电力工程档案管理制度

PAGE电力工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强电力工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为电力工程建设、生产运营、维护检修及技术改造等提供可靠的依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所承担的各类电力工程项目，包括新建、扩建、改建的发电工程、输电工程、变电工程等，以及相关的技术改造、检修维护项目。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《电力工程建设项目档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则公司设立统一的档案管理机构，负责全公司电力工程档案工作的领导和指导；各工程项目部、专业部门及基层单位负责本部门职责范围内电力工程档案的收集、整理、归档和保管工作，接受公司档案管理机构的监督和检查。2.全过程管理原则电力工程档案管理贯穿于工程建设的全过程，从项目前期规划、可行性研究、设计、施工、调试到竣工验收、生产运营等各个环节，均应同步进行档案的形成、积累和整理工作。3.真实性、完整性、准确性原则电力工程档案应如实反映工程建设的实际情况，内容完整、准确，数据可靠，图物相符，签字盖章手续完备。4.有效利用原则建立健全档案利用机制，充分发挥档案在工程建设、生产运营、技术创新等方面的作用，提高档案的利用效率和价值。二、档案管理机构及职责（一）公司档案管理机构公司设立档案管理部门，作为全公司电力工程档案管理的归口部门，负责制定和完善电力工程档案管理制度，指导、监督和检查各部门的档案管理工作，集中统一管理公司重要的电力工程档案。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司电力工程档案管理的规章制度和业务规范。2.负责组织、协调和指导公司各部门开展电力工程档案的收集、整理、归档和保管工作，对工程项目档案管理工作进行全过程监督和检查。3.负责接收、审核和保管公司重要电力工程项目的档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理，为公司提供档案查阅、借阅等服务。4.组织开展档案业务培训和学术交流活动，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。5.参与公司电力工程建设项目的竣工验收工作，对档案资料的完整性、准确性进行审查，出具档案验收意见。6.负责向国家有关部门和上级单位报送公司电力工程档案资料，接受档案行政管理部门的监督和指导。（二）工程项目部档案管理职责项目1.成立以项目经理为组长的档案管理工作领导小组，负责本工程项目档案管理工作的组织领导和协调。2.配备专（兼）职档案管理人员，负责本工程项目档案的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的及时、准确和完整。3.组织本工程项目各参建单位学习和贯彻执行公司档案管理制度，明确各单位在档案管理工作中的职责和分工，督促各单位做好档案的形成、积累和整理工作。4.负责对本工程项目各参建单位档案管理工作进行检查和指导，定期召开档案管理工作会议，及时解决档案管理工作中存在的问题。5.按照公司档案管理要求，组织编制本工程项目档案分类大纲和编号方案，对档案进行科学分类和编号，确保档案管理的规范化和标准化。6.在工程项目建设过程中，及时收集、整理项目前期文件、施工文件、调试文件、竣工图等各类档案资料，做到随工程进度同步归档。对重要文件和关键资料，要进行重点跟踪和管理，确保其完整、准确。7.负责组织本工程项目档案的预验收工作，对档案资料进行全面自查，发现问题及时整改，确保档案质量符合验收要求。8.在工程项目竣工验收前，将整理好的档案资料移交公司档案管理部门审查和保管。（三）专业部门档案管理职责1.负责本专业电力工程项目档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的专业性和完整性。2.指导本专业工程项目部做好档案管理工作，对工程项目部提交的档案资料进行审核和把关，提出修改意见和建议。3.参与本专业电力工程项目的竣工验收工作，对档案资料中涉及本专业的内容进行审查，确保档案资料与工程实际相符。4.负责保管和维护本专业电力工程项目的档案资料，建立本专业档案台账，定期对档案进行清查和核对，确保档案的安全和完整。5.根据公司档案管理要求，配合公司档案管理部门做好本专业档案的信息化录入和管理工作，提高档案利用效率。（四）基层单位档案管理职责1.负责本单位所承担电力工程项目档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的真实性和完整性。2.按照公司档案管理规定，及时将本单位形成的电力工程档案资料移交公司档案管理部门或工程项目部。3.协助工程项目部做好档案管理工作，提供必要的档案资源和技术支持。4.负责保管和利用本单位留存的电力工程档案资料，为单位的生产运营、技术改造等工作提供服务。三、档案形成与收集（一）项目前期文件1.项目立项批复文件、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等，由项目管理部门负责收集。2.工程勘察、设计文件，包括地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等，由勘察设计单位按照合同要求提交给项目管理部门，项目管理部门负责收集整理。3.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等，由招标管理部门负责收集归档。（二）施工文件1.施工单位应按照合同要求，在工程建设过程中及时形成和积累施工文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。2.监理单位负责对施工文件进行审核和监督，形成监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。3.项目管理部门应督促施工单位和监理单位及时整理施工文件和监理文件，并定期进行检查和收集。（三）调试文件1.调试单位在设备调试过程中应形成调试大纲、调试记录、调试报告等文件，及时提交给项目管理部门。2.项目管理部门负责收集整理调试文件，并与施工文件、监理文件等一并归档。（四）竣工图1.施工单位应在工程竣工验收前，按照实际完成情况绘制竣工图，竣工图应加盖竣工图章，并由编制人、审核人签字确认。2.竣工图的编制应符合国家和行业相关标准要求，做到图物相符、数据准确、签字盖章齐全。3.项目管理部门负责组织竣工图的审核和整理工作，确保竣工图的质量和完整性。竣工图审核合格后，由项目管理部门移交公司档案管理部门归档。（五）其他文件1.工程建设过程中形成的各类会议纪要、协议、合同、来往信函等文件，由相关部门或单位负责收集整理，移交项目管理部门归档。2.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、质量监督报告、安全评价报告、消防验收意见等，由项目管理部门负责收集整理，在竣工验收后及时移交公司档案管理部门。四、档案整理与归档（一）整理原则1.遵循电力工程建设项目的内在规律和档案形成特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照电力工程档案分类大纲和编号方案进行分类整理，确保档案分类科学、编号规范。3.对纸质档案和电子档案应进行同步整理，保证两者内容一致、相互对应。（二）分类方法电力工程档案按照工程项目前期文件、施工文件、调试文件、竣工图、生产运营文件等进行一级分类，在一级分类下再根据文件的性质、内容等进行二级分类和细化。具体分类如下：1.工程项目前期文件立项批复文件可行性研究报告环境影响评价报告项目核准文件工程勘察、设计文件招投标文件2.施工文件施工管理文件施工技术文件施工物资文件施工记录文件施工质量验收文件3.调试文件调试大纲调试记录调试报告4.竣工图建筑竣工图结构竣工图电气竣工图热控竣工图其他专业竣工图5.生产运营文件设备运行维护记录设备检修文件技术改造文件生产报表及统计资料（三）编号方案电力工程档案编号采用“项目代码+分类号+流水号”的方式，具体如下：1.项目代码：按照公司统一规定的项目编码规则编制，用于标识电力工程项目。2.分类号：根据档案分类大纲，采用大写字母和数字相结合的方式表示档案的类别，如“A”表示工程项目前期文件，“B”表示施工文件，“C”表示调试文件，“D”表示竣工图，“E”表示生产运营文件等。在分类号后根据二级分类进一步细分，如“B1”表示施工管理文件，“B2”表示施工技术文件等。3.流水号：按照档案形成的时间顺序或重要程度等进行编号，用阿拉伯数字表示，位数根据实际情况确定。（四）归档要求1.工程项目部应在工程竣工验收前，将整理好的档案资料移交公司档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。纸质档案应采用耐久性强的书写材料书写或打印，电子档案应存储在符合长期保存要求的载体上，并确保数据的准确性和完整性。3.归档的档案应按照分类要求进行组卷，卷内文件应排列有序，编目准确。卷内文件应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。4.档案移交清单应一式两份，一份由公司档案管理部门留存，一份由工程项目部留存。档案移交清单应包括档案的类别、数量、编号、题名、日期等详细信息。五、档案保管与保护（一）保管场所公司档案管理部门应设立专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和利用。同时，应建立纸质档案台账，详细记录档案的入库、出库、借阅等情况。2.电子档案应按照存储载体的类型进行分类存储，建立电子档案数据库，对电子档案进行统一管理。电子档案应定期进行备份，备份存储载体应异地存放，确保数据的安全性。3.对重要的电力工程档案，应采用多种保管方式相结合的方法，如纸质档案与电子档案同时保存，原件与复印件分别保管等，以防止档案的损坏和丢失。（三）保护措施1.建立档案定期检查制度，公司档案管理部门应定期对档案进行清查和核对，检查档案的保管状况、完整性和准确性等，发现问题及时处理。2.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，制定安全管理制度，防止火灾、水灾、盗窃等事故的发生。3.做好档案的防虫、防潮、防霉等工作，在档案库房内放置防虫、防潮、防霉药品，定期对档案进行检查和清理，防止档案受到虫害、潮湿、霉变等损害。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的可读性和完整性。修复和复制档案应遵循相关的技术标准和规范要求，保证修复和复制后的档案质量。六、档案利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密、安全、高效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的利用价值，为公司的生产运营、工程建设、技术创新等工作提供支持。2.严格按照档案利用审批程序办理档案查阅、借阅手续，确保档案利用的合法性和规范性。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅电力工程档案的，可按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅公司电力工程档案的，应经公司主管领导批准，并按照公司相关规定办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自复制、转借或泄露档案内容。（三）利用方式1.查阅：公司内部人员查阅档案，可直接到公司档案管理部门查阅。查阅时应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。档案管理部门应根据查阅登记表提供档案，并在现场监督查阅情况。外单位人员查阅档案，应提前提交查阅申请，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.借阅：公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司档案管理部门审批。档案管理部门批准后，办理档案借阅手续，借阅人应在规定期限内归还档案。外单位人员借阅档案，除按照上述程序办理审批手续外，还应与公司签订保密协议，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、编号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对电力工程档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性，剔除失去保存价值的档案，优化档案资源结构。2.档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，充分考虑档案对公司生产运营、工程建设、技术创新等工作的历史凭证和参考作用。（