消防档案室管理制度

PAGE消防档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司消防档案的管理，确保消防档案的完整性、准确性和安全性，为公司消防安全管理提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及消防工作的部门、场所及相关人员。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。公司消防安全管理部门负责消防档案的统一管理，各部门负责本部门消防档案的收集、整理和保管，并接受公司消防安全管理部门的监督和指导。2.真实准确，完整规范。消防档案应如实反映公司消防工作的实际情况，内容完整、格式规范，确保档案的真实性和可靠性。3.便于查阅，安全保密。消防档案应分类存放，便于查阅和使用。同时，要严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。二、消防档案的分类与内容（一）消防管理档案1.公司消防安全管理制度、操作规程及应急预案。2.消防安全管理组织机构及人员职责。3.消防安全工作会议记录、纪要。4.消防设施设备台账，包括消防设施设备的名称、型号、数量、购置时间、维修保养记录等。5.消防设施设备年度检测报告。6.火灾隐患排查治理记录，包括隐患发现时间、地点、内容、整改措施、整改责任人及整改期限等。7.消防安全培训记录，包括培训时间、地点、内容、参加人员等。8.消防演练记录，包括演练时间、地点、内容、参加人员、演练效果评估等。（二）消防设施设备档案1.消防设施设备的设计图纸、安装调试记录。2.消防设施设备的产品说明书、合格证、质量检验报告等。3.消防设施设备的维护保养计划、记录及维修记录。4.消防设施设备的故障处理记录，包括故障发生时间、现象、原因分析及处理结果等。5.消防设施设备的更新改造记录，包括改造时间、内容、费用等。（三）火灾事故档案1.火灾事故报告，包括火灾发生时间、地点、经过、损失情况等。2.火灾事故现场照片、录像资料。3.火灾事故调查记录，包括调查时间、人员、过程及结论等。4.火灾事故处理结果，包括对事故责任单位和责任人的处理情况等。三．消防档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责消防档案的收集工作，并按照本制度的要求及时收集本部门的消防档案资料。2.消防档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏。3.对于重要的消防档案资料，应进行备份，确保档案资料的安全性。（二）整理要求1.消防档案资料应按照分类标准进行分类整理，做到类目清晰、编号规范。2.每份档案资料应编制目录，注明资料名称、日期、编号等信息，便于查阅。3.档案资料应使用统一规格的纸张和文件夹进行装订，确保档案的整齐美观。4.对于电子档案资料，应按照规定的格式进行存储，并建立相应的索引目录，便于查找和使用。四、消防档案的保管与存储（一）保管要求1.公司应设立专门的消防档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.消防档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。3.档案管理人员应定期对消防档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于破损、褪色、变质的档案资料，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（二）存储要求1.消防档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存储，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应按照档案编号顺序依次排列存放，并在档案柜上标明档案类别和编号。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并建立相应的文件夹结构，按照档案类别和年度进行分类存储。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.消防档案的存储期限应按照国家有关规定执行，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。五、消防档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.公司内部人员因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到消防档案室查阅。2.档案管理人员应按照申请表的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。3.查阅人员应在档案室内查阅档案，不得将档案带出室外。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。4.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅要求1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅消防档案的，应填写《消防档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等信息，并经公司消防安全管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、转让或泄露档案内容。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应仔细检查档案资料的完整性和准确性，如发现问题应及时向借阅人员提出，并做好记录。六、消防档案的销毁（一）销毁条件1.消防档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因火灾、水灾等不可抗力因素导致档案损坏，无法修复且无利用价值的。3.其他经公司消防安全管理部门认定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对消防档案进行清理，提出销毁意见，并填写《消防档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.《消防档案销毁申请表》应经公司消防安全管理部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。3.经批准销毁的消防档案，应由档案管理人员会同公司相关部门人员共同