民办学校档案管理制度

PAGE民办学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强民办学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、管理、科研等各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各班级以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集学校在教学、管理、科研等活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及学校机密、个人隐私等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案工作的统筹规划、组织实施和监督检查。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。开展档案数字化工作，对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.开展档案的开发利用工作，编制档案检索工具，积极为学校教学、管理、科研等工作提供档案信息服务。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工和学生的档案意识，指导各部门做好档案收集、整理等工作。7.负责学校档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并接受学校档案管理部门的业务指导和监督检查。2.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，包括但不限于工作计划、总结、报告、会议记录、教学资料、科研成果、学生成绩等，确保档案的齐全完整。3.按照学校档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至学校档案管理部门，并办理交接手续。4.积极配合学校档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，为学校各项工作提供支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员档案、思想政治工作材料等。2.行政管理类：学校行政机构形成的各类文件、规章制度、工作计划、总结、会议纪要、人事档案、财务档案等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、教案、教材、学生学籍档案、考试试卷、教学成果等。4.学生管理类：学生入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业登记表、学生活动材料等。5.科研管理类：科研项目申报书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料等。6.后勤管理类：校园建设规划、房产档案、物资采购档案、维修记录、安全保卫档案等。7.外事工作类：学校对外交流合作的文件、协议、来访接待记录等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的及时归档。2.档案收集应做到全面、完整，不得遗漏重要文件材料。对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本和电子版本，并确保两者内容一致。3.收集的档案应保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、条理清晰。（四）整理方法1.分类：将收集到的档案按照党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、科研管理、后勤管理、外事工作等类别进行划分。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。例如，党群工作类档案编号为DQ，行政管理类档案编号为XZ等。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）档案库房建设1.学校应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药、灭火器、防盗门、防盗窗、遮光窗帘等，确保档案的安全保管。（二）档案存放方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明各类档案的存放位置，方便档案管理人员和查阅人员快速定位档案。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。2.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和学校实际情况进行，确保档案的保存价值得到充分体现。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.每年至少进行一次全面检查，对发现的问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全与完整。3.检查记录应详细记载检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等，并存档备查。五、档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应符合国家法律法规和学校相关规定，不得损害学校和他人的合法权益。2.服务学校工作原则：档案利用应紧密围绕学校教学、管理、科研等工作需要，为学校各项工作提供有力支持。3.严格审批原则：对涉及重要机密、个人隐私等档案的利用，应严格履行审批手续，确保档案信息安全。（二）利用范围1.学校内部人员因教学、管理、科研等工作需要查阅档案的，可按照规定程序办理查阅手续。2.校外单位或个人因工作需要查阅学校档案的，须持单位介绍信或个人有效证件，经学校档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅重要档案的，还须经学校分管领导批准。（三）利用手续1.本校人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.校外人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，提交单位介绍信或个人有效证件，经学校档案管理部门负责人审核、学校分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全与完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。4.如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复印费用。复印的档案材料应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的、审批情况等。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循国家有关档案鉴定的标准和规范，结合学校实际情况，对档案进行科学、准确的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从学校工作的实际需要出发，综合考虑档案的保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对学校档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行清理，组织鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。2.鉴定时，应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。对仍有保存价值的档案，应继续保管；对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.《档案销毁清册》经学校档案鉴定工作小组审核、学校分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应确保销毁工作按照规定程序进行，防止档案丢失或泄露。5.档案销毁后，《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为学校教学、管理、科研等工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化系统建设1.学校应根据档案管理工作的实际需求，选择合适的档案信息化管理软件，建立档案数据库。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、分类、编目、检索、统计、借阅管理、权限设置等功能，满足档案管理工作的各项要求。3.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露和非法访问。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（三）电子档案管理1.对具有保存价值的电子文件，应按照档案管理要求