某发动机厂采购合同管理细则

某发动机厂采购合同管理细则某发动机厂采购合同管理细则

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第一章总则

1.制定目的

本制度旨在规范公司采购合同的管理流程，明确合同签订、履行、变更、终止等环节的责任与要求，确保合同内容合法合规，降低采购风险，提高工作效率。通过统一管理，避免因合同问题导致的纠纷或损失，保障公司利益。

2.适用范围

本制度适用于公司所有涉及采购活动（包括原材料、零部件、设备、服务等的采购）的部门及人员。所有采购合同必须按照本细则执行，不得擅自变更或规避流程。

3.基本概念说明

-采购合同：指公司为获取商品或服务与供应商签订的具有法律效力的协议。

-关键条款：合同中的价格、数量、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等核心内容。

-合同履约：指供应商按合同约定提供商品或服务，公司按约定支付款项的全过程。

示例1：采购部门在签订模具加工合同时，需明确模具规格、数量、交货期及验收标准，避免后期因细节模糊产生争议。

示例2：财务部门在审核付款申请时，需核对合同是否已盖章、是否包含完整的履约证明（如发票、验收单），防止虚假付款。

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第二章采购合同的分类与审批权限

1.合同分类标准

根据采购金额、合同期限、风险等级等因素，将合同分为以下三类：

-小额合同：金额低于10万元，周期不超过1年，风险较低。

-中型合同：金额10万元至100万元，周期1-3年，涉及一定技术或长期合作。

-大型合同：金额超过100万元，周期超过3年，或涉及重大技术改造、设备采购。

2.审批权限划分

-小额合同：由采购部经理审批，报财务部备案。

-中型合同：需经采购部经理和分管副总双重审批，财务部备案。

-大型合同：需经采购部经理、分管副总及总经理审批，财务部、法务部联合备案。

3.特殊条款的审批要求

合同中涉及价格异常、付款方式特殊（如分期付款）、供应商资质不符等情况，需额外提交风险评估报告，由法务部审核通过后方可签订。

示例1：采购部计划采购一批价值8万元的普通轴承，属于小额合同，经采购部经理签字后即可签订，无需分管副总审批。

示例2：设备部需采购一套价值200万元的数控机床，属于大型合同，需提交设备清单、预算说明及供应商资质证明，经总经理最终批准后签订。

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第三章合同的签订与文本管理

1.合同模板的使用

公司统一提供标准合同模板，采购部门应根据采购类型选择相应模板，不得擅自修改关键条款。模板由法务部定期更新，各部门需及时获取最新版本。

2.合同签署要求

-合同需加盖公司公章或合同专用章，电子合同需符合电子签名法规定。

-签署前需确认供应商营业执照、资质证书等合法文件，避免合作无效。

-合同签署后，原件由法务部存档，复印件由采购部保管，电子版归档至OA系统。

3.合同变更的规范

如需变更合同内容（如价格、交货期等），需双方协商一致并签订补充协议，补充协议需按原合同审批流程执行。

示例1：采购部与某供应商签订的钢材采购合同中，原约定3月15日交货，后因生产调整需改为3月20日，双方需签订补充协议并重新审批。

示例2：供应商提供的电子合同因页面模糊导致条款不清，采购部应要求重新发送清晰版本，或选择纸质合同签署。

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第四章合同的履行与监控

1.交货验收管理

供应商发货后，收货部门需核对合同约定的型号、数量、规格，并在24小时内完成验收。验收合格后签署《入库单》，不合格需及时反馈采购部协调退换货。

2.付款进度控制

财务部根据合同约定及验收单，按月度审核供应商发票，确保付款时间不超过合同约定的15天。采购部需提前提醒供应商备齐发票，避免逾期。

3.履约异常处理

如供应商延迟交货、产品质量不合格等情况，采购部需立即联系供应商协商解决方案，并形成书面记录。重大问题及时上报法务部协调法律手段。

示例1：某供应商延迟交付一批电机，超出合同约定的5天期限，采购部应要求其说明原因，并按合同条款扣减部分货款。

示例2：质检部发现某批次齿轮存在裂纹，采购部需立即通知供应商退换货，并要求其在3天内完成补发，否则按违约处理。

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第五章操作流程说明

1.合同签订流程

-采购部提出采购申请，附预算及供应商资料。

-分管副总审批后，法务部审核合同条款。

-审核通过后，采购部与供应商谈判并签订合同。

-合同盖章后，原件归档，电子版上传OA系统，采购部留存复印件。

2.合同变更流程

-采购部提出变更申请，说明原因及影响。

-按审批权限提交分管副总或总经理审批。

-法务部审核补充协议，双方签字盖章后存档。

3.合同终止流程

-合同到期后，采购部确认是否续签。

-如不续签，需提前30天通知供应商，并完成剩余货款的结算。

-双方确认无争议后，办理合同归档手续。

示例1：采购部采购一批电子元器件，签订合同后因项目取消需终止，需提前30天通知供应商，并结清已付款项。

示例2：某供应商因经营不善破产，采购部需立即暂停与其所有未履行合同，并上报法务部评估损失。

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第六章监督检查

1.检查责任部门

法务部负责监督合同签订的合法性，财务部负责监督付款进度，采购部负责日常履约监控。

2.检查频率

-法务部每季度抽查合同归档情况。

-财务部每月核对合同付款记录。

-采购部每半年对供应商履约情况进行评估。

3.检查内容

-合同是否按审批流程执行。

-履约过程中是否存在违约行为。

-补充协议是否规范。

示例1：法务部在季度检查中发现某合同未及时归档，需要求采购部补交存档材料，并通报批评。

示例2：财务部检查发现某供应商发票金额与合同不符，需暂停该供应商后续付款，并协调采购部核实原因。

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第七章奖惩办法

1.奖励措施

-对在合同管理中表现优秀的部门或个人（如提前完成采购、有效避免损失），公司给予500-1000元奖励。

-提出合理合同优化建议并被采纳的，给予额外奖励。

2.处罚措施

-未按流程审批签订合同，处责任人500元罚款。

-因合同管理失误导致公司损失超过1万元的，追究部门负责人责任。

-供应商因违约造成损失的，采购部需承担相应赔偿。

3.特殊情况处理

如因不可抗力（如疫情、自然灾害）导致合同无法履行，需提供相关证明，经法务部审核后可免除部分责任。

示例1：采购部因提前发现供应商资质造假，避免损失20万元，公司给予采购部负责人及团队成员各800元奖励。

示例2：某供应商因疫情无法按时交货，采购部提交证明后经审核免除其违约责任，双方协商延长交货期。

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第八章