工商局业务档案管理制度

PAGE工商局业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强工商局业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，为工商行政管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工商局各业务部门在办理各类工商登记、监管、执法等业务过程中形成的档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工商局业务档案由专门的档案管理机构或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：业务档案应如实反映工商行政管理业务活动的全过程，保证档案内容的真实、准确、完整。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足工商行政管理工作及社会公众的需求。4.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置工商局设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全局业务档案的集中管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局业务档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管本局业务档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作，定期向上级主管部门报送档案管理情况。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。7.对本局各业务部门档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作规范有序。（三）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的业务档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案管理工作的自查自纠，发现问题及时整改，确保档案管理工作符合规定要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类工商登记注册档案，包括企业设立、变更、注销登记档案，个体工商户开业、变更、注销登记档案等。2.市场监管档案，如企业年度报告、经营异常名录管理、严重违法失信企业名单管理等相关档案。3.商标管理档案，包括商标注册、续展、转让、变更等业务档案，以及商标侵权案件查处档案。4.广告监管档案，涵盖广告审批、监测、违法广告查处等方面的档案资料。5.合同监管档案，如合同格式条款备案、合同争议调解等业务档案以及相关案件查处档案。6.消费者权益保护档案，包括投诉举报处理、消费纠纷调解等方面的档案记录。7.执法办案档案，如行政处罚案件、行政复议案件、行政诉讼案件等档案资料。8.其他与工商行政管理业务相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各业务部门应在业务办理完毕后，及时将形成的档案资料收集齐全，整理规范，确保档案内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。2.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。3.收集的档案资料应具有关联性，能够准确反映业务活动的全过程，不得遗漏重要信息。（三）整理方法1.分类：按照工商行政管理业务类别，将档案分为工商登记类、市场监管类、商标管理类、广告监管类、合同监管类、消费者权益保护类、执法办案类等大类，再根据具体业务内容进行细分。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，方便档案的识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，目录应清晰准确，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。对于重要档案或利用率较高的档案，可设置专柜存放。2.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的地点，并定期进行数据校验和维护，确保数据安全。3.对于实物档案，如证照、印章等，应妥善保管，建立专门的实物档案登记簿，记录实物的名称、数量、来源、去向等信息。（三）保管期限1.工商登记注册档案、市场监管档案、商标管理档案、广告监管档案、合同监管档案、消费者权益保护档案等，根据业务性质和重要程度，确定保管期限为长期（10年以上）、中期（510年）、短期（5年以下）。2.执法办案档案，包括行政处罚案件、行政复议案件、行政诉讼案件等档案资料，应按照相关法律法规的规定确定保管期限，一般为长期保管。3.其他临时性业务档案，根据实际情况确定保管期限，一般不少于1年。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等。2.检查过程中发现档案存在损坏、变质、丢失等问题，应及时采取措施进行修复、补充或查找，并做好记录。3.根据检查结果，对档案管理工作中存在的问题进行分析总结，提出改进措施，不断完善档案管理制度。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅业务档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅本局业务档案的，应持单位介绍信，注明查阅目的、范围等内容，经本局分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅，应按照相关保密规定办理审批手续。3.司法机关、行政执法机关因办案需要查阅本局业务档案的，应出具相关法律文书，经本局主要领导批准后，按照规定程序查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门查阅档案时，应出示有效证件，经档案管理人员核对身份后，在《档案查阅登记簿》上登记查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案资料。3.查阅人员如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。复印、拍照的档案资料应与原件一致，复印件、照片应加盖档案管理部门印章。（三）利用反馈1.档案管理部门应建立档案利用效果反馈机制，及时了解档案查阅利用情况，收集查阅人员的意见和建议。2.对于因档案利用为工作带来积极影响或取得显著成效的事例，应进行总结推广，不断提高档案管理工作的服务水平。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对到期档案进行全面审查，确定档案的存毁。2.对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、本局分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程中应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上记录销毁时间、地点、方式等信息，监销人员应签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计报表应真实、准确、完整，数据应及时更新，统计分析结果应作为档案管理决策的参考依据。3.每年年底，档案管理部门应向上级主管部门报送本年度档案管理统计报表，同时抄送本局相关业务部门。（二）移交工作1.按照国家有关规定，定期将超过保