企业档案文件归档制度

PAGE企业档案文件归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案文件的归档管理。（三）原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、销毁档案。2.完整准确原则：归档的文件应齐全完整，内容真实准确，反映公司各项工作的实际情况。3.分类科学原则：按照文件的来源、时间、内容等特征进行科学分类，便于查找和利用。4.便于利用原则：建立完善的档案检索体系，提高档案的利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.负责制定和完善公司档案管理规章制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档工作。3.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、编目、装订、存储、检索、利用和销毁等工作。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.负责档案管理信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案文件的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向综合管理部移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的规范整理和安全保管。3.配合综合管理部做好档案的清查、盘点、利用等工作，及时提供所需的档案资料。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、信函等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告、审计决定书，税务申报、缴纳记录等。3.市场营销类：包括市场调研报告、分析报告，营销策划方案、活动方案，销售合同、订单，客户资料、市场信息等。4.生产管理类：包括生产计划、调度指令，生产工艺文件、操作规程，质量检验报告、不合格品处理记录，设备档案、维护记录等。5.技术研发类：包括研发项目立项报告、可行性研究报告，技术方案、设计图纸，实验记录、测试报告，专利申请文件、技术成果等。6.物资采购类：包括采购计划、采购合同，供应商资料、采购订单，物资验收报告、入库单等。7.质量管理类：包括质量方针、目标，质量手册、程序文件，质量检验标准、检验记录，质量事故处理报告等。8.安全环保类：包括安全管理制度、操作规程，安全检查记录、隐患排查治理记录，环境监测报告、污染防治措施等。9.法务合规类：包括法律事务处理文件、诉讼文书，合规审查报告、风险评估报告，合同审查意见、法律意见书等。10.其他类：不属于以上九类的其他档案文件。（二）编号规则档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.大类代码：采用两位数字表示，如行政管理类为“01”，财务审计类为“02”等。2.年度：采用四位数字表示，如“2023”表示2023年度。3.流水号：采用六位数字表示，从“000001”开始依次编号。例如，2023年度行政管理类的第一份档案编号为“012023000001”。四、档案归档要求（一）归档范围各部门应将在工作中形成的具有保存价值的文件材料，按照本制度的规定及时归档。具体归档范围如下：1.上级机关发来的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.本公司对外发出的文件、函件、报告、报表等。3.公司内部形成的各类文件，包括会议文件、工作计划、总结、规章制度、人事档案、财务报表等。4.公司在生产、经营、管理活动中形成的各类记录，如生产记录、质量检验记录、设备维护记录、采购合同、销售合同等。5.公司在技术研发、创新活动中形成的各类文件，如技术方案、设计图纸、实验报告、专利申请文件等。6.公司在安全、环保、法务等方面形成的各类文件，如安全管理制度、环境监测报告、法律事务处理文件等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）归档时间1.文书档案：应在次年上半年归档完毕。2.会计档案：按照国家有关会计档案管理的规定，在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部保管。3.其他专门档案：应在形成后及时归档，归档时间不得超过三个月。（三）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备。2.归档文件应按照分类方案进行分类整理，同一类别的文件应按照时间顺序排列。3.归档文件应编制页码，页号应连续、准确。4.归档文件应填写卷内文件目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号等内容。5.归档文件应装订整齐，采用三孔一线的方法装订，装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读。6.归档文件应编制备考表，备考表应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等内容。五、档案整理与编目（一）档案整理1.收集：各部门应指定专人负责档案文件的收集工作，确保文件不遗漏、不丢失。收集的文件应包括原件、复印件、电子文档等。2.分类：按照本制度规定的档案分类方案，对收集的文件进行分类。3.编号：对分类后的文件进行编号，编号应按照本制度规定的编号规则进行。4.编目：编制卷内文件目录、备考表等，填写应准确、完整。5.装订：对整理好的文件进行装订，装订应符合本制度规定的要求。（二）档案编目1.编制档案目录：档案管理人员应根据档案整理情况，编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级等内容。2.建立索引：建立档案索引，索引应包括档案编号、题名、关键词、分类号、存放位置等内容，以便快速查找和利用档案。3.编制电子档案目录：同时建立电子档案目录，将档案目录信息录入计算机系统，实现档案信息的数字化管理。六、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。档案应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份应采用异地备份的方式，确保数据的安全。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立相应的文件夹和文件名，便于查找和管理。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。3.档案管理人员应严格遵守档案借阅制度，未经批准不得擅自将档案带出库房。4.对电子档案应定期进行备份和维护，确保数据的安全和可用。七、档案检索与利用（一）检索工具1.编制档案目录：档案管理人员应根据档案整理情况，编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级等内容。2.建立索引：建立档案索引，索引应包括档案编号、题名、关键词、分类号、存放位置等内容，以便快速查找和利用档案。3.利用计算机系统：利用计算机系统建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和检索。档案管理人员应将档案目录信息录入计算机系统，并定期更新档案信息。（二）利用方式1.查阅：公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。档案管理人员应按照规定提供档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅：公司员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录、销毁档案。3.出具证明：公司员工因工作需要出具档案证明时，应填写《档案证明申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理出具证明手续。档案管理人员应根据档案内容如实出具证明，并加盖公司公章。（三）利用要求1.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，确保档案信息的安全。2.档案管理人员应认真做好档案利用登记工作，记录利用时间、利用人、利用目的、利用内容等信息。3.对涉及公司机密的档案，应严格控制利用范围，未经公司领导批准，不得擅自提供给外部单位或个人。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、价值等因素，确定其保管期限和销毁范围。2.综合分析法：结合公司的发展规划、业务特点、档案形成规律等因素，对档案进行综合分析，确定其保管期限和销毁范围。（四）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组根据鉴定结果，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级等内容。2.审批：档案销毁清册经