广告业务档案保存制度

PAGE广告业务档案保存制度一、总则（一）目的为加强公司广告业务档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于广告业务的查询、统计、分析以及为公司决策提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及广告业务的各个部门，包括但不限于市场部、策划部、设计部、媒介部等在广告业务开展过程中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构或指定专人负责广告业务档案的集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案内容应真实反映广告业务的实际情况，确保档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则根据广告业务的特点和档案内容的性质，进行科学合理的分类，便于档案的整理、存储和检索。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部门，负责广告业务档案的日常管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅等工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善广告业务档案管理制度，并组织实施。2.指导各部门做好广告业务档案的收集、整理工作，确保档案资料的齐全、完整。3.对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，建立档案目录和索引，便于查询和利用。4.负责档案的存储保管工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。5.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅服务，并做好查阅记录。6.对档案的利用情况进行统计分析，为公司的决策提供参考依据。7.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对过期、无用的档案进行清理和销毁。（三）各部门职责1.各部门应明确专人负责本部门广告业务档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料及时、准确地提交给档案管理部门。2.在广告业务开展过程中，各部门应妥善保管好本部门形成的各类档案资料，不得擅自销毁或丢失。3.积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理部门的要求提供相关档案资料，协助做好档案的查阅、统计等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.市场调研资料包括市场调研报告、行业动态分析、竞争对手资料等。2.广告策划方案包括广告策划书、创意脚本、广告策略等。3.设计资料包括广告设计初稿、修改稿、定稿等，以及设计过程中涉及的图片、文字、音频、视频等素材。4.媒介资料包括媒介投放计划、媒介合同、媒介监测报告等。5.广告制作资料包括广告制作合同、制作过程中的相关文件、样片等。6.广告投放效果评估资料包括广告投放后的销售数据、市场反馈、受众调查等资料。7.客户资料包括客户基本信息、合作协议、沟通记录等。8.其他与广告业务相关的资料如广告活动策划方案、广告奖项申报资料等。（二）收集要求1.各部门应在广告业务完成或阶段性工作结束后，及时将相关档案资料收集整理，并移交至档案管理部门。2.档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，确保档案的真实性和有效性。3.对于电子档案资料，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并按照规定进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类根据档案资料的性质和内容，将广告业务档案分为市场调研类、广告策划类、设计类、媒介类、广告制作类、广告投放效果评估类、客户类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.装订将纸质档案资料按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护档案资料的完整性，不得随意裁剪或损坏。4.编目建立档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。同时，为便于查询，还应建立档案索引，索引可采用分类索引、主题索引等方式。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门将整理好的档案资料移交至档案管理部门，档案管理部门进行核对验收。2.核对无误后，档案管理人员按照档案分类编号的要求，将档案资料归入相应的档案类别中，并在档案目录和索引中进行登记。3.对于电子档案资料，档案管理人员应将其存储至指定的存储介质中，并按照规定进行命名和分类存储，同时建立电子档案目录和索引。（二）保管期限1.广告业务档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为13年，主要包括广告投放过程中的临时性文件、一般性市场调研资料等。中期档案保管期限为310年，包括广告策划方案、设计资料、媒介投放计划等。长期档案保管期限为10年以上，主要为广告投放效果评估资料、客户资料、重要广告活动策划方案等。2.档案保管期限的确定应根据国家有关法律法规和公司实际情况进行综合考虑，确保档案资料在规定期限内具有保存价值。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案应分类存放，并按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应采用光盘、磁带、硬盘等存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.对于重要的档案资料，可采用纸质档案与电子档案同时保存的方式，以防止因存储介质损坏等原因导致档案丢失。（四）档案保管的检查与维护1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的存储环境、档案资料的完整性、档案的编号和目录索引等。2.发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或复制，确保档案的安全和完整。3.根据档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定，确定是否需要继续保存。对于不需要继续保存的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅广告业务档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要商业信息的档案，查阅申请人应经公司分管领导签字批准后方可查阅。3.外部单位因工作需要查阅公司广告业务档案的，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经公司法定代表人或授权代表签字批准后，并在档案管理部门指定人员的陪同下进行查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人提交《档案查阅申请表》后，档案管理部门对申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准。2.档案管理人员根据查阅申请表的要求，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案资料带出档案管理部门。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案资料的完整。（三）利用限制1.查阅和利用广告业务档案时，应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，不得泄露档案中的机密信息。2.档案资料仅供查阅申请人在申请范围内使用，不得擅自转借、转让或用于其他目的。如需将档案资料用于其他用途，应重新办理审批手续。3.涉及公司商业秘密的档案资料，未经公司书面同意，查阅人员不得向任何第三方披露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.档案的鉴定应根据档案的保管期限、重要性、使用价值等因素进行综合考虑。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，可予以销毁。3.在鉴定过程中，如发现档案仍具有一定的参考价值或涉及法律纠纷等情况，应延长其保管期限或另行妥善保管。（三）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的鉴定意见，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司分管领导签字批准后，