幼儿园档案管理制度前言

PAGE幼儿园档案管理制度前言幼儿园档案管理工作是幼儿园管理的重要组成部分，它对于幼儿园的教育教学、行政管理、后勤保障等各项工作的开展都具有重要的参考价值和指导意义。为了加强幼儿园档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性和安全性，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本幼儿园的实际情况，特制定本档案管理制度。一、总则（一）目的本制度旨在规范幼儿园档案管理工作，建立健全档案管理体系，提高档案利用效率，为幼儿园的发展提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园各部门、各班级及全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园档案实行集中统一管理，由幼儿园档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则档案内容必须真实、准确、完整，如实反映幼儿园的各项工作和活动。3.完整性原则档案管理工作要涵盖幼儿园工作的各个方面，确保档案的全面性和系统性。4.保密性原则对涉及幼儿园机密和个人隐私的档案，要严格保密，防止泄露。5.方便利用原则档案管理要便于查找、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门幼儿园设立档案管理室，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家有关法律法规和行业标准，结合幼儿园实际情况，制定和完善档案管理制度。2.档案收集与整理负责收集、整理幼儿园各部门、各班级及教职工形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.档案保管负责档案的保管工作，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.档案利用负责档案的查阅、借阅和利用工作，为幼儿园的各项工作提供服务。5.档案统计与分析负责档案的统计和分析工作，及时掌握档案的数量、种类、利用情况等信息。6.档案信息化建设推进档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。7.指导与监督指导和监督幼儿园各部门、各班级的档案管理工作，确保档案管理工作的规范开展。三、档案分类与编号（一）档案分类幼儿园档案分为以下几大类：1.行政管理类包括幼儿园的规划、计划、总结、报告、通知、会议记录、规章制度等文件材料。2.教育教学类包括教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍档案等文件材料。3.师资队伍建设类包括教师的个人档案、培训记录、考核评价等文件材料。4.后勤管理类包括物资采购、财务管理、安全管理、卫生保健等文件材料。5.家园共育类包括家长委员会记录、家长会记录、家园联系手册等文件材料。6.其他类包括幼儿园的荣誉证书、照片、录像等文件材料。（二）档案编号为了便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体如下：1.行政管理类：XZ2.教育教学类：JY3.师资队伍建设类：SZ4.后勤管理类：HQ5.家园共育类：JYGY6.其他类：QT流水号按照档案形成的时间顺序依次编排，从001开始。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责幼儿园各部门负责本部门形成的文件材料的收集和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.收集范围收集范围包括但不限于以下文件材料：上级部门下发的与幼儿园工作相关的文件、通知、指示等。幼儿园制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。幼儿园召开的各类会议的记录、纪要、决议等。幼儿园组织的各项活动的方案、总结、照片、录像等。教师的教案、教学计划、教学成果、学生学籍档案等。教师的个人档案、培训记录、考核评价等。幼儿园的物资采购、财务管理、安全管理、卫生保健等方面的文件材料。家长委员会记录、家长会记录、家园联系手册等。幼儿园的荣誉证书、照片、录像等。3.收集要求各部门要指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。收集的文件材料要真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对收集的文件材料要进行分类整理，按照档案编号的要求进行编号。（二）档案整理1.整理原则档案整理要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。2.整理方法按照档案分类的要求，对收集的文件材料进行分类。对每一类文件材料进行编号，编制目录。对文件材料进行装订、编页、装盒等处理。填写档案盒封面、脊背等信息，确保档案的规范、整齐。五、档案保管（一）保管场所档案管理室要配备专门的档案柜、档案架等保管设备，确保档案的安全存放。档案保管场所要保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度适宜，并有防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等措施。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定和幼儿园实际情况确定。1.永久保管凡是反映幼儿园主要职能活动和历史面貌的，对幼儿园有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。（三）档案清查档案管理部门要定期对档案进行清查，核对档案的数量、种类、保管期限等信息，确保档案的完整、准确。清查工作每年至少进行一次，并形成清查报告。六、档案利用（一）利用原则档案利用要遵循严格审批、确保安全、方便利用的原则，既要满足幼儿园各项工作的需要，又要保证档案的安全和保密。（二）利用范围档案利用范围包括但不限于以下方面：1.教育教学工作为教师备课、教学研究、课程改革等提供参考。2.行政管理工作为幼儿园制定工作计划、总结经验、决策参考等提供依据。3.师资队伍建设为教师培训、考核评价、职称评定等提供材料。4.后勤管理工作为物资采购、财务管理、安全管理、卫生保健等提供数据支持。5.家园共育工作为家长了解幼儿园工作情况、参与幼儿园管理等提供信息。（三）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人员要填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，要在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理室。查阅人员要爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注等。2.借阅因工作需要借阅档案的，借阅人员要填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，报档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，要办理续借手续。借阅人员要妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，要及时归还档案。（四）利用登记档案管理部门要建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、查阅（借阅）目的、归还日期等。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定要遵循全面审查、慎重决定、严格审批的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织幼儿园成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、价值和保管期限等情况，确定其是否需要继续保存。2.综合分析法结合幼儿园的工作实际和发展需要，对档案进行综合分析，判断其是否具有保存价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册对经过鉴定需要销毁的档案，档案管理部门要编制销毁清册，详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.审批销毁清册经档案鉴定工作小组审核后，报幼儿园分管领导审批。3.销毁经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，要在指定的地点进行，并有两人以上监销。销毁完毕后，监销人员要在销毁清册上签字确认。4.备案档案管理部门要将销毁档案的情况进行备案，留存销毁清册等相关材料。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对幼儿园现有的纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合幼儿园档案管理的软件系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设建立档案管理网络平台，实现档案信息的共享和远程查询。（三）信息化管理要求1.数据安全加强档案信息化系统的安全管理，采取数据备份恢复、用户权限管理、防火墙、防病毒等措施，确保档案数据的安全。