死因信息档案管理制度

PAGE死因信息档案管理制度一、总则（一）目的为规范死因信息档案的管理，确保死因信息的准确、完整、及时收集、整理、分析和利用，为疾病预防控制、卫生决策及相关工作提供科学依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及死因信息收集、整理、存储、分析、利用等相关工作的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家相关法律法规和行业标准，确保死因信息档案管理工作合法合规。2.准确完整原则：保证死因信息的真实性、准确性和完整性，全面记录与死因相关的各类信息。3.安全保密原则：加强对死因信息档案的安全管理，防止信息泄露，保护个人隐私。4.科学利用原则：充分发挥死因信息档案的作用，进行科学分析和利用，为各项工作提供支持。二、职责分工（一）业务部门1.负责辖区内死因信息的日常收集工作，包括医疗机构、社区卫生服务中心等相关单位，按照规定及时上报死因个案信息。2.协助核实死因信息的准确性，对存在疑问的信息进行调查和补充。（二）档案管理部门1.负责死因信息档案的集中统一管理，包括档案的整理、存储、保管等工作。2.建立健全档案管理制度，确保档案的安全和完整。3.按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好记录。（三）信息分析部门1.对收集到的死因信息进行定期分析，撰写分析报告，为疾病防控策略制定提供依据。2.开展死因监测数据的质量评估，提出改进措施和建议。（四）质量控制部门1.制定死因信息收集、上报、审核等环节的质量控制标准和流程。2.定期对死因信息质量进行检查和评估，对存在的问题及时督促整改。三、死因信息收集（一）报告单位及报告人1.各级各类医疗卫生机构为死因信息的报告单位，负责诊治患者的医生为报告人。2.社区卫生服务中心（站）、乡镇卫生院等基层医疗卫生机构应积极协助上级机构做好死因信息收集工作。（二）报告内容1.报告内容应包括死者基本信息（姓名、性别、年龄、民族、职业、身份证号码、常住地址等）、死亡日期、死亡地点、死亡原因（按照国际疾病分类标准填写）等。2.对于不明原因死亡病例，应详细记录死前症状、体征及诊治经过等相关信息。（三）报告程序及时间要求1.报告单位应在规定时间内（如患者死亡后[X]天内）将死因信息通过网络直报系统或其他指定方式上报至本公司/组织。2.对于死因不明或存在疑问的病例，报告单位应及时与相关部门沟通核实，并在规定时间内补充完善信息后上报。（四）信息收集渠道1.医疗机构应建立健全死因登记报告制度，在患者死亡后，由负责诊治的医生认真填写《居民死亡医学证明（推断）书》，并及时上报。2.社区卫生服务中心（站）、乡镇卫生院等应主动收集辖区内居民死亡信息，通过入户调查、走访等方式核实死因，并督促医疗机构及时上报。3.加强与公安、民政等部门的信息沟通与协作，获取人口死亡信息，补充完善死因信息档案。四、死因信息审核（一）审核内容1.对报告的死因信息进行完整性审核，检查各项必填项目是否填写齐全。2.进行逻辑性审核，检查死亡原因填写是否符合逻辑关系，是否存在矛盾或不合理之处。3.准确性审核，核实死者基本信息、死亡日期、死亡地点等信息的准确性。（二）审核流程1.报告单位上报的死因信息首先由本机构内部进行初审，审核无误后上报至上级部门。2.上级部门收到报告信息后，安排专人进行复审，对存在问题的信息及时反馈给报告单位进行核实修改。3.对于死因不明或存在疑问的信息，组织相关专家进行讨论审核，必要时进行现场调查核实。（三）审核反馈1.审核人员应在规定时间内完成审核工作，并将审核结果及时反馈给报告单位。2.对于审核通过的信息，予以存档；对于审核不通过的信息，详细注明原因，要求报告单位在规定时间内重新上报。五、死因信息档案整理与存储（一）档案整理1.按照死因信息的类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案资料的系统性和条理性。2.对每份死因信息档案进行编号，建立索引目录，便于查找和管理。3.对档案中的各类资料进行核对、补充和完善，确保信息的准确完整。（二）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式，建立死因信息数据库，将审核通过的死因信息录入数据库进行存储。2.同时，将纸质档案按照年度、类别等进行分类装订成册，妥善保管。3.电子存储应采用安全可靠的存储设备和存储环境，定期进行备份，防止数据丢失。（三）存储期限1.死因信息档案的电子存储期限不少于[X]年，纸质档案应长期保存。2.在存储期限届满后，按照相关规定进行销毁处理。六、死因信息档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅死因信息档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅档案，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅死因信息档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.经档案管理部门负责人及公司/组织相关领导批准后，办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。如档案出现损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、死因信息分析与利用（一）定期分析1.信息分析部门应定期（如每月、每季度、每年）对死因信息进行分析，分析内容包括死因构成、死亡率变化趋势、不同人群死因分布等。2.采用科学的统计方法和分析工具，对死因信息进行深入挖掘，找出规律和特点。（二）专题分析1.根据疾病防控工作需要或突发公共卫生事件等情况，开展死因信息专题分析。2.专题分析应针对特定问题，如某种疾病的死亡情况、特定地区的死因特征等，进行详细分析和研究，提出针对性的防控建议。（三）信息利用1.将死因信息分析结果及时反馈给相关部门，为疾病预防控制、卫生决策等提供科学依据。2.利用死因信息开展健康教育、疾病监测预警等工作，提高公众健康意识，促进疾病防控工作的有效开展。八、质量控制（一）质量控制指标1.死因信息报告及时率：报告单位在规定时间内上报死因信息的比例，应达到[X]%以上。2.死因信息审核通过率：经审核通过的死因信息占上报信息总数的比例，应达到[X]%以上。3.死因信息完整率：填写完整的《居民死亡医学证明（推断）书》占应报告总数的比例，应达到[X]%以上。4.死因信息准确率：经核实后死因信息准确无误的比例，应达到[X]%以上。（二）质量控制措施1.加强对报告单位和报告人的培训，提高其对死因信息报告工作的认识和业务水平。2.定期开展质量检查，对死因信息收集、上报、审核等环节进行全面检查，发现问题及时整改。3.建立质量考核机制，将质量控制指标纳入对相关部门和人员的绩效考核内容，激励其提高工作质量。九、安全管理（一）人员安全1.加强对涉及死因信息管理工作人员的安全教育，提高其安全意识和保密意识。2.工作人员应严格遵守操作规程，防止因操作不当导致信息泄露或安全事故。（二）信息安全1.采取有效的信息安全防护措施，如防火墙、加密技术等，防止死因信息被非法获取、篡改或泄露。2.定期对信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。3.对存储死因信息的设备和存储介质进行严格管理，防止丢失、损坏或被盗。十、附则