采购申请审批单模板含供应商信息及采购需求说明

一、适用范围与业务背景二、审批单填写与流转步骤（一）申请发起与信息填写申请人发起：由采购需求部门申请人（如部门专员）登录企业采购管理系统或填写纸质审批单，发起采购申请。基础信息填报：准确填写申请单号（系统自动或按规则编制）、申请部门、申请人、申请日期、采购项目名称（需简洁明确，如“2024年Q3办公用打印机采购”）。采购需求详细说明：明确采购物品/服务的规格型号、技术参数、质量标准、数量、预估单价及预算总金额；说明采购用途（如“用于行政部日常办公”“生产车间A项目原材料”）、期望到货日期（如有特殊要求需备注）。供应商信息初步录入：若已有意向供应商，填写供应商全称、联系人（供应商对接人）、联系方式（企业内部系统可加密存储，不直接显示）、供应商地址、供应商资质编号（如营业执照号、相关经营许可证号）；若暂无意向供应商，需注明“待开发”或“需采购部协助寻源”，并说明供应商筛选要求（如“需具备ISO9001认证”“同类项目合作经验不少于3年”）。（二）部门内部审核需求部门负责人审批：申请部门负责人（如部门经理）对采购需求的必要性、合理性及预算初审进行审核，重点确认：采购需求是否符合部门工作计划；预算金额是否在部门年度预算额度内；规格参数是否满足实际使用需求。签字确认：审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字并注明日期；若不通过，需注明驳回理由并退回申请人修改。（三）采购部门专业审核合规性与可行性审核：采购部（如采购主管）收到审批单后，1个工作日内完成审核，重点核查：采购需求是否符合企业采购管理制度；供应商信息是否完整、资质是否有效（可通过企业供应商管理系统验证）；预估价格是否合理（参照历史采购价格、市场行情或比价结果）。采购方式建议：根据采购金额、物资类型等，提出采购方式建议（如“公开招标”“询价采购”“单一来源采购”），并说明理由。签字流转：审核通过后签字；若需补充供应商信息或调整需求，联系申请人完善后重新提交。（四）财务部门预算审核预算符合性检查：财务部（如财务专员）核对采购预算总金额是否与部门预算、年度采购计划一致，确认资金来源是否落实（如“运营预算”“专项项目资金”）。成本合理性评估：对大额或关键物资采购，评估预估成本的合理性，必要时提供市场询价作为参考依据。审批反馈：审核通过后签字；若超预算或预算不足，注明调整建议并退回申请部门更新预算。（五）管理层最终审批分级审批：根据采购金额及物资重要性，确定最终审批人（如：金额≤5000元：采购部负责人审批；5000元＜金额≤5万元：分管副总（副总）审批；金额＞5万元：总经理（总经理）审批）。审批决策：审批人从企业整体利益出发，对采购的必要性、合规性、经济性进行最终决策，签署“审批意见”并明确“同意执行”“暂缓执行”或“驳回”结论。（六）采购执行与反馈采购部执行：审批通过后，采购部根据审批意见开展采购工作（如向供应商下单、签订合同），并将供应商最终信息、合同编号、实际采购金额等更新至审批单。进度反馈：采购过程中，若遇供应商无法按时交货、价格变动等异常情况，及时反馈给审批人及申请部门。结果归档：采购完成后，审批单原件（或电子扫描件）由采购部提交至档案管理部门归档，保存期限不少于3年。三、采购申请审批单模板采购申请审批单申请单号：__________申请日期：____年__月__日申请部门：__________申请人：__________联系方式（内线）：______采购项目名称：______________________________________________________采购类型：□办公用品□原材料□固定资产□服务外包□其他：__________供应商信息供应商全称：______________________________________________________联系人：__________联系方式（系统加密）：______供应商地址：______________________________________________________资质编号（如营业执照号）：__________________________________________采购需求明细物资/服务名称规格型号/技术参数合计预算金额（大写）：____________________元（小写）：￥__________审批流程审核环节审核意见需求部门负责人采购部财务部分管领导/总经理备注1.如为紧急采购，需在“备注”中注明紧急原因，并由分管副总提前审批；2.供应商需提供相关资质证明文件（复印件/扫描件）作为附件；3.实际采购金额与预估金额偏差超过10%时，需重新审批。附件清单□供应商资质证明□报价单□技术参数要求□其他：________________________四、填写与使用须知信息真实性与完整性：申请人需保证所有填写信息（尤其是采购需求、供应商信息、预算金额）真实、准确、完整，虚假信息将导致审批驳回并追究相关人员责任。审批时限要求：各审核环节需在1-3个工作日内完成（紧急采购除外），逾期未反馈视为默认通过。供应商资质规范：供应商必须具备合法经营资质，首次合作的供应商需提供营业执照、相关行业许可证等证明文件，由采购部审核备案。预算控制原则：采购金额不得超过部门预算额度，超预算采购需提前提交预算调整申请，经财务部及分管领导审批后方可发起。紧急采购处理：因生产经营急需的特殊采购，可启动“紧急审批流程”，申请人需书面说明紧急原因，经分管副总签字确认后，同步补办常规审批手续。审批单修改与撤销：审批流程中若需修改信息，需由