采购流程标准化工具及供应商管理模板

采购流程标准化工具及供应商管理模板一、适用场景与价值规范采购全流程，减少人为操作偏差；统一供应商评估标准，提升供应链稳定性；实现采购数据可追溯，强化成本管控与合规管理；为新采购人员提供操作指引，降低培训成本。二、采购标准化全流程操作指引采购流程涵盖“需求提出→供应商寻源→询比价→合同签订→订单执行→验收付款→归档”七大环节，具体操作（一）采购需求提报与审批操作步骤：需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、预估单价、需求日期、用途及预算编码，部门负责人签字确认。需求审核：采购部接收申请表，核对需求的合理性（如数量是否符合生产计划、预算是否超标），必要时与技术部、财务部会审。审批生效：根据采购金额分级审批（如≤5000元由采购经理审批；5000-50000元由分管副总审批；＞50000元由总经理审批），审批通过后流转至采购部执行。（二）供应商寻源与初步筛选操作步骤：寻源渠道：采购部通过公开招标、行业推荐、供应商自荐、历史合作记录等渠道收集供应商信息，优先选择纳入《合格供应商名录》的供应商。资质初审：对潜在供应商进行资质审核，包括营业执照、相关行业资质（如ISO9001认证、生产许可证）、经营状况（成立时间、注册资本、财务报表）、产能及供货稳定性等，填写《供应商资质审查表》。初步筛选：根据资质审核结果，剔除不符合基本要求的供应商（如无资质、产能不足），保留3-5家候选供应商进入下一环节。（三）询比价与供应商评估操作步骤：发出询价单：向候选供应商发出《询价单》，明确物料/技术规格、数量、交货期、付款方式、报价截止时间等要求，要求供应商在截止日期前提供书面报价（盖章）。收集报价：采购部汇总各供应商报价，对比分析价格差异（如原材料成本、运输费用、批量折扣），必要时要求供应商解释报价构成。综合评估：成立评估小组（由采购、技术、质量、财务人员组成），从价格（权重30%）、质量（权重25%）、交期（权重20%）、服务（权重15%）、合作潜力（权重10%）五个维度对供应商评分，填写《供应商综合评估表》，选择得分最高者作为候选合作方。（四）合同签订与审批操作步骤：合同拟定：采购部根据谈判结果，拟定采购合同，明确双方权利义务、标的物详情、质量标准、交付条款、验收方式、付款周期、违约责任等关键内容，法务部审核合同条款合规性。合同审批：合同按审批权限逐级审批（如采购经理→法务部→分管副总→总经理），审批通过后由双方授权代表签字盖章，合同生效。合同分发：采购部将合同正本交财务部、需求部门存档，副本留存采购部，同步更新《合同台账》。（五）订单执行与进度跟踪操作步骤：下达订单：采购部根据审批后的合同，向供应商下达《采购订单》，注明订单编号、物料信息、数量、交货日期、交付地点等，要求供应商确认回传。进度跟踪：采购专员每周跟踪订单执行情况，与供应商确认生产进度、发货时间，对可能延迟的订单及时协调（如调整交期、更换供应商），填写《订单跟踪表》。异常处理：若供应商无法按时交货或出现质量问题，采购部需立即启动应急预案（如寻找替代供应商、协商违约赔偿），并上报分管领导。（六）验收与付款结算操作步骤：到货验收：物料到货后，需求部门联合质检部按合同约定进行验收，核对数量、规格、外观、质量检测报告等，填写《到货验收单》，验收合格签字确认；不合格物料则填写《不合格品处理单》，要求供应商退换货或整改。发票核对：供应商开具合规发票后，采购部核对发票信息（名称、税号、金额、项目）与订单、验收单是否一致，提交财务部审核。付款审批：财务部审核无误后，按合同约定付款周期（如月结30天）办理付款，填写《付款申请单》，按审批流程报批后由财务部支付。（七）采购资料归档操作步骤：采购部将采购全流程资料（需求申请表、评估表、合同、订单、验收单、发票等）整理归档，按“一单一档”原则分类保存，保存期限不少于3年，保证资料可追溯。三、供应商管理核心工具模板（一）供应商信息登记表序号供应商名称统一社会信用代码注册资本（万元）成立日期注册地址联系人联系方式主营产品/服务资质证书（编号）合作历史（合作次数、合作金额）1*科技有限公司9111010850002015-03-12北京市海淀区路号电子元器件ISO9001（00）合作5次，累计200万元（二）供应商综合评估表供应商名称评估日期评估维度评分标准（10分制）得分权重加权得分*科技有限公司2024-05-20价格（30%）低于市场均价5%以上10分，持平8分，高于5分以下5分930%2.7质量（25%）抽检合格率100%10分，95%-99%8分，90%-94%5分825%2.0交期（20%）按时交付100%10分，延迟＜5天8分，延迟≥5分5分720%1.4服务（15%）响应及时、问题解决率高10分，一般8分，差5分915%1.35合作潜力（10%）行业口碑好、产能充足10分，一般8分，差5分810%0.8总分100%8.25（三）供应商绩效评估表供应商名称评估周期评估指标目标值实际值得分（100分）改进建议*科技有限公司2024年Q1交货准时率≥98%96%90优化生产排程质量合格率≥99%99.5%100保持现有标准价格稳定性无涨价涨价2%80提前锁定原材料服务响应速度24小时48小时70增加服务人员综合得分85约谈供应商改进（四）供应商风险预警表供应商名称风险类型风险描述预警等级（高/中/低）应对措施责任人完成时间*科技有限公司财务风险近期两笔逾期付款，现金流紧张中要求提供银行保函，缩短付款周期2024-06-30*YY贸易有限公司质量风险连续3批抽检外观不合格高暂停合作，整改后重新审核2024-05-31四、使用关键提示与风险规避（一）权限管理明确采购需求审批、合同审批、付款审批需设置分级权限，严禁越级审批；供应商评估小组成员需跨部门组建（避免单一部门主导），保证评估客观性。（二）数据动态更新《合格供应商名录》每季度更新一次，新增供应商需经全流程评估，淘汰连续两次绩效得分低于70分的供应商；采购价格信息需定期收集（如每月通过第三方平台比价），避免价格偏离市场水平。（三）合规性要求采购