发票及档案管理制度

PAGE发票及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司发票及档案管理，规范发票开具、使用、保管以及档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保公司财务信息的准确、完整和安全，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经济业务活动中涉及的发票开具、取得、使用、保管以及各类档案的管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规及档案管理相关规定，确保发票开具、使用和档案管理工作合法合规。2.准确完整原则：保证发票信息和档案内容真实、准确、完整，能够客观反映公司经济业务活动全貌。3.安全保密原则：加强发票及档案的安全防护措施，防止信息泄露、丢失或损坏，确保公司商业秘密和财务信息安全。4.便于利用原则：优化发票及档案管理流程，提高管理效率，便于公司内部各部门查询、调阅和使用相关资料。二、发票管理（一）发票的种类及适用范围1.增值税专用发票：适用于公司销售货物、提供应税劳务或服务开具给增值税一般纳税人客户，客户可凭此发票抵扣进项税额。2.增值税普通发票：用于公司销售货物、提供应税劳务或服务开具给增值税小规模纳税人客户以及其他不需要抵扣进项税额的客户。3.其他发票：如机动车销售统一发票、通用机打发票等，根据公司实际业务需要，按照相关规定开具和使用。（二）发票的开具1.开票申请业务部门在发生销售业务或提供劳务、服务后，需要开具发票的，应填写《发票开具申请表》，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并经部门负责人审核签字。涉及合同约定开票事项的，应附上合同复印件，确保开票信息与合同一致。2.开票审核财务部门收到《发票开具申请表》后，对开票信息进行审核，重点审核客户信息的准确性、业务内容的真实性、金额计算的正确性以及税率适用的合规性等。审核无误后，在申请表上签字确认，并安排开票人员开具发票。3.发票开具开票人员应按照税务机关规定的开票系统和操作流程，准确录入开票信息，确保发票内容清晰、准确、完整，不得虚开发票或开具与实际业务不符的发票。发票开具后，应加盖公司发票专用章，并在发票联和抵扣联上注明“此联不作报销凭证”等字样，以防重复使用。开票人员应及时将开具的发票交给业务部门或客户，并做好交接记录。（三）发票的取得1.业务部门在采购货物、接受劳务或服务时，应向对方索取合法有效的发票。取得的发票应符合以下要求：发票内容应真实、完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。发票应加盖销售方发票专用章，且印章清晰可辨。发票开具应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。2.业务人员取得发票后，应及时将发票交给财务部门进行审核。财务部门在收到发票后，应认真审核发票的真实性、合法性和有效性，对不符合要求的发票，应及时通知业务人员与对方联系更换。3.对于取得的增值税专用发票，业务人员应在规定的认证期限内（自发票开具之日起360天内）将发票抵扣联提交给财务部门进行认证。财务部门应及时进行认证，并在认证通过后进行账务处理。（四）发票的使用1.公司应按照发票的使用范围和规定用途使用发票，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大专业发票使用范围。2.发票仅限于本公司在经营活动中使用，不得用于与公司经营业务无关的事项。严禁利用发票进行违法违规活动，如虚开发票、套取资金等。3.业务部门在使用发票过程中，如发现发票丢失、被盗、损坏等情况，应立即向财务部门报告，并采取相应的补救措施。财务部门应及时向税务机关报告，并按照税务机关要求进行处理。（五）发票的保管1.财务部门应设立专门的发票保管岗位，负责发票的日常保管工作。发票保管人员应具备专业的财务知识和责任心，确保发票的安全存放。2.发票应存放在安全、干燥、防火、防盗、防潮的场所，按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。3.每月末，发票保管人员应对当月开具和取得的发票进行盘点，核对发票的种类、号码、数量等信息，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行处理。4.已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照税务机关规定的保存期限（一般为5年）进行保管。保管期满后，经税务机关查验后销毁。5.对于作废的发票，应全联次留存，并加盖“作废”戳记，与已开具的发票存根联一同保管。三、档案管理（一）档案的分类1.财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、发票及发票存根联、银行对账单、审计报告等。2.合同档案：包括销售合同、采购合同、租赁合同、借款合同、服务合同等各类经济合同。3.人事档案：包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、考勤记录、培训档案、绩效考核档案等。4.文件档案：包括公司文件、通知、报告、决议、会议纪要、规章制度等各类行政文件。5.业务档案：根据公司业务特点，如项目档案、客户档案、市场调研资料、招投标文件等。（二）档案的收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.在经济业务活动结束后，业务人员应及时将相关的档案资料整理齐全，移交本部门档案管理人员。档案管理人员应对接收的档案资料进行初步审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。3.财务部门应定期收集会计凭证、账簿、报表等财务档案资料，并按照规定进行整理和装订。税务申报资料、发票等应在每月末及时收集归档。4.合同签订后，合同承办部门应在合同生效后[X]个工作日内将合同原件及相关附件移交公司档案室。合同变更、解除或终止后，承办部门应及时将相关资料移交档案室归档。（三）档案的整理1.档案管理人员收到档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。对于同类档案，应按照时间顺序、重要程度等进行排序。2.对收集到的档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.对纸质档案进行装订时，应确保资料整齐、牢固，不得有缺页、漏页等情况。对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。（四）档案的归档1.整理好的档案应及时归档到公司档案室。档案室应设置专门的档案柜，按照档案类别和编号顺序存放档案，确保档案存放有序。2.档案管理人员应建立档案归档登记台账，详细记录档案的归档日期、名称、编号、保管期限等信息，便于查询和统计。3.对于重要的档案资料，应进行备份存储，备份介质应妥善保管，定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（五）档案的保管1.公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全、适宜。2.档案保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般分为短期（[X]年以下）、中期（[X]年至[X]年）和长期（[X]年以上）。档案管理人员应按照规定的保管期限对档案进行分类存放，并定期对档案进行检查和清理。3.对于超过保管期限的档案，档案管理人员应提出销毁意见，报经公司领导审批后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。4.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，未经公司领导批准，不得擅自将档案资料提供给无关人员查阅、复制或借阅。（六）档案的利用1.公司内部各部门因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、用途、查阅时间等信息，并经部门负责人签字后提交档案室。2.档案室收到《档案查阅申请表》后，对查阅申请进行审核。对于符合规定的查阅申请，应及时提供档案资料，并做好查阅登记记录。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.如需复制档案资料，查阅人员应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、内容、用途等信息，并经部门负责人和档案室负责人签字批准。档案室应按照规定的程序进行复制，并对复制件进行编号、登记，注明复制日期、复制人等信息。4.外单位因工作需要查阅公司档案资料的，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅。查阅过程中，应严格遵守公司档案保密制度，不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。四、监督与检查（一）公司内部审计部门应定期对发票及档案管理工作进行审计监督，检查发票开具、使用、保管以及档案管理是否符合本制度规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门应加强对发票及档案管理工作的日常监督检查，定期对发票开具情况、档案归档情况等进行自查自纠