项目工作档案管理制度

PAGE项目工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目工作档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，便于项目工作的查询、利用和经验总结，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目工作档案的管理，包括但不限于项目立项、策划、实施、验收等全过程中形成的各类文件、资料、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：项目工作档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：项目档案应如实反映项目工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：项目档案应涵盖项目工作的各个方面，包括项目背景、目标、计划、执行、监控、成果等。4.规范性原则：项目档案的形成、整理、归档应符合国家有关法律法规和行业标准，以及公司的相关规定。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的项目档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司项目工作档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各项目团队做好项目档案的收集、整理、归档工作。3.负责项目档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编号、存储、检索、借阅等。4.定期对项目档案进行检查、清理和鉴定，确保档案的质量和安全。5.负责组织开展项目档案的开发利用工作，为公司项目决策、管理和技术创新提供支持。（二）项目团队职责1.负责本项目工作档案的收集、整理、归档工作，并确保档案的完整、准确、系统。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将项目档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好项目档案的检查、清理、鉴定等工作。4.在项目工作中，严格遵守档案管理规定，保护项目档案的安全和保密。（三）项目负责人职责1.对本项目工作档案的管理工作负总责，确保项目档案管理工作的有效开展。2.组织制定项目档案管理计划，明确项目档案管理的目标、任务和要求。3.协调项目团队成员之间的档案管理工作，督促及时完成档案的收集、整理、归档工作。4.对项目档案的质量进行审核，确保档案内容真实、准确、完整。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.项目策划阶段：项目策划书、项目实施方案、项目预算等。3.项目实施阶段：项目进度报告、项目质量报告、项目安全报告、项目变更记录、项目会议纪要、项目往来文件、项目技术文件、项目合同协议、项目验收报告等。4.项目验收阶段：项目验收申请、项目验收报告、项目成果评估报告等。5.其他与项目工作相关的文件、资料、数据等。（二）收集要求1.项目团队成员应及时将各自工作中形成的项目档案收集齐全，并移交至项目负责人。2.项目档案应使用原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.项目档案应保持内容的完整性，不得遗漏重要信息。（三）整理原则1.遵循项目工作的自然规律和内在联系，保持项目档案的系统性。2.按照项目工作的流程和阶段，对项目档案进行分类整理。3.同一类项目档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。（四）整理方法1.分类：根据项目档案的内容和性质，将其分为项目管理类、项目技术类、项目合同类、项目财务类等类别。2.编号：为每一份项目档案编制唯一的编号，编号应体现项目名称、档案类别、顺序号等信息。3.编目：编制项目档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、档案日期、档案来源等信息。4.装订：对纸张较多的项目档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅。四、档案归档与存储（一）归档要求1.项目团队应在项目结束后[X]个工作日内，将整理好的项目档案移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门在接收项目档案时，应认真核对档案的数量、内容、编目等信息，确保档案的完整性和准确性。3.对不符合归档要求的项目档案，档案管理部门应及时通知项目团队进行补充或修正。（二）存储方式1.公司采用电子存储和纸质存储相结合的方式，对项目工作档案进行存储。2.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份，确保数据的安全和完整。3.纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。（三）存储期限1.项目工作档案的存储期限应根据国家有关法律法规和公司的相关规定执行。2.一般项目档案的存储期限为[X]年，重要项目档案的存储期限为[X]年以上。3.存储期限届满后，档案管理部门应按照规定对项目档案进行鉴定和销毁。五、档案检索与利用（一）检索方式1.公司建立项目工作档案检索系统，通过档案编号、档案名称、项目名称、档案日期等关键词进行检索。2.档案管理部门应定期对检索系统进行维护和更新，确保检索信息的准确性和完整性。（二）利用流程1.公司内部人员如需查阅项目工作档案，应填写《项目档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并提交所在部门负责人审批。2.经审批同意后，申请人持《项目档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门根据申请人的需求，提供相应的项目档案，并做好查阅记录。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.公司外部人员如需查阅项目工作档案，应按照公司对外信息披露的相关规定办理审批手续，并提供必要的证明材料。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的项目档案，未经公司授权，不得对外提供查阅、复印或摘录。2.查阅项目工作档案时，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.档案管理部门应定期对项目档案的利用情况进行统计和分析，为公司项目管理和决策提供参考依据。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的项目档案，档案管理部门应采取加密存储、限制访问等保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露项目档案的内容。3.在项目档案的查阅、复印、摘录等过程中，档案管理部门应严格审查利用人员的身份和目的，确保档案信息的安全。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备。2.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案存储环境的安全。3.对电子档案的存储和传输，应采取安全可靠的技术措施，防止数据丢失、泄露或被篡改。4.档案管理人员应定期对项目档案进行备份，并将备份数据存储在不同的介质上，分别存放。（三）应急处置1.制定项目档案安全应急预案，明确应急处置的流程和责任。2.发生档案安全事故时，档案管理部门应立即采取措施，保护档案的安全，并及时向上级领导报告。3.对事故原因进行调查和分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事故的再次发生。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对项目工作档案进行鉴定，确保档案的存储价值和必要性。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。（二）鉴定组织1.成立项目档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专业技术人员等组成。2.鉴定小组负责对项目档案进行鉴定，并出具鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性、系统性。2.档案的存储价值和利用价值。3.档案的保密期限和存储期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的项目档案，应填写《项目档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.经审批同意后，档案管理部门应指定专人负责项目档案的销毁工作，并