档案管理责任考核制度

PAGE档案管理责任考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，明确档案管理责任，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，特制定本档案管理责任考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的责任考核。（三）考核原则1.客观公正原则：以事实为依据，对档案管理工作进行客观评价，确保考核结果公平、公正。2.全面考核原则：涵盖档案管理工作的各个环节，包括档案的收集、整理、保管、利用等，全面评估档案管理责任履行情况。3.动态管理原则：根据公司发展和档案管理实际情况，适时调整考核内容和标准，确保考核制度的有效性和适应性。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司档案管理制度和工作流程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期开展档案业务培训，提高公司整体档案管理水平。4.参与公司重大项目、重要活动等档案的形成、积累和归档工作，确保档案的完整性和准确性。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务质量。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照公司档案管理规定，定期将本部门档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.明确专人负责本部门档案管理工作，配合档案管理部门开展档案业务培训和考核工作。4.在工作中严格遵守档案管理规定，妥善保管和利用本部门档案，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理工作纪律和操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案排列有序、便于查找。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息服务，做好档案查阅、借阅登记和归还工作。5.参与档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已到保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。三、档案管理考核内容与标准（一）档案收集1.考核内容各部门是否及时、完整地收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。档案收集过程中是否严格执行文件材料归档范围和保管期限规定，并对收集的档案进行初步分类整理。2.考核标准及时收集且无遗漏重要文件材料，得[X]分；有少量遗漏，但不影响档案完整性，得[X5]分；遗漏较多重要文件材料，得[X10]分及以下。严格按照归档范围和保管期限收集整理档案，分类准确，得[X]分；基本符合要求，但存在个别分类不准确情况，得[X5]分；分类混乱，不符合规定，得[X10]分及以下。（二）档案整理1.考核内容档案整理是否符合国家档案行业标准和公司档案管理制度要求，包括档案的分类、编号、编目、装订等。整理后的档案是否达到规范化、标准化，便于保管和利用。考核标准完全符合标准要求，整理规范、美观，得[X]分；基本符合标准，但存在个别小问题，得[X5]分；不符合标准要求，存在较多问题，得[X10]分及以下。档案整理后查找方便，利用效率高，得[X]分；查找较方便，但存在一定困难度，得[X5]分；查找困难，严重影响利用效率，得[X10]分及以下。（三）档案保管1.考核内容档案库房设施是否符合安全保管要求，包括温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等措施。档案管理人员是否定期对档案进行检查、清点，对破损或变质档案是否及时采取修复、复制等措施。档案的存放是否科学合理，便于管理和查找，是否建立了完善的档案保管账目。2.考核标准库房设施齐全且运行正常，各项安全措施落实到位，得[X]分；设施基本齐全，但存在个别安全隐患，及时整改，得[X5]分；设施不完善，安全措施不到位，得[X10]分及以下。定期检查档案，无档案损坏、丢失情况，得[X]分；发现档案有轻微损坏，及时处理修复，得[X5]分；出现档案损坏、丢失等严重问题，得[X10]分及以下。档案存放有序，账目清晰，得[X]分；存放较有序，但账目存在个别差错，得[X5]分；存放混乱，账目不清，得[X10]分及以下。（四）档案利用1.考核内容档案管理部门是否建立了便捷的档案利用服务机制，及时为公司各部门和员工提供档案查阅、借阅服务。档案利用过程中是否严格执行档案查阅、借阅登记制度，确保档案安全。档案利用效果是否良好，是否为公司决策、业务开展等提供了有力支持。2.考核标准服务机制完善，响应及时，能满足公司档案利用需求，得[X]分；服务机制基本健全，但存在偶尔响应不及时情况，得[X5]分；服务机制不完善，不能有效满足利用需求，得[X10]分及以下。查阅、借阅登记手续完备，无档案丢失、泄密情况，得[X]分；登记手续基本完备，但存在个别登记不规范情况，得[X5]分；登记混乱，出现档案安全问题，得[X10]分及以下。档案利用对公司工作起到明显促进作用，得[X]分；有一定促进作用，但效果不显著，得[X5]分；未发挥档案利用价值，得[X10]分及以下。（五）档案信息化建设1.考核内容档案管理部门是否推进档案数字化工作，建立了完善的档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。档案数字化录入的准确性、完整性和及时性，以及电子档案的存储和管理是否符合要求。档案信息化系统的运行维护情况，是否能保障档案管理工作的正常开展。2.考核标准档案数字化工作进展顺利，数据库完善，信息检索和共享便捷，得[X]分；数字化工作有一定进展，但存在部分功能不完善情况，得[X5]分；数字化工作滞后，无法满足档案管理信息化需求，得[X10]分及以下。数字化录入准确、完整、及时，电子档案存储管理规范，得[X]分；存在少量录入错误或不完整情况，得[X5]分；录入错误较多，电子档案管理混乱，得[X10]分及以下。信息化系统运行稳定，无重大故障，得[X]分；偶尔出现系统故障，但能及时修复，得[X5]分；系统经常出现故障，严重影响档案管理工作，得[X10]分及以下。（六）档案鉴定与销毁1.考核内容是否按照规定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。档案鉴定工作是否组织严谨，程序规范，鉴定结果是否准确合理。对已到保管期限或失去保存价值的档案，是否严格按照规定程序进行销毁，销毁过程是否有记录。2.考核标准定期组织档案鉴定，程序规范，鉴定结果准确，得[X]分；基本能按规定组织鉴定，但存在个别程序不严谨情况，得[X5]分；未按规定组织鉴定，鉴定结果不准确，得[X10]分及以下。销毁档案手续完备，记录详细，得[X]分；手续基本完备，但记录存在个别不完整情况，得[X5]分；销毁手续不全，记录混乱，得[X10]分及以下。四、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查：档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行日常检查，记录检查情况，作为考核依据之一。2.定期自评：各部门每年定期对本部门档案管理工作进行自评，填写自评表，总结工作成绩与不足，并提交至档案管理部门。3.综合考评：档案管理部门根据日常检查、各部门自评以及其他相关情况，对各部门档案管理责任履行情况进行综合考评，确定考核结果。（二）考核周期考核周期为每年一次，每年[考核时间]对上一年度档案管理工作进行全面考核。五、考核结果评定与应用（一）考核结果评定考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。1.优秀：各项考核指标得分均在[优秀分数线]分及以上，档案管理工作成绩突出，为公司发展提供了有力支持。2.良好：各项考核指标得分在[良好分数线]分至[优秀分数线1]分之间，档案管理工作符合要求，但仍有一定提升空间。3.合格：各项考核指标得分在[合格分数线]分至[良好分数线1]分之间，档案管理工作基本达到规定标准，但存在一些问题需要改进。4.不合格：各项考核指标得分在[合格分数线]分以下，档案管理工作存在严重问题，未能达到公司档案管理要求。（二）考核结果应用1.表彰奖励：对考核结果为优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等，以激励其继续做好档案管理工作。2.绩效挂钩：将档案管理考核结果与部门和员工的绩效考核挂钩，考核结果作为绩效评定的重要依据之一，对考核结果为良好及以上的部门和员工给予相应的绩效加分，对考核结果为不合格的部门和员工