办公室档案室保密制度

PAGE办公室档案室保密制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案室的保密工作，确保公司各类档案资料的安全与机密性，维护公司的合法权益和正常运营秩序，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室档案室工作人员、涉及档案查阅与使用的各部门员工以及所有因工作需要接触公司档案资料的人员。（三）基本原则1.严格保密原则：对公司档案资料实行严格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合规原则：遵守国家法律法规及相关行业标准，确保保密工作合法合规。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理。4.预防为主原则：强化保密意识教育，建立健全保密管理制度和防范机制，预防泄密事件发生。二、档案管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管和查阅服务等。2.严格遵守保密制度，确保档案资料的安全与完整，不得擅自泄露档案内容。3.对档案的借阅、归还进行登记和跟踪，确保档案按时归还，如有丢失或损坏及时报告并查明原因。4.定期对档案室进行安全检查，确保档案存储环境安全，防止档案被盗、被篡改或损坏。5.协助公司内部各部门做好档案的整理和归档工作，提供必要的指导和培训。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并按照公司档案室的要求及时归档。2.部门档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对本部门档案的安全负责，不得擅自将档案带出公司或泄露给无关人员。3.在档案形成过程中，各部门应确保档案内容真实、准确、完整，并按照规定的格式和要求进行整理。4.如需查阅本部门以外的档案，应按照公司规定的程序办理借阅手续，并在使用完毕后及时归还。（三）公司领导职责1.公司领导应高度重视档案保密工作，加强对保密工作的领导和监督。2.审批涉及档案保密的重要事项，确保公司保密工作方针和政策的贯彻执行。3.对违反保密制度的行为进行严肃处理，维护公司档案保密工作的严肃性。三、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工个人基本信息、入职离职资料、薪资福利记录、绩效考核档案等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务相关资料。4.业务档案：根据公司业务类型划分，如销售合同、采购订单、项目文档、技术资料等。5.其他档案：如公司荣誉证书、资质文件、对外宣传资料等不属于以上分类的档案。（二）档案分级根据档案的重要性、敏感性和影响范围，将档案分为绝密级、机密级和秘密级。1.绝密级档案：涉及公司核心商业机密、重大战略决策、未公开的财务数据等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。如公司新产品研发计划、关键技术资料、重大投资项目方案等。2.机密级档案：包含重要业务信息、客户资料、内部管理策略等，泄露后可能对公司业务运营产生较大影响。例如销售渠道信息、重要客户合同、内部管理流程优化方案等。3.秘密级档案：一般业务资料、一般性会议记录等，虽不属于核心机密，但仍需妥善保管，防止不当扩散。如普通业务合同、部门内部会议纪要等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应及时将本部门形成的各类档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案形成部门应在档案形成后的规定时间内，将档案移交至档案室。对于重要紧急的档案，应优先移交。3.档案室管理人员应定期对各部门档案移交情况进行检查和督促，确保档案按时收集。（二）档案整理1.档案室管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行整理，确保档案分类准确、编号清晰。2.对每份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于查询和管理。3.对于电子档案，应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的电子索引目录，确保电子档案的存储和检索方便快捷。4.在档案整理过程中，应剔除重复、无效或不符合归档要求的资料，保证档案质量。五、档案的保管（一）实体档案保管1.档案室应具备安全可靠的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存储环境适宜。2.按照档案分级分类原则，对不同级别的档案进行分区存放，绝密级档案应单独存放于专门的保险柜或保密库中，并设置专人管理。3.定期对档案进行盘点和清查，核对档案数量、编号和内容，确保档案账实相符。如发现档案丢失、损坏或异常情况，应立即报告并采取相应措施。4.档案存放应遵循便于查找和利用的原则，同时要注意保护档案的原始面貌，不得随意折叠、涂改或损坏档案。（二）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保电子档案数据的安全性和完整性。2.对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防数据丢失。备份周期应根据档案的重要性和变动情况确定，重要档案应定期进行全量备份，一般档案可进行增量备份。3.设定电子档案的访问权限，根据人员工作职责和档案保密级别，严格限制对电子档案的访问。只有经过授权的人员才能访问相应级别的电子档案。4.定期对电子档案存储系统进行维护和检查，确保系统运行正常，防止因系统故障导致电子档案数据丢失或损坏。同时，要及时更新系统安全补丁，防范网络攻击和病毒入侵。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案室查阅。2.查阅绝密级档案，需经公司分管领导批准，并在档案室管理人员的陪同下进行查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或拍照。3.查阅机密级档案，经部门负责人审批后，可在档案室查阅，但一般不得带出档案室。如需带出，需经档案室管理人员同意，并办理借阅手续。4.查阅秘密级档案，由所在部门自行审批，查阅人员可在档案室或经档案室管理人员同意后在本部门内查阅。5.档案室管理人员应对查阅情况进行登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息，查阅完毕后及时将档案归还原位。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅档案名称和编号、预计归还日期等内容，经所在部门负责人审核，再报档案室负责人审批。2.绝密级档案原则上不对外借阅，确因特殊情况需要借阅的，必须经公司总经理批准，并严格按照公司规定的借阅流程办理手续。借阅期间，借阅人必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄或泄露档案内容。3.机密级档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案室提出申请并说明原因，经批准后方可延期。4.在借阅档案期间，借阅人应保证档案的安全和完整，不得在档案上涂改、标记、污损或丢失。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。5.借阅人归还档案时，档案室管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后在借阅登记册上注销借阅记录。七、档案的复制与销毁（一）复制规定1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制理由、复制档案名称和编号、复制份数等信息，按照档案查阅或借阅的审批流程进行审批。2.绝密级档案一般不得复制，确因工作需要必须复制的，需经公司总经理批准，并严格控制复制份数。复制过程中，必须由档案室管理人员进行操作，确保复制内容与原件一致。3.机密级档案复制份数超过[X]份的，需经档案室负责人审核后报公司分管领导批准。复制后的档案应按照与原件相同的保密级别进行管理。4.秘密级档案复制由所在部门自行审批，但复制份数较多或涉及重要内容的，应报档案室备案。5.复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明复制日期、复制人等信息，确保复制件的真实性和可追溯性。（二）销毁规定1.档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由档案室管理人员提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.经部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可进行档案销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。5.对于电子档案的销毁，应采用专业的数据擦除软件对存储介质进行多次擦除，确保数据无法恢复。同时，要对存储介质进行物理销毁，防止数据泄露。八、保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密工作领导小组，负责对公司档案保密工作进行全面监督和指导。领导小组定期召开会议，研究解决保密工作中的重大问题。2.档案室管理人员应定期对档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，确保保密制度的有效执行。3.公司内部审计部门应定期对档案保密工作进行审计，检查档案管理的合规性和安全性，对发现的问题提出整改意见。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、复制、销毁等环节是否符合规定。2.档案存储环境的安全性，如防火、防潮、防虫、防盗等设施是否完好有效。3.档案管理人员的保密意识和操作规范，是否严格遵守保密制度，有无违规操作行为。4.电子档案的管理情况，包括存储系统的安全性、访问权限设置、备份管理等是否符合要求。（三）违规处理1.对于违反本保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违反保密制度导致公司