危废企业档案管理制度

PAGE危废企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强危险废物（以下简称“危废”）企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效支持企业生产运营、环境管理及合规工作，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及危废产生、收集、贮存、转移、利用、处置等全过程管理的各个部门及岗位。（三）档案定义本制度所指档案是指公司在危废管理活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括但不限于合同协议、环境监测报告、危废台账记录、转移联单、应急预案及演练记录等。（四）管理原则1.真实性原则：档案内容应如实反映危废管理实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖危废管理全过程各环节的相关文件资料，保证档案体系完整。3.规范性原则：遵循国家法律法规、行业标准及公司内部规定，规范档案的形成、整理、归档和保管。4.保密性原则：对涉及商业秘密、环保敏感信息等档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹协调危废企业档案管理工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，并监督执行。2.指导各部门做好档案的收集、整理、归档工作。3.负责档案的集中保管，建立档案检索系统，提高档案利用效率。4.定期对档案进行清查、鉴定，确保档案质量。5.组织开展档案管理培训，提高员工档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.生产部门负责提供危废产生环节的相关资料，如生产工艺记录、危废产生量统计等。配合档案管理部门做好危废产生环节档案的整理和归档工作。2.环保部门负责收集、整理危废环境监测报告、污染防治设施运行记录等环保相关档案。审核危废管理过程中的环境合规性文件，确保档案符合环保要求。根据环保法规要求指导各部门完善危废档案管理。3.采购与销售部门负责提供危废转移相关的合同协议、转移联单等档案资料。确保危废转移过程中的文件记录准确、完整，并及时归档。4.安全部门负责收集、整理危废应急预案及演练记录等安全相关档案。审查危废管理过程中的安全风险评估文件，保障档案的安全性。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作。2.按照规定的保管期限和保管要求，对档案进行妥善保管，确保档案安全。3.为档案利用者提供查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪管理。4.定期对档案进行盘点，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.危废产生环节：包括生产设备运行记录、危废产生源信息表、危废特性分析报告等。2.危废收集环节：收集计划、收集人员资质证明、收集过程记录等。3.危废贮存环节：贮存设施建设项目环境影响评价文件、贮存设施运行记录、危废出入库台账等。4.危废转移环节：转移合同、转移联单、运输单位资质证明、运输过程环境风险防控措施记录等。5.危废利用与处置环节：利用处置合同、利用处置单位资质证明、利用处置过程记录、最终处置结果报告等。6.环境监测与应急管理环节：环境监测报告、应急预案及演练记录、环境事故报告及处理记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确收集。2.收集的档案应保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或丢失。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并定期进行备份。（三）整理方法1.分类：按照危废管理环节、文件类型等进行分类。如分为产生类、收集类、贮存类、转移类、利用处置类、监测应急类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于查找和管理。3.装订：对纸质档案进行规范化装订，去除金属物，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便检索利用。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案，应定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理部门按照分类编号规则进行归档，将档案存入专门的档案库房或电子存储系统。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的危废产生记录、短期的环境监测报告等。2.中期档案：保管期限为510年，如危废转移联单、年度环境监测报告等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括危废环境影响评价文件、危废处置设施建设项目资料、重大环境事故档案等。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。保持库房清洁、通风良好，温度、湿度适宜。配备必要的消防器材和安全设施。2.电子档案采用安全可靠的存储设备，定期进行备份，防止数据丢失。建立电子档案访问权限管理制度，确保数据安全。3.档案盘点：定期对档案进行盘点，每年至少一次，核对档案数量、完整性和保管状况，发现问题及时记录并处理。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅危废档案，以支持生产运营决策、环境管理、安全检查等工作。2.外部监管部门依法进行检查、审计等工作时，按照规定提供相关档案资料。(二)借阅流程1.内部借阅借阅人填写《档案借阅申请表》,注明借阅档案名称、用途、预计归还日期等信息。所在部门负责人签字审批。将申请表交档案管理部门，档案管理人员根据申请提供档案，并做好借阅登记。2.外部借阅由公司相关业务部门与外部单位沟通协调，确定档案借阅事宜。填写《外部档案借阅审批表》，详细说明借阅单位、目的、内容、期限等。经公司主管领导审批同意后，档案管理部门按照规定提供档案，并与借阅单位签订保密协议。（三）归还要求1.借阅人应按时归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现损坏、丢失等情况及时报告并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、环保部门、法务部门等相关人员组成。负责对档案进行鉴定评估，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案内容的重要性、时效性、完整性等。2.结合公司业务发展和法律法规要求，判断档案是否仍有保存价值。3.参考同类企业档案管理经验，确定档案的鉴定结论。（四）销毁流程1.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，提出销毁意见，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司主管领导审批同意后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如纸质档案可采用焚烧或粉碎等方式，电子档案应进行彻底删除或格式化处理。4.销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清单》上记录销毁时间、地点、方式等信息，监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的危废企业档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入：支持多种格式文件的批量录入，自动识别文件信息并生成目录。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、编号、日期等进行快速检索。3.借阅管理：实现线上借阅申请、审批、登记和归还等功能，实时跟踪借阅状态。4.权限管理：根据不同人员角色设置访问权限，确保档案信息安全。5.数据备份与恢复：定期对系统数据进行备份，具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据安全保障1.采用安全可靠的服务器和存储设备，配备防火墙、入侵检