小区档案室管理制度

PAGE小区档案室管理制度一、总则（一）目的为加强小区档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于小区内各类档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：小区档案室对各类档案资料实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映小区建设、管理等各项工作的实际情况，保证档案的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为小区各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善小区档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理小区各类档案资料，建立健全档案管理台账。3.负责档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等具体工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。6.对小区各部门的档案管理工作进行指导和监督。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.配合档案室做好档案资料的查阅、利用等工作。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或转借档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.小区规划建设档案：包括小区规划设计方案、建设用地批准文件、建设工程规划许可证、施工许可证、竣工验收备案表等。2.物业管理档案：包括物业服务合同、业主档案、房屋维修记录、设施设备台账、环境卫生管理记录、安全保卫记录等。3.小区文化活动档案：包括各类文化活动方案、活动照片、视频等资料。4.其他与小区管理相关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的档案资料，并确保资料的齐全、完整。2.对于重要的档案资料，应一式两份，一份由产生部门留存，一份及时移交档案室。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为综合管理类、规划建设类、物业管理类、文化活动类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门将整理好的档案资料移交档案室时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交时间等信息。2.档案室对移交的档案进行核对、验收，无误后办理签收手续，并按照档案分类进行归档。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映小区历史沿革、重要决策、重大事件等具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括小区规划建设、物业管理等方面的重要档案。短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如一般性的文件、报表等。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和小区实际情况进行综合判断。（三）保管要求1.档案室应配备专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.小区内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可到档案室查阅。2.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明材料，经小区管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案室办理查阅登记手续，领取档案查阅证。3.档案室工作人员根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。如需复印或摘录档案资料，应经档案室工作人员同意，并办理相关手续。（三）利用规定1.档案资料仅供查阅人员在规定的范围内使用，不得用于其他目的。2.查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、标记或撕毁档案。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案室，并办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案室定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经小区管理部门负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁后，应将档案销毁清单归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立小区档案管理信息系统，实现档案资料的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。2.通过信息化手段，实现档案的远程查阅和利用，为小区管理提供便捷的服务。（二）数据录入与维护1.档案室应安排专人负责档案管理信息系统的数据录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统的数据进行维护和更新，保证系统数据与实际档案资料的一致性。（三）安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权