物业档案管理制度制定

PAGE物业档案管理制度制定一、总则（一）目的为加强本公司物业档案管理，确保物业档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥物业档案在物业管理服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）定义物业档案是指公司在物业管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它反映了物业项目从规划建设到交付使用及后续管理服务的全过程。（四）管理原则物业档案管理遵循集中统一管理、真实准确完整、方便利用的原则。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理物业项目的各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立物业档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的完整与安全。6.积极开展档案利用工作，为公司内部管理、客户服务、维修维护、法律纠纷等提供档案信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和准确整理，配合档案管理部门做好档案的审核、补充等工作。3.在工作中严格执行档案管理制度，妥善保管本部门暂存的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、整理、保管、借阅、归还等，确保档案管理工作的规范有序。3.根据档案管理要求，对档案进行科学分类和编号，编制准确的检索工具，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和保管状况，发现问题及时报告并处理。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质，为档案管理工作提供优质服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业项目规划建设阶段档案，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证、工程竣工验收备案表等。2.物业承接查验档案，包括物业共用部位、共用设施设备清单，承接查验协议，承接查验记录，交接记录等。3.日常物业管理档案，包括业主及住户档案（业主信息登记表、入住资料、房屋租赁合同等）、物业维修档案（维修申请单、维修记录、维修费用清单等）、物业收费档案（收费台账、催费记录等）、安全管理档案（巡逻记录、监控视频资料、门禁记录等）、环境卫生管理档案（卫生检查记录、消杀记录等）、绿化管理档案（绿化养护记录、植物清单等）、社区文化活动档案（活动方案、活动照片、活动总结等）。4.物业服务合同档案，包括与业主委员会签订的物业服务合同、与供应商签订的各类服务合同（保洁服务合同、绿化养护合同、电梯维保合同等）。5.财务档案，包括物业项目财务收支报表、会计凭证（原始凭证、记账凭证）、财务审计报告等。6.其他与物业管理相关的档案，如各类会议纪要、工作汇报、投诉处理记录等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求，如纸张应采用A4规格，书写材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水等。（三）整理方法1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案的形成时间、来源、内容等因素，将档案分为不同的类别，如项目建设类、承接查验类、日常管理类、合同类、财务类等。2.对每一类档案进行细分，如日常管理类档案可进一步分为业主档案、维修档案、收费档案等。3.按照档案的形成顺序或重要程度进行排列，编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号方式可采用年份+类别+流水号的形式，如2023YZ001，表示2023年业主类档案的第1份。5.将整理好的档案资料装订成册，对于不宜装订的档案，如图纸、照片等，应进行袋装或盒装，并在封面或盒面上注明档案信息。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.项目建设类档案：按照项目建设流程，分为立项审批、规划设计、施工管理、竣工验收等类别。2.承接查验类档案：根据承接查验的对象和内容，分为共用部位查验档案、共用设施设备查验档案等。3.日常管理类档案：依据管理工作的不同方面，分为业主档案、维修档案、收费档案、安全管理档案、环境卫生管理档案、绿化管理档案、社区文化活动档案等。4.合同类档案：按照合同的性质和对象，分为物业服务合同、供应商服务合同等。5.财务类档案：根据财务档案的种类，分为会计凭证、财务报表、审计报告等。6.其他类档案：包括各类会议纪要、工作汇报、投诉处理记录等，按照文件的性质和内容进行分类。（二）编号规则1.档案编号由四部分组成，分别为年份、类别代码、流水号和辅助编号（如有需要）。2.年份采用公元纪年，取四位数，如2023。3.类别代码根据档案分类标准，用大写字母表示，如项目建设类用“JS”表示，承接查验类用“CJ”表示，日常管理类用“RC”表示，合同类用“HT”表示，财务类用“CW”表示，其他类用“QT”表示。4.流水号为阿拉伯数字，按照档案整理顺序依次编号，从001开始。5.辅助编号用于区分同一类别下不同子类或特殊情况的档案编号，如在业主档案中，可根据楼号或区域进行辅助编号，用小写字母表示，如A、B、C等。6.完整的档案编号示例：2023JS001，表示2023年项目建设类档案的第1份；2023RCYZA005，表示2023年日常管理类业主档案中A区域的第5份。五、档案的保管与保护（一）保管期限1.物业档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：涉及物业项目产权、重大决策、重要合同协议、财务审计报告等具有重要历史价值和法律凭证作用的档案。3.长期保管的档案：保管期限为15年至50年的档案，主要包括物业项目规划建设、承接查验、日常管理等过程中形成的重要文件资料，如工程竣工验收资料、物业服务合同、重要维修记录等。4.短期保管的档案：保管期限为5年以下的档案，如一般性的工作汇报、日常巡查记录、临时性的通知等。（二）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗、防火、防光、防尘等条件。2.档案应存放在专用的档案柜架上，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，查看档案的保管状况，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复或复制等措施。2.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止虫害和鼠害。3.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如监控摄像头、防火报警器、防盗门窗等，确保档案的安全。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。六、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.部门负责人及以上人员可直接审批借阅申请；普通员工借阅档案需经部门负责人审批后，方可到档案管理部门办理借阅手续。3.涉及重要机密的档案，如财务审计报告、重大合同协议等，需经公司主管领导审批同意后方可借阅。（二）借阅手续办理1.借阅人持经审批的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表内容，核对档案信息，将档案取出交予借阅人，并在《档案借阅登记薄》上登记借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。（三）利用规定1.使用档案时应保持档案的整洁和完好无损，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行操作，复印件或摘录件应注明出处和用途。3.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏或丢失情况应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门负责人及档案管理人员代表。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑销毁。2.对于虽未达到保管期限，但因项目结束、机构变更等原因，已失去利用价值的档案，也可进行鉴定销毁。3.鉴定档案时，应充分考虑档案所反映的物业管理活动的历史过程、重要事件、政策依据等因素，确保档案的真实性、完整性和系统性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行清查，提出拟销毁档案的清单，包括档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.将拟销毁档案清单提交公司主管领导审批，