家具公司销售合同管控制度

家具公司销售合同管控制度家具公司销售合同管控制度

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子商务法》等相关法律法规，结合家具行业特性及公司实际经营管理需要制定。目的是规范公司销售合同全生命周期管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提升合同履约效率，促进业务可持续发展。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有部门及员工在销售活动中涉及的销售合同及相关协议的管理。具体包括但不限于销售部、市场部、设计部、生产部、采购部、财务部、法务部等所有参与销售合同业务流程的部门和人员。

1.3核心原则

销售合同管理应遵循以下核心原则：

（1）合法合规原则：所有合同条款必须符合国家法律法规及相关行业规范要求；

（2）权责分明原则：明确各环节管理职责与权限，确保责任到人；

（3）流程规范原则：严格遵循合同管理制度流程，确保业务操作规范；

（4）风险导向原则：重点关注高风险环节控制，防范合同风险；

（5）效率优先原则：在确保合规前提下，优化管理流程，提高业务效率。

1.4制度地位

本制度是公司全面风险管理体系的重要组成部分，与《公司内部控制基本规范》《公司法律事务管理办法》《公司印章管理办法》等制度共同构成公司合同管理法律体系。各部门在执行本制度过程中，不得与上述制度相抵触。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司销售合同管理组织架构包括：

（1）董事会：负责审批重大合同及合同管理制度；

（2）总经理办公会：审议重大合同事项及合同管理重大决策；

（3）法务部：负责合同法律审核及合同风险管控；

（4）销售部：负责合同业务操作及日常合同管理；

（5）合同管理委员会：由总经理、法务部负责人、销售部负责人及财务部负责人组成，负责合同管理制度制定、重大合同审议及合同管理监督；

（6）合同管理员：由法务部指定专人担任，负责合同归档、查询及统计分析。

2.2决策机构与职责

公司销售合同管理决策机构及职责如下：

（1）董事会：审批金额超过500万元人民币的重大销售合同；

（2）总经理办公会：审议金额在100万元至500万元人民币的重大销售合同；

（3）合同管理委员会：审议金额在50万元至100万元人民币的普通销售合同，制定合同管理制度及修订方案。

2.3执行机构与职责

各执行机构及职责如下：

（1）法务部：负责合同法律审核、合同风险识别及合同纠纷处理；

（2）销售部：负责合同文本拟定、合同谈判、合同签订及合同履行跟踪；

（3）财务部：负责合同款项收取、发票开具及合同财务分析；

（4）生产部：负责合同产品生产安排及交付质量保障；

（5）采购部：负责合同所需原材料采购及供应链协调。

2.4监督机构与职责

公司设立合同管理监督小组，由内审部牵头，联合纪检监察部、法务部等部门组成，负责对合同管理制度执行情况进行监督，定期开展合同管理专项审计。

2.5协调机制

各部门在合同管理过程中需建立以下协调机制：

（1）信息共享机制：销售部应于合同签订后5个工作日内将合同文本电子版发送至法务部、财务部及相关部门备案；

（2）会商机制：涉及多部门职责的合同事项，由牵头部门组织相关部门进行会商，形成会商纪要；

（3）联席会议机制：合同管理委员会每季度召开一次联席会议，审议合同管理重大事项及解决合同管理疑难问题。

第三章销售合同分类与标准

3.1管理目标与指标

销售合同管理目标及指标包括：

（1）合同签订及时率：合同签订及时率应达到95%以上；

（2）合同审核合格率：合同审核合格率应达到98%以上；

（3）合同履约率：合同履约率应达到90%以上；

（4）合同纠纷率：合同纠纷率应控制在1%以下；

（5）合同回款率：合同回款率应达到85%以上。

3.2专业标准与规范

销售合同分类标准及规范如下：

（1）按金额分类：

-重大合同：金额超过500万元人民币的合同

-普通合同：金额在10万元至500万元人民币的合同

-小额合同：金额低于10万元人民币的合同

（2）按业务类型分类：

-现场销售合同：适用于实体店销售的合同

-网络销售合同：适用于电商平台销售的合同

-批发销售合同：适用于企业间销售的合同

-定制销售合同：适用于客户定制产品的合同

（3）按合同期限分类：

-短期合同：期限不超过1年的合同

-中期合同：期限在1年至3年的合同

-长期合同：期限超过3年的合同

（4）合同标准文本规范：

-标准合同文本应包含合同编号、双方基本信息、产品规格、价格条款、交付方式、付款方式、违约责任、争议解决等基本条款；

-标准合同文本由法务部统一制定并定期更新；

-各部门不得擅自修改标准合同文本。

3.3管理方法与工具

销售合同管理方法及工具包括：

（1）合同评审方法：采用风险导向评审方法，重点关注合同金额、履行期限、支付方式、违约责任等风险条款；

（2）合同管理工具：

-合同管理系统：用于合同电子化管理、审批流转及履约跟踪

-ERP系统：用于合同成本核算及销售数据统计

-OA系统：用于合同审批流程管理

-CRM系统：用于客户合同信息管理

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售合同管理主流程包括以下环节：

（1）客户需求确认：销售部与客户沟通确认产品需求、价格、交付等要素；

（2）合同准备：销售部根据客户需求拟定合同初稿，并收集相关资料；

（3）合同评审：法务部对合同进行法律审核，销售部、财务部、生产部等相关部门进行业务评审；

（4）合同审批：根据合同金额及类型，按权限进行审批；

（5）合同签订：审批通过的合同由销售部组织签订；

（6）合同归档：合同签订后由法务部统一归档管理；

（7）合同履行：各部门按合同约定履行各自职责；

（8）合同变更：合同履行过程中如需变更，应按变更流程处理；

（9）合同终止：合同履行完毕后，办理合同终止手续。

4.2子流程说明

销售合同管理子流程说明如下：

（1）合同准备子流程：

-销售部接到客户订单后2个工作日内完成合同初稿拟定；

-销售部在合同初稿拟定过程中应收集以下资料：

-客户资质证明

-产品技术参数

-价格谈判记录

-交付方式说明

-销售部完成合同初稿后应立即提交法务部审核；

（2）合同评审子流程：

-法务部在收到合同初稿后5个工作日内完成法律审核；

-法务部审核过程中应重点关注以下内容：

-合同主体资格

-合同条款合法性

-违约责任条款

-争议解决方式

-销售部在收到法务部审核意见后3个工作日内完成修改；

-财务部在收到合同初稿后3个工作日内完成财务评审；

-生产部在收到合同初稿后3个工作日内完成生产评审；

（3）合同审批子流程：

-金额低于10万元人民币的小额合同由销售部经理审批；

-金额在10万元至500万元人民币的普通合同由销售总监审批；

-金额超过500万元人民币的重大合同由总经理办公会审批；

-审批过程中应填写《合同审批单》，记录审批意见及审批人签名；

（4）合同签订子流程：

-签订方式：金额低于10万元人民币的合同可采用电子合同；

-签订地点：重大合同应在公司办公场所签订；

-签订要求：双方应认真核对合同内容，确认无误后签字盖章；

（5）合同归档子流程：

-合同纸质版由法务部统一归档保管；

-合同电子版由合同管理员上传至合同管理系统；

-合同归档要求：纸质版合同应按合同编号排序存放，电子版合同应按签订日期排序存放；

（6）合同履行子流程：

-销售部应于合同签订后10个工作日内向客户发送合同副本；

-销售部应于每月5日前向法务部提交合同履行情况报告；

（7）合同变更子流程：

-合同变更应填写《合同变更申请单》，经双方协商一致后签订变更协议；

-合同变更不得违反法律法规及原合同约定；

（8）合同终止子流程：

-合同履行完毕后，双方应办理合同终止手续；

-合同终止应填写《合同终止确认单》，并由双方签字盖章。

4.3流程关键控制点

销售合同管理流程关键控制点及风险管控措施如下：

（1）合同准备阶段：

-控制点：客户资质审核

-风险：客户信用风险

-措施：销售部在签订合同前应审核客户营业执照、纳税证明等资质文件，重大合同应要求客户提供银行资信证明

-风险等级：中

（2）合同评审阶段：

-控制点：法务审核

-风险：合同法律风险

-措施：法务部应指定专人负责合同法律审核，重大合同应由法务部负责人审核

-风险等级：高

（3）合同审批阶段：

-控制点：审批权限控制

-风险：授权不当风险

-措施：严格按照《公司授权管理制度》执行审批权限，审批过程中应填写《合同审批单》，记录审批意见及审批人签名

-风险等级：高

（4）合同签订阶段：

-控制点：签订程序规范

-风险：合同效力风险

-措施：签订合同应有两名见证人在场，重大合同应由法定代表人或授权代表签订

-风险等级：中

（5）合同履行阶段：

-控制点：交付质量管控

-部门：生产部

-风险：产品质量风险

-措施：生产部应严格按照合同约定的产品规格生产产品，质量部应加强产品出厂检验

-风险等级：中

（6）合同变更阶段：

-控制点：变更协议签订

-风险：合同变更风险

-措施：合同变更应签订书面变更协议，变更协议应经双方授权代表签字盖章

-风险等级：高

（7）合同终止阶段：

-控制点：尾款结算

-部门：财务部

-风险：款项结算风险

-措施：财务部应于合同终止后10个工作日内完成尾款结算，并取得客户收款确认

-风险等级：中

4.4流程优化机制

销售合同管理流程优化机制包括：

（1）定期评估机制：合同管理委员会每半年对合同管理流程进行评估，识别流程瓶颈及优化机会；

（2）信息化升级机制：根据业务发展需要，定期升级合同管理系统，提高合同管理效率；

（3）标杆学习机制：每年组织员工参加合同管理培训，学习行业先进经验；

（4）反馈改进机制：建立合同管理反馈渠道，收集员工及客户意见，持续改进合同管理流程。

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

销售合同管理权限矩阵如下：

（1）合同拟定权限：销售部负责合同拟定，重大合同需经销售部经理审核；

（2）合同审核权限：

-法务部：负责所有合同的法律审核；

-财务部：负责金额超过20万元人民币合同的财务审核；

-生产部：负责涉及生产交付合同的工艺审核；

-设计部：负责涉及定制产品的设计审核；

（3）合同审批权限：

-金额低于10万元人民币的小额合同：销售部经理审批；

-金额在10万元至50万元人民币的合同：销售总监审批；

-金额在50万元至200万元人民币的合同：总经理审批；

-金额超过200万元人民币的重大合同：总经理办公会审批；

（4）合同签订权限：法定代表人或授权代表；

（5）合同变更权限：

-金额低于10万元人民币的合同：销售部经理审批；

-金额在10万元至50万元人民币的合同：销售总监审批；

-金额超过50万元人民币的合同：总经理审批；

（6）合同解除权限：

-金额低于10万元人民币的合同：销售部经理审批；

-金额在10万元至50万元人民币的合同：销售总监审批；

-金额超过50万元人民币的合同：总经理办公会审批。

5.2审批权限标准

销售合同审批权限标准如下：

（1）审批标准：审批权限依据合同金额、合同类型、风险等级等因素确定；

（2）审批流程：合同审批应按照金额由低到高的顺序逐级审批，审批过程中不得越级审批；

（3）审批时限：小额合同应在收到合同初稿后5个工作日内完成审批，普通合同应在10个工作日内完成审批，重大合同应在15个工作日内完成审批；

（4）审批方式：审批应通过OA系统进行，审批意见应明确记录在《合同审批单》中；

（5）审批变更：如需变更审批权限，应经总经理批准。

5.3授权与代理机制

销售合同授权与代理机制如下：

（1）授权原则：公司授权遵循权责对等、分级授权、定期复审的原则；

（2）授权方式：授权可以通过《授权委托书》或OA系统进行；

（3）授权范围：授权应明确授权事项、授权期限、授权权限等；

（4）授权管理：法务部负责授权管理，每年对授权情况进行审查；

（5）代理规定：代理人应在授权范围内行使职权，不得越权代理；

（6）授权变更：授权变更应重新办理授权手续。

5.4异常审批流程

销售合同异常审批流程如下：

（1）异常情形：出现以下情形时，可启动异常审批流程：

-合同金额超过审批权限；

-合同涉及重大法律风险；

-合同涉及重大商业秘密；

-其他特殊情况；

（2）审批程序：

-异常审批应经合同管理委员会审议；

-合同管理委员会应形成审议意见，报总经理批准；

-总经理批准后，方可执行异常审批；

（3）审批记录：异常审批过程应详细记录在案，并存档备查；

（4）审批时限：异常审批应在收到申请后5个工作日内完成。

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

销售合同执行要求及标准如下：

（1）执行原则：各部门应严格按照合同约定履行职责，确保合同顺利履行；

（2）执行标准：

-销售部：负责合同签订后跟踪，及时解决合同履行中的问题；

-法务部：负责合同法律风险监控，提供法律支持；

-财务部：负责合同款项收取，提供财务分析；

-生产部：负责合同产品生产，确保产品质量；

-采购部：负责合同所需原材料采购，确保供应链稳定；

（3）执行监督：合同管理委员会定期对合同执行情况进行检查，发现问题及时纠正；

（4）执行报告：各部门应于每月5日前向合同管理委员会提交合同执行情况报告。

6.2监督机制设计

销售合同管理监督机制包括：

（1）内部监督：

-法务部负责日常合同管理监督；

-内审部负责合同管理专项审计；

-纪检监察部负责合同管理廉政监督；

（2）外部监督：

-定期聘请律师事务所进行合同管理法律风险评估；

-定期聘请会计师事务所进行合同管理财务审计；

（3）监督方式：

-检查：查阅合同文件、审批记录、执行报告等；

-访谈：与相关部门及人员进行访谈；

-评估：对合同管理绩效进行评估；

（4）监督结果：监督结果应形成书面报告，报合同管理委员会审议。

6.3检查与审计

销售合同管理检查与审计包括：

（1）日常检查：法务部每天对合同管理系统进行巡查，及时发现并处理问题；

（2）定期检查：合同管理委员会每月对合同管理情况进行检查；

（3）专项审计：内审部每年至少开展一次合同管理专项审计；

（4）审计内容：

-合同管理制度执行情况；

-合同风险管控情况；

-合同执行情况；

-合同管理信息化建设情况；

（5）审计报告：审计结果应形成书面报告，报总经理办公会审议。

6.4执行情况报告

销售合同管理执行情况报告包括：

（1）报告周期：月度报告、季度报告、年度报告；

（2）报告内容：

-合同签订情况：本月/本季度/本年度签订合同数量、金额、类型等；

-合同执行情况：合同履约率、合同纠纷情况等；

-合同风险情况：重大合同风险及应对措施；

-合同管理改进建议；

（3）报告提交：报告应于每月10日前、每季度15日前、每年次年1月15日前提交合同管理委员会审议。

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

销售合同管理绩效考核指标包括：

（1）合同签订及时率：合同签订及时率应达到95%以上；

（2）合同审核合格率：合同审核合格率应达到98%以上；

（3）合同履约率：合同履约率应达到90%以上；

（4）合同纠纷率：合同纠纷率应控制在1%以下；

（5）合同回款率：合同回款率应达到85%以上；

（6）合同管理成本：合同管理成本应逐年下降；

（7）合同管理信息化水平：合同管理系统使用率应达到100%。

7.2评估周期与方法

销售合同管理评估周期与方法如下：

（1）评估周期：月度评估、季度评估、年度评估；

（2）评估方法：

-比较分析法：与计划目标比较、与历史数据比较、与行业标杆比较；

-因素分析法：分析影响合同管理绩效的关键因素；

-投入产出分析法：分析合同管理投入产出效益；

（3）评估主体：合同管理委员会负责评估工作，法务部负责具体实施。

7.3问题整改机制

销售合同管理问题整改机制如下：

（1）问题识别：通过检查、审计、评估等方式识别合同管理问题；

（2）问题分类：按照问题性质分为一般问题、重要问题、重大问题；

（3）整改要求：

-一般问题：由责任部门立即整改；

-重要问题：由责任部门制定整改方案，报合同管理委员会审批；

-重大问题：由责任部门制定整改方案，报总经理办公会审批；

（4）整改时限：一般问题应在3个工作日内整改完毕，重要问题应在10个工作日内整改完毕，重大问题应在30个工作日内整改完毕；

（5）整改监督：合同管理委员会负责监督整改落实情况；

（6）整改验收：整改完成后，由合同管理委员会进行验收。

7.4持续改进流程

销售合同管理持续改进流程如下：

（1）改进来源：通过检查、审计、评估、客户反馈等渠道收集改进建议；

（2）改进分析：对改进建议进行分析，确定改进优先级；

（3）改进实施：责任部门制定改进方案，报合同管理委员会审批；

（4）改进效果：评估改进效果，确保改进目标达成；

（5）改进反馈：将改进结果反馈给相关部门及人员；

（6）改进记录：将改进过程及结果记录在案，并存档备查。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

销售合同管理奖励标准及程序如下：

（1）奖励标准：

-合同签订及时：合同签订及时率达到100%的部门，给予部门负责人500元奖励；

-合同审核合格：合同审核合格率达到100%的部门，给予部门负责人500元奖励；

-合同履约优秀：合同履约率达到95%以上的部门，给予部门负责人1000元奖励；

-合同纠纷避免：成功避免重大合同纠纷的，给予相关人员5000元奖励；

-合同管理创新：提出合同管理创新建议并被采纳的，给予相关人员3000元奖励；

（2）奖励程序：

-奖励申请：相关部门提出奖励申请，填写《奖励申请单》；

-审核批准：奖励申请经合同管理委员会审议，报总经理批准；

-奖励发放：奖励应于批准后30日内发放；

（3）奖励方式：奖励可以现金、奖金、晋升等形式发放。

8.2违规行为界定

销售合同管理违规行为界定如下：

（1）违反合同管理制度：不遵守合同管理制度规定的行为；

（2）违反审批权限：超越审批权限审批合同的行为；

（3）违反授权规定：未经授权擅自签订合同的行为；

（4）违反合同约定：不履行合同义务的行为；

（5）违反保密规定：泄露合同商业秘密的行为；

（6）其他违规行为。

8.3处罚标准与程序

销售合同管理