银行信贷档案室制度牌

PAGE银行信贷档案室制度牌一、总则（一）目的为加强银行信贷档案管理，规范信贷档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保信贷档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和银行业监管要求，结合本行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行各分支机构及相关部门在信贷业务办理过程中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本行信贷档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真实性原则。信贷档案应真实反映信贷业务的全过程，确保档案内容与实际业务情况相符。3.完整性原则。全面收集信贷业务办理过程中形成的各类文件、资料，保证档案的完整性。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的信贷档案进行保密管理。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为信贷业务决策、风险管理等提供有力支持。二、信贷档案的收集（一）收集范围1.借款人及担保人的基本资料，包括营业执照、公司章程、法定代表人身份证明、资质证书、财务报表等。2.信贷业务申请书、审批表、合同文本、担保合同、抵（质）押物清单及相关证明文件等。3.贷前调查资料，如实地考察记录、客户信用评级报告、行业分析报告等。4.贷款发放及支付凭证、还款记录、利息计算清单等。5.贷后检查资料，包括定期检查报告、专项检查报告、风险预警信息等。6.信贷资产保全资料，如诉讼文件、执行记录、抵押物处置资料等。7.其他与信贷业务相关的文件、资料。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责信贷档案资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.在信贷业务办理过程中，业务人员应按照档案管理要求，及时将形成的各类资料整理齐全，移交档案管理部门。3.对于外部提供的资料，应确保其真实性和合法性，并要求提供方加盖公章或签字确认。三、信贷档案的整理（一）整理原则按照信贷业务流程和档案形成规律，对收集到的信贷档案资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料的系统性和规范性。（二）分类方法1.按信贷业务种类分类，如流动资金贷款、固定资产贷款、项目融资、贸易融资等。2.按档案资料性质分类，分为客户基本资料类、信贷业务审批类、合同协议类、贷前调查类、贷后管理类、资产保全类等。（三）编号规则1.采用统一的编号系统，确保每份档案编号的唯一性。2.编号应包含业务种类、年份、顺序号等要素，便于识别和检索。例如，流动资金贷款档案编号为：LJDK20XX00X，其中“LJDK”表示流动资金贷款，“20XX”表示年份，“00X”表示顺序号。（四）装订要求1.对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。2.装订顺序一般为：封面、目录、正文资料、封底。3.对于纸张较大的文件，应进行折叠处理，使其尺寸与档案规格相符。四、信贷档案的保管（一）保管期限1.信贷档案的保管期限根据业务性质和重要程度确定，分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为5年，适用于一般信贷业务档案。3.中期保管期限为10年，适用于重要信贷业务档案。4.长期保管期限为15年以上，适用于具有重大历史价值或法律意义的信贷业务档案。（二）保管场所1.设立专门的信贷档案保管库，确保保管场所安全、防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全。2.保管库应具备良好的通风、采光条件，温度和湿度应符合档案保管要求。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。3.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（四）档案保管人员职责1.负责信贷档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。2.做好档案保管库的清洁、通风、防潮等工作，及时处理档案保管过程中出现的问题。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，对档案的查阅、借阅情况进行登记。五、信贷档案的利用（一）利用范围1.本行内部各部门因信贷业务审批、风险管理、贷后检查、资产保全等工作需要查阅信贷档案。2.按照法律法规规定，司法机关、监管部门等有权机关因工作需要查阅信贷档案。（二）利用流程1.内部查阅查阅部门填写《信贷档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。申请表经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供的信息，查找相应档案，供查阅人员在指定场所查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，如需复制，应经档案管理部门负责人批准，并按规定办理复制手续。2.外部查阅司法机关、监管部门等有权机关查阅信贷档案时，应出具正式的协助查询通知书。档案管理部门审核协助查询通知书的真实性和有效性后，按照规定办理查阅手续。查阅过程应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得将档案带离保管场所。（三）利用限制1.未经档案管理部门负责人批准，任何人不得擅自将信贷档案带离保管场所。2.涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的信贷档案，查阅和利用应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。3.信贷档案的利用应仅限于与信贷业务相关的工作需要，不得用于其他非法目的。六、信贷档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对保管期满的信贷档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的保管期限、业务性质、重要程度等因素，确定档案是否仍具有保存价值。（二）销毁1.对于经鉴定确无保存价值的信贷档案，编制《信贷档案销毁清单》，报经本行主管领导批准后进行销毁。2.销毁工作应在档案管理部门指定的场所进行，由专人负责监销。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、档案名称、编号、数量等信息，监销人员和销毁人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、监督与检查（一）监督机制1.本行内部审计部门定期对信贷档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案管理的规范性和档案资料的完整性等。2.档案管理部门应建立内部监督机制，定期对本部门的档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决问题。（二）检查内容1.信贷档案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本制度规定。2.档案资料的真实性、完整性、准确性情况。3.档案保管场所的安全防护措施是否到位。4.档案查阅、借阅制度的执行情况。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定