修订信贷档案管理制度

PAGE修订信贷档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司信贷档案管理，规范信贷业务操作流程，确保信贷档案的真实、完整、有效和安全，防范信贷风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有信贷业务档案的管理，包括但不限于贷款、保函、信用证等业务。（三）基本原则1.真实性原则：信贷档案应如实反映信贷业务的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖信贷业务从受理到结清全过程的各类文件资料，保证档案资料完整无缺。3.有效性原则：档案资料应具备法律效力，能够为信贷决策、管理及风险防范提供有效支持。4.安全性原则：采取有效措施确保信贷档案的安全，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。二、信贷档案的分类与编号（一）分类1.客户基本资料档案：包括借款人及保证人的营业执照、公司章程、法定代表人身份证明、财务报表、征信报告等。2.信贷业务审批档案：涵盖信贷业务申请书、调查报告、审批意见、合同文本等。3.贷后管理档案：如贷后检查报告、还款记录、逾期催收记录等。4.抵质押物档案：包括抵质押物清单、评估报告、权属证明、登记文件等。（二）编号为便于档案的查找和管理，对每一份信贷档案进行唯一编号。编号规则如下：1.年份代码：取年份的后两位数字，如“23”代表2023年。2.业务类型代码：根据不同信贷业务类型设定，如“DK”表示贷款，“BH”表示保函等。3.顺序号：按照档案生成的先后顺序依次编号，从001开始。例如，2023年的第一笔贷款档案编号为“23DK001”。三、信贷档案的收集与整理（一）收集要求1.业务部门应按照信贷业务流程，及时收集各类档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.对于外部提供的文件资料，如借款人的营业执照、产权证书等，应要求提供原件或加盖公章的复印件，并核对原件与复印件的一致性。3.涉及多部门协作的信贷业务，各部门应明确档案资料的交接责任，确保档案资料及时、准确地收集。（二）整理规范1.对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案类别和编号顺序依次排列。2.每份档案资料应编制目录，注明资料名称、日期、页码等信息，便于查找。3.对于纸张较大的文件，应进行折叠或裁剪，使其规格统一，便于装订。4.档案资料应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰、内容完整。对于手写的资料，应确保书写工整、字迹可辨。四、信贷档案的归档与保管（一）归档1.整理好的信贷档案应及时归档，由专人负责将档案资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门在接收档案时，应核对档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案，应及时退回业务部门补充完善。3.归档后的信贷档案应按照档案类别和编号顺序存放于专用档案柜中，确保存放有序，便于查找。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。防火方面，应安装火灾自动报警系统和灭火设备，定期检查维护，确保其正常运行。防潮方面，应保持档案保管场所的干燥通风，可配备除湿设备，防止档案受潮发霉。防虫方面，可放置防虫药品，定期检查档案，防止虫害侵蚀。防盗方面，应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范措施。2.信贷档案应按照规定的保管期限进行保管，保管期限分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为5年，适用于一些时效性较强、风险相对较低的信贷业务档案。中期档案保管期限为1０年，主要包括一般性的信贷业务档案。长期档案保管期限为15年以上，涉及重大信贷项目、存在较高风险的信贷业务档案等应长期保管。3.档案管理人员应定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。清查核对工作每年至少进行一次，并做好记录。五、信贷档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅信贷档案的，应填写《信贷档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应设立专门的查阅场所，为查阅人员提供必要的查阅条件。查阅人员应在规定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案资料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并由档案管理人员核对档案的完整性和准确性。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅信贷档案的，应填写《信贷档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人、风险管理部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于与借阅目的无关的其他用途。借阅期满后，应按时归还档案管理部门。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、信贷档案的保密与销毁（一）保密1.所有涉及信贷档案的工作人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得向无关人员泄露。2.在档案查阅、借阅过程中，查阅人员和借阅人员应严格遵守保密规定，不得私自复印档案资料或传播档案内容。3.档案管理人员应对档案保管场所的安全保密措施负责，防止档案资料的泄露。如发现档案资料有泄露迹象，应及时采取措施，并报告相关部门。（二）销毁1.信贷档案保管期满，需要销毁的，应由档案管理部门提出销毁申请，填写《信贷档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.经风险管理部门、审计部门审核同意，并报公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程合法合规，档案资料彻底销毁，不留任何痕迹。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应作为档案管理资料长期保存，以备查阅。七、信贷档案管理的监督与考核（一）监督1.风险管理部门负责对信贷档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.审计部门应不定期对信贷档案管理情况进行审计，重点检查档案管理的合规性、完整性和安全性。3.对于监督检查和审计过程中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。（二）考核1.建立信贷档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系。2.考核内容包括档案管理的规范性、准确性、完整性、及时性以及保密工作的执行情况等。3.根据考核结果对档案管理工作