.农机产品的试验、示范、推广资料，包括产品说明书、技术参数、用户反馈等。5.培训教材、宣传资料、会议记录、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，定期移交综合档案室。2.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、科技文件材料类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等，便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等。（二）档案上架1.档案应按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于鉴定和销毁。3.对电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，异地存放。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本站主要职能活动和历史面貌的，对本站、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对本站工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案保管检查1.档案管理人员应定期对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行数据备份，检查存储介质的状态，确保数据安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室主任担任组长，各部门兼职档案员和相关业务人员为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案的题名、编号、日期、保管期限等。2.经站领导审批后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。3.对销毁的档案应进行登记，记录销毁的时间、地点、档案名称等信息。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录。2.每年对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计年报。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报。2.档案统计报表应按照规定的格式和时间上报。七、档案的利用（一）利用范围1.本站工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等。2.查阅档案一般应在综合档案室进行，如需借出，应经综合档案室主任批准，并办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。（三）利用服务1.档案管理人员应积极为利用者提供档案查阅、借阅服务，及时准确地查找所需档案。