县志办档案管理工作制度

PAGE县志办档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强县志办档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在县志编纂及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关档案管理规定，结合县志办实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县志办各科室在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则县志办档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的统筹管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映县志办各项工作的历史面貌，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集、整理与县志编纂及各项工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善县志办档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管县志办各类档案，确保档案的完整与安全。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等管理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。5.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.负责向县志办各科室提供档案利用服务，指导各科室做好文件材料的收集、整理和归档工作。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（二）各科室职责1.负责本科室文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将本科室整理好的文件材料移交综合档案室归档。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.积极配合综合档案室做好档案的查询、利用等工作，提供真实准确的档案利用信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.反映县志办工作职能活动的各类文件、会议记录、纪要、简报、总结、报告等。2.县志编纂过程中形成的各类资料，包括资料收集、整理、编纂、评审等环节的文件材料。3.与上级部门、其他单位的来往文件、函件、合同、协议等。4.干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。5.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。6.其他具有保存价值的文件材料，如照片、音像资料、实物等。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。3.对重要文件材料的收集，应进行登记，注明文件名称、来源、日期等信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。将每年形成的文件材料按照永久、长期、短期三种保管期限进行划分，然后按照机构或问题进行排列，编制档号。档号由全宗号、年度号、保管期限号、件号组成。2.县志编纂档案按照编纂阶段进行分类，如资料收集、初稿编写、评审修改等，每个阶段再按照文件材料的性质进行细分，分别整理归档。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，分为履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、其他材料等十大类，进行规范化整理。4.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，将会计凭证、账簿、报表等分别装订成册，按照年度顺序排列，编制会计档案保管清册。5.照片档案按照照片的形成时间、内容、重要程度等进行分类整理，注明照片的拍摄时间、地点、人物、事由等信息，同时冲洗纸质照片并进行编号，与数码照片一并归档。6.音像档案对录像带、录音带等音像资料进行整理，标注录制时间、内容、来源等信息，按照年度分类存放。7.实物档案对具有保存价值的实物，如荣誉证书、奖牌、奖杯等，进行登记造册，注明实物名称、颁发单位、颁发时间等信息，妥善保管。四、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备安全可靠的档案保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防磁等设施设备。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.选用符合标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.对不同类型的档案应使用相应的装具进行存放，如文书档案使用档案柜，照片档案使用相册或照片档案盒等。（三）档案存放1.按照档案的分类、编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.同一全宗的档案应集中存放，不同全宗的档案应分开存放。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据安全。（四）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.县志编纂档案应根据其重要程度和使用价值确定保管期限，一般与县志出版后的使用期限相适应。3.人事档案、财务档案等按照国家相关规定确定保管期限。（五）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、安全防护等情况。2.检查过程中发现问题应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对霉变档案进行消毒处理等。3.对检查情况应做好记录，发现的问题及处理情况应详细记载，并存档备查。五、档案利用（一）利用范围1.县志办工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、其他单位因工作需要查阅与县志办相关的档案。3.因学术研究、编史修志等需要查阅县志办档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，提交综合档案室。2.综合档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并提供相应档案。3.查阅档案时，查阅人员应在综合档案室指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。如需复印、摘抄档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定进行登记。（三）利用登记1.综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用效果等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计分析和跟踪管理。（四）档案借阅规定1.档案一般不外借，确因工作需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人、综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案内容。4.借阅人员归还档案时，综合档案室应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（五）保密规定1.查阅、利用档案过程中，查阅人员应严格遵守国家保密法律法规和档案保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、工作秘密和敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，严禁无关人员接触。3.综合档案室工作人员应对档案利用过程中的保密情况进行监督检查，发现问题及时处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、业务骨干及相关科室负责人组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合县志办档案的实际情况，准确判定档案的价值。2.从维护历史真实面貌出发，确保档案的完整性和系统性。3.严格掌握鉴定标准，避免随意销毁档案。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考同类档案的保管情况和利用需求，综合确定档案的保管期限。3.征求相关科室和人员的意见，确保鉴定结果的科学性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案名称、年度、保管期限、档号、数量等信息，并经档案鉴定工作小组负责人签字确认。3.将《档案销毁清册》报县志办领导审批，经批准后，按照规定进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁方式和时间。5.销毁后的档案应在《档案销毁清册》上注明“已销毁”字样，并将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案信息的收集、整理、存储、检索、利用效率，为县志编纂及各项工作提供更加便捷的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设选用适合县志办档案管理需求的档案管理软件，建立涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理系统。3.网络安全保障加强档案信息化管理系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保档案信息安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对电子档案进行分类、编号、著录，并建立电子档案目录数据库，方便检索利用。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.严格遵守电子档案管理的相关规定，对电子档案的操作权